學(xué)校綜合辦公室職責(zé)分工與協(xié)作措施一、綜合辦公室職責(zé)概述

綜合辦公室是學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)的核心協(xié)調(diào)部門，負(fù)責(zé)處理行政事務(wù)、資源調(diào)配、溝通協(xié)調(diào)及內(nèi)部管理等工作。其職責(zé)分工與協(xié)作措施旨在確保學(xué)校各項(xiàng)工作高效、有序進(jìn)行，提升整體運(yùn)營(yíng)效率。

（一）主要職責(zé)分工

1.**行政事務(wù)管理**

(1)負(fù)責(zé)學(xué)校日常辦公用品采購(gòu)、分發(fā)及資產(chǎn)管理。

(2)協(xié)調(diào)各部門文件流轉(zhuǎn)，確保信息傳遞準(zhǔn)確及時(shí)。

(3)組織學(xué)校重要會(huì)議，做好會(huì)議記錄及決議跟進(jìn)。

2.**人事與后勤支持**

(1)處理員工考勤、請(qǐng)假、調(diào)崗等人事事務(wù)。

(2)協(xié)調(diào)食堂、宿舍、安保等后勤服務(wù)，保障師生生活需求。

(3)負(fù)責(zé)學(xué)校固定資產(chǎn)登記與維護(hù)。

3.**溝通與協(xié)調(diào)**

(1)作為學(xué)校對(duì)外聯(lián)絡(luò)窗口，接待訪客及處理外部事務(wù)。

(2)內(nèi)部協(xié)調(diào)各部門工作，解決跨部門協(xié)作問(wèn)題。

(3)維護(hù)學(xué)校官網(wǎng)、公告欄等信息發(fā)布渠道，確保信息更新及時(shí)。

二、協(xié)作措施與流程優(yōu)化

（一）建立跨部門協(xié)作機(jī)制

1.**定期溝通會(huì)**

(1)每月組織一次跨部門溝通會(huì)，匯總工作進(jìn)展及問(wèn)題。

(2)明確各部門職責(zé)邊界，避免工作重復(fù)或遺漏。

(3)設(shè)立聯(lián)絡(luò)人制度，指定各部門對(duì)接人負(fù)責(zé)信息傳遞。

2.**共享信息平臺(tái)**

(1)開發(fā)或利用現(xiàn)有OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件共享與任務(wù)分配。

(2)建立電子檔案庫(kù)，規(guī)范文檔管理流程。

(3)定期更新平臺(tái)使用指南，提升員工操作效率。

（二）流程優(yōu)化步驟

1.**梳理現(xiàn)有流程**

(1)列出各部門高頻工作流程，如報(bào)銷審批、采購(gòu)申請(qǐng)等。

(2)識(shí)別流程中的瓶頸環(huán)節(jié)，如審批周期過(guò)長(zhǎng)、信息不對(duì)稱等。

(3)記錄優(yōu)化目標(biāo)，如縮短審批時(shí)間至3個(gè)工作日內(nèi)。

2.**設(shè)計(jì)改進(jìn)方案**

(1)引入電子審批系統(tǒng)，減少紙質(zhì)文件傳遞。

(2)設(shè)立多級(jí)審批通道，根據(jù)事項(xiàng)緊急程度調(diào)整流程。

(3)對(duì)員工進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn)，確保方案落地。

3.**實(shí)施與評(píng)估**

(1)分階段推行優(yōu)化方案，收集員工反饋。

(2)運(yùn)用數(shù)據(jù)監(jiān)控改進(jìn)效果，如審批成功率、投訴率等指標(biāo)。

(3)根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整方案，持續(xù)優(yōu)化。

三、監(jiān)督與改進(jìn)機(jī)制

（一）績(jī)效考核

1.明確綜合辦公室各崗位KPI，如文件處理時(shí)效、部門滿意度等。

2.每季度進(jìn)行一次內(nèi)部考核，與績(jī)效掛鉤。

（二）持續(xù)改進(jìn)

1.設(shè)立意見箱或線上反饋渠道，收集師生建議。

2.每半年開展一次工作復(fù)盤，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)并調(diào)整策略。

一、綜合辦公室職責(zé)概述

綜合辦公室是學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)的核心協(xié)調(diào)部門，負(fù)責(zé)處理行政事務(wù)、資源調(diào)配、溝通協(xié)調(diào)及內(nèi)部管理等工作。其職責(zé)分工與協(xié)作措施旨在確保學(xué)校各項(xiàng)工作高效、有序進(jìn)行，提升整體運(yùn)營(yíng)效率。

（一）主要職責(zé)分工

1.**行政事務(wù)管理**

(1)負(fù)責(zé)學(xué)校日常辦公用品采購(gòu)、分發(fā)及資產(chǎn)管理。

-具體操作流程：

1.每季度根據(jù)各部門需求清單，匯總編制采購(gòu)計(jì)劃。

2.通過(guò)比價(jià)或招標(biāo)方式選擇供應(yīng)商，確保價(jià)格合理、質(zhì)量可靠。

3.采購(gòu)?fù)瓿珊螅M(jìn)行入庫(kù)登記、標(biāo)簽粘貼，并按需分配至各使用部門。

4.建立資產(chǎn)臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)辦公設(shè)備（如電腦、打印機(jī)）及家具，更新維護(hù)記錄。

(2)協(xié)調(diào)各部門文件流轉(zhuǎn)，確保信息傳遞準(zhǔn)確及時(shí)。

-標(biāo)準(zhǔn)化流程：

1.制定文件編號(hào)規(guī)則，如“XX-2023-001”表示2023年1號(hào)文件。

2.重要文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，通過(guò)內(nèi)部郵件或紙質(zhì)版?zhèn)鏖啞?/p>

3.設(shè)立文件回收機(jī)制，過(guò)期或無(wú)用文件按規(guī)定銷毀并登記。

(3)組織學(xué)校重要會(huì)議，做好會(huì)議記錄及決議跟進(jìn)。

-詳細(xì)步驟：

1.提前3天發(fā)布會(huì)議通知，明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及議題。

2.準(zhǔn)備會(huì)議材料（如議程、報(bào)告稿），并提前分發(fā)給參會(huì)者。

3.安排簽到表、錄音設(shè)備等，確保會(huì)議順利開展。

4.會(huì)后24小時(shí)內(nèi)整理會(huì)議記錄，提煉關(guān)鍵決議，并分發(fā)給各部門執(zhí)行。

5.每月統(tǒng)計(jì)決議執(zhí)行進(jìn)度，對(duì)未完成項(xiàng)提出改進(jìn)建議。

2.**人事與后勤支持**

(1)處理員工考勤、請(qǐng)假、調(diào)崗等人事事務(wù)。

-具體清單：

-考勤：每日匯總各部門打卡記錄，異常情況（如遲到）需員工簽字說(shuō)明原因。

-請(qǐng)假：?jiǎn)T工提交請(qǐng)假申請(qǐng)需經(jīng)直接上級(jí)批準(zhǔn)，超過(guò)3天需分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

-調(diào)崗：根據(jù)員工意愿與部門需求，填寫調(diào)崗申請(qǐng)表，人力資源部備案。

(2)協(xié)調(diào)食堂、宿舍、安保等后勤服務(wù)，保障師生生活需求。

-工作要點(diǎn)：

1.食堂：每月收集師生對(duì)菜品的意見，反饋給供應(yīng)商調(diào)整菜單；每日檢查食品安全衛(wèi)生。

2.宿舍：每學(xué)期組織宿舍安全檢查，排查消防隱患；協(xié)調(diào)維修報(bào)修問(wèn)題。

3.安保：與保安公司對(duì)接，確保校園門禁管理規(guī)范；處理突發(fā)事件（如訪客登記）。

(3)負(fù)責(zé)學(xué)校固定資產(chǎn)登記與維護(hù)。

-核心流程：

1.新購(gòu)資產(chǎn)需填寫《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》，貼上資產(chǎn)標(biāo)簽并錄入系統(tǒng)。

2.每年聯(lián)合技術(shù)部門進(jìn)行設(shè)備檢測(cè)（如電腦硬件、投影儀），記錄維修費(fèi)用。

3.對(duì)報(bào)廢資產(chǎn)進(jìn)行評(píng)估，符合條件后辦理報(bào)廢手續(xù)并更新臺(tái)賬。

3.**溝通與協(xié)調(diào)**

(1)作為學(xué)校對(duì)外聯(lián)絡(luò)窗口，接待訪客及處理外部事務(wù)。

-服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：

-訪客接待：主動(dòng)問(wèn)候，登記信息（姓名、單位、事由），引導(dǎo)至洽談室或相關(guān)部門。

-外部事務(wù)：對(duì)合作機(jī)構(gòu)（如供應(yīng)商、培訓(xùn)中心）的咨詢進(jìn)行專業(yè)解答，維護(hù)學(xué)校形象。

(2)內(nèi)部協(xié)調(diào)各部門工作，解決跨部門協(xié)作問(wèn)題。

-協(xié)調(diào)方法：

1.設(shè)立每周部門聯(lián)絡(luò)員例會(huì)，通報(bào)工作進(jìn)展及待解決問(wèn)題。

2.對(duì)重大事項(xiàng)（如活動(dòng)策劃）成立臨時(shí)協(xié)調(diào)小組，明確分工和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

3.使用共享日歷標(biāo)記各部門重要安排，避免資源沖突。

(3)維護(hù)學(xué)校官網(wǎng)、公告欄等信息發(fā)布渠道，確保信息更新及時(shí)。

-操作規(guī)范：

1.每日更新公告欄內(nèi)容，重要通知（如放假安排）需提前3天發(fā)布。

2.官網(wǎng)內(nèi)容每月審核一次，確保鏈接有效、圖片清晰、文字無(wú)誤。

3.設(shè)立信息發(fā)布申請(qǐng)單，各部門提交內(nèi)容需經(jīng)辦公室審核后發(fā)布。

二、協(xié)作措施與流程優(yōu)化

（一）建立跨部門協(xié)作機(jī)制

1.**定期溝通會(huì)**

(1)每月組織一次跨部門溝通會(huì)，匯總工作進(jìn)展及問(wèn)題。

-會(huì)議議程示例：

-上月決議執(zhí)行情況匯報(bào)（各部門3分鐘）。

-本月重點(diǎn)工作協(xié)調(diào)（如招生宣傳、校園活動(dòng)）。

-難點(diǎn)問(wèn)題討論（如系統(tǒng)故障、場(chǎng)地分配沖突）。

(2)明確各部門職責(zé)邊界，避免工作重復(fù)或遺漏。

-職責(zé)清單示例：

-人力資源部：負(fù)責(zé)員工招聘與培訓(xùn)。

-后勤部：負(fù)責(zé)場(chǎng)地維護(hù)與設(shè)備保障。

-辦公室：負(fù)責(zé)流程協(xié)調(diào)與信息匯總。

(3)設(shè)立聯(lián)絡(luò)人制度，指定各部門對(duì)接人負(fù)責(zé)信息傳遞。

-對(duì)接人職責(zé)：

-每日收集本部門需共享的信息（如會(huì)議通知、采購(gòu)進(jìn)度）。

-協(xié)調(diào)跨部門任務(wù)（如聯(lián)合舉辦講座需協(xié)調(diào)場(chǎng)地與宣傳）。

-記錄溝通結(jié)果，避免信息傳遞中斷。

2.**共享信息平臺(tái)**

(1)開發(fā)或利用現(xiàn)有OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件共享與任務(wù)分配。

-系統(tǒng)功能需求：

-文件上傳下載（支持版本控制，如“版本1.1”）。

-任務(wù)分配（可設(shè)置截止日期、抄送人員）。

-通知公告（自動(dòng)推送至訂閱用戶）。

(2)建立電子檔案庫(kù)，規(guī)范文檔管理流程。

-檔案分類標(biāo)準(zhǔn)：

-行政文件（會(huì)議紀(jì)要、采購(gòu)合同）。

-人事檔案（員工合同、培訓(xùn)記錄）。

-財(cái)務(wù)檔案（報(bào)銷單、發(fā)票匯總）。

-活動(dòng)檔案（照片、總結(jié)報(bào)告）。

(3)定期更新平臺(tái)使用指南，提升員工操作效率。

-指南內(nèi)容：

-基礎(chǔ)功能介紹（如如何上傳文件、創(chuàng)建任務(wù)）。

-常見問(wèn)題解答（如密碼重置、權(quán)限申請(qǐng)）。

-案例演示（如“報(bào)銷流程操作視頻”）。

（二）流程優(yōu)化步驟

1.**梳理現(xiàn)有流程**

(1)列出各部門高頻工作流程，如報(bào)銷審批、采購(gòu)申請(qǐng)等。

-報(bào)銷審批流程：申請(qǐng)人提交單據(jù)→部門主管簽字→辦公室復(fù)核→財(cái)務(wù)付款。

-采購(gòu)申請(qǐng)流程：需求部門填寫申請(qǐng)表→辦公室審核→供應(yīng)商報(bào)價(jià)→領(lǐng)導(dǎo)審批。

(2)識(shí)別流程中的瓶頸環(huán)節(jié)，如審批周期過(guò)長(zhǎng)、信息不對(duì)稱等。

-常見瓶頸分析：

-報(bào)銷：?jiǎn)螕?jù)審核時(shí)間不固定，導(dǎo)致付款延遲。

-采購(gòu)：未明確供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致比價(jià)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。

(3)記錄優(yōu)化目標(biāo)，如縮短審批時(shí)間至3個(gè)工作日內(nèi)。

-目標(biāo)設(shè)定原則：

-緊急事項(xiàng)（如辦公用品）審批時(shí)限≤1天。

-普通事項(xiàng)審批時(shí)限≤3天。

2.**設(shè)計(jì)改進(jìn)方案**

(1)引入電子審批系統(tǒng)，減少紙質(zhì)文件傳遞。

-系統(tǒng)設(shè)計(jì)要點(diǎn)：

-一鍵流轉(zhuǎn)：審批人收到通知后，系統(tǒng)自動(dòng)推送至下一環(huán)節(jié)。

-實(shí)時(shí)跟蹤：申請(qǐng)人可查看單據(jù)狀態(tài)（待審核/已通過(guò)/需補(bǔ)充材料）。

-材料預(yù)覽：審批人無(wú)需打印單據(jù)，直接在系統(tǒng)內(nèi)查看附件。

(2)設(shè)立多級(jí)審批通道，根據(jù)事項(xiàng)緊急程度調(diào)整流程。

-審批規(guī)則示例：

-緊急（紅色標(biāo)記）：直屬上級(jí)1天審批通過(guò)。

-普通（藍(lán)色標(biāo)記）：直屬上級(jí)+分管領(lǐng)導(dǎo)2天審批通過(guò)。

-非緊急（綠色標(biāo)記）：直屬上級(jí)3天審批通過(guò)。

(3)對(duì)員工進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn)，確保方案落地。

-培訓(xùn)計(jì)劃：

-每季度開展一次線上培訓(xùn)，包含操作演示和答疑環(huán)節(jié)。

-制作簡(jiǎn)明操作手冊(cè)，附在OA系統(tǒng)首頁(yè)。

-新員工入職時(shí)強(qiáng)制考核系統(tǒng)操作。

3.**實(shí)施與評(píng)估**

(1)分階段推行優(yōu)化方案，收集員工反饋。

-階段劃分：

-第一階段：試點(diǎn)部門（如財(cái)務(wù)部）運(yùn)行新流程1個(gè)月。

-第二階段：全院推廣，同步收集改進(jìn)建議。

(2)運(yùn)用數(shù)據(jù)監(jiān)控改進(jìn)效果，如審批成功率、投訴率等指標(biāo)。

-監(jiān)控指標(biāo)示例：

-報(bào)批成功率：≥95%（即95%的申請(qǐng)無(wú)需退回補(bǔ)充材料）。

-平均審批時(shí)長(zhǎng)：縮短前縮短≤50%。

-員工投訴：每月≤2起流程相關(guān)問(wèn)題。

(3)根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整方案，持續(xù)優(yōu)化。

-調(diào)整方法：

-對(duì)投訴集中的環(huán)節(jié)（如系統(tǒng)操作復(fù)雜）增加培訓(xùn)頻次。

-對(duì)效果不達(dá)標(biāo)的流程（如采購(gòu)審批仍過(guò)長(zhǎng)）重新設(shè)計(jì)規(guī)則。

三、監(jiān)督與改進(jìn)機(jī)制

（一）績(jī)效考核

1.明確綜合辦公室各崗位KPI，如文件處理時(shí)效、部門滿意度等。

-具體指標(biāo)：

-文件處理時(shí)效：95%的文件在承諾時(shí)限內(nèi)完成。

-部門滿意度：通過(guò)匿名問(wèn)卷評(píng)估，得分≥4.5分（滿分5分）。

-供應(yīng)商管理：投訴率≤1%（按月統(tǒng)計(jì)）。

2.每季度進(jìn)行一次內(nèi)部考核，與績(jī)效掛鉤。

-考核流程：

-辦公室主任組織考核會(huì)議，通報(bào)各崗位數(shù)據(jù)表現(xiàn)。

-員工自評(píng)→同事互評(píng)→主任評(píng)分，綜合評(píng)定等級(jí)（優(yōu)/良/中/差）。

-考核結(jié)果用于調(diào)薪、晉升或針對(duì)性培訓(xùn)。

（二）持續(xù)改進(jìn)

1.設(shè)立意見箱或線上反饋渠道，收集師生建議。

-收集方式：

-校園公告欄張貼紙質(zhì)意見箱。

-官網(wǎng)開通“意見反饋”欄目，提供郵箱和表單提交。

2.每半年開展一次工作復(fù)盤，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)并調(diào)整策略。

-復(fù)盤內(nèi)容：

-半年內(nèi)流程優(yōu)化案例（成功與失敗經(jīng)驗(yàn)）。

-跨部門協(xié)作亮點(diǎn)與不足（如溝通會(huì)效果評(píng)估）。

-下半年改進(jìn)計(jì)劃（具體措施與責(zé)任人）。

一、綜合辦公室職責(zé)概述

綜合辦公室是學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)的核心協(xié)調(diào)部門，負(fù)責(zé)處理行政事務(wù)、資源調(diào)配、溝通協(xié)調(diào)及內(nèi)部管理等工作。其職責(zé)分工與協(xié)作措施旨在確保學(xué)校各項(xiàng)工作高效、有序進(jìn)行，提升整體運(yùn)營(yíng)效率。

（一）主要職責(zé)分工

1.**行政事務(wù)管理**

(1)負(fù)責(zé)學(xué)校日常辦公用品采購(gòu)、分發(fā)及資產(chǎn)管理。

(2)協(xié)調(diào)各部門文件流轉(zhuǎn)，確保信息傳遞準(zhǔn)確及時(shí)。

(3)組織學(xué)校重要會(huì)議，做好會(huì)議記錄及決議跟進(jìn)。

2.**人事與后勤支持**

(1)處理員工考勤、請(qǐng)假、調(diào)崗等人事事務(wù)。

(2)協(xié)調(diào)食堂、宿舍、安保等后勤服務(wù)，保障師生生活需求。

(3)負(fù)責(zé)學(xué)校固定資產(chǎn)登記與維護(hù)。

3.**溝通與協(xié)調(diào)**

(1)作為學(xué)校對(duì)外聯(lián)絡(luò)窗口，接待訪客及處理外部事務(wù)。

(2)內(nèi)部協(xié)調(diào)各部門工作，解決跨部門協(xié)作問(wèn)題。

(3)維護(hù)學(xué)校官網(wǎng)、公告欄等信息發(fā)布渠道，確保信息更新及時(shí)。

二、協(xié)作措施與流程優(yōu)化

（一）建立跨部門協(xié)作機(jī)制

1.**定期溝通會(huì)**

(1)每月組織一次跨部門溝通會(huì)，匯總工作進(jìn)展及問(wèn)題。

(2)明確各部門職責(zé)邊界，避免工作重復(fù)或遺漏。

(3)設(shè)立聯(lián)絡(luò)人制度，指定各部門對(duì)接人負(fù)責(zé)信息傳遞。

2.**共享信息平臺(tái)**

(1)開發(fā)或利用現(xiàn)有OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件共享與任務(wù)分配。

(2)建立電子檔案庫(kù)，規(guī)范文檔管理流程。

(3)定期更新平臺(tái)使用指南，提升員工操作效率。

（二）流程優(yōu)化步驟

1.**梳理現(xiàn)有流程**

(1)列出各部門高頻工作流程，如報(bào)銷審批、采購(gòu)申請(qǐng)等。

(2)識(shí)別流程中的瓶頸環(huán)節(jié)，如審批周期過(guò)長(zhǎng)、信息不對(duì)稱等。

(3)記錄優(yōu)化目標(biāo)，如縮短審批時(shí)間至3個(gè)工作日內(nèi)。

2.**設(shè)計(jì)改進(jìn)方案**

(1)引入電子審批系統(tǒng)，減少紙質(zhì)文件傳遞。

(2)設(shè)立多級(jí)審批通道，根據(jù)事項(xiàng)緊急程度調(diào)整流程。

(3)對(duì)員工進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn)，確保方案落地。

3.**實(shí)施與評(píng)估**

(1)分階段推行優(yōu)化方案，收集員工反饋。

(2)運(yùn)用數(shù)據(jù)監(jiān)控改進(jìn)效果，如審批成功率、投訴率等指標(biāo)。

(3)根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整方案，持續(xù)優(yōu)化。

三、監(jiān)督與改進(jìn)機(jī)制

（一）績(jī)效考核

1.明確綜合辦公室各崗位KPI，如文件處理時(shí)效、部門滿意度等。

2.每季度進(jìn)行一次內(nèi)部考核，與績(jī)效掛鉤。

（二）持續(xù)改進(jìn)

1.設(shè)立意見箱或線上反饋渠道，收集師生建議。

2.每半年開展一次工作復(fù)盤，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)并調(diào)整策略。

一、綜合辦公室職責(zé)概述

綜合辦公室是學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)的核心協(xié)調(diào)部門，負(fù)責(zé)處理行政事務(wù)、資源調(diào)配、溝通協(xié)調(diào)及內(nèi)部管理等工作。其職責(zé)分工與協(xié)作措施旨在確保學(xué)校各項(xiàng)工作高效、有序進(jìn)行，提升整體運(yùn)營(yíng)效率。

（一）主要職責(zé)分工

1.**行政事務(wù)管理**

(1)負(fù)責(zé)學(xué)校日常辦公用品采購(gòu)、分發(fā)及資產(chǎn)管理。

-具體操作流程：

1.每季度根據(jù)各部門需求清單，匯總編制采購(gòu)計(jì)劃。

2.通過(guò)比價(jià)或招標(biāo)方式選擇供應(yīng)商，確保價(jià)格合理、質(zhì)量可靠。

3.采購(gòu)?fù)瓿珊螅M(jìn)行入庫(kù)登記、標(biāo)簽粘貼，并按需分配至各使用部門。

4.建立資產(chǎn)臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)辦公設(shè)備（如電腦、打印機(jī)）及家具，更新維護(hù)記錄。

(2)協(xié)調(diào)各部門文件流轉(zhuǎn)，確保信息傳遞準(zhǔn)確及時(shí)。

-標(biāo)準(zhǔn)化流程：

1.制定文件編號(hào)規(guī)則，如“XX-2023-001”表示2023年1號(hào)文件。

2.重要文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，通過(guò)內(nèi)部郵件或紙質(zhì)版?zhèn)鏖啞?/p>

3.設(shè)立文件回收機(jī)制，過(guò)期或無(wú)用文件按規(guī)定銷毀并登記。

(3)組織學(xué)校重要會(huì)議，做好會(huì)議記錄及決議跟進(jìn)。

-詳細(xì)步驟：

1.提前3天發(fā)布會(huì)議通知，明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及議題。

2.準(zhǔn)備會(huì)議材料（如議程、報(bào)告稿），并提前分發(fā)給參會(huì)者。

3.安排簽到表、錄音設(shè)備等，確保會(huì)議順利開展。

4.會(huì)后24小時(shí)內(nèi)整理會(huì)議記錄，提煉關(guān)鍵決議，并分發(fā)給各部門執(zhí)行。

5.每月統(tǒng)計(jì)決議執(zhí)行進(jìn)度，對(duì)未完成項(xiàng)提出改進(jìn)建議。

2.**人事與后勤支持**

(1)處理員工考勤、請(qǐng)假、調(diào)崗等人事事務(wù)。

-具體清單：

-考勤：每日匯總各部門打卡記錄，異常情況（如遲到）需員工簽字說(shuō)明原因。

-請(qǐng)假：?jiǎn)T工提交請(qǐng)假申請(qǐng)需經(jīng)直接上級(jí)批準(zhǔn)，超過(guò)3天需分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

-調(diào)崗：根據(jù)員工意愿與部門需求，填寫調(diào)崗申請(qǐng)表，人力資源部備案。

(2)協(xié)調(diào)食堂、宿舍、安保等后勤服務(wù)，保障師生生活需求。

-工作要點(diǎn)：

1.食堂：每月收集師生對(duì)菜品的意見，反饋給供應(yīng)商調(diào)整菜單；每日檢查食品安全衛(wèi)生。

2.宿舍：每學(xué)期組織宿舍安全檢查，排查消防隱患；協(xié)調(diào)維修報(bào)修問(wèn)題。

3.安保：與保安公司對(duì)接，確保校園門禁管理規(guī)范；處理突發(fā)事件（如訪客登記）。

(3)負(fù)責(zé)學(xué)校固定資產(chǎn)登記與維護(hù)。

-核心流程：

1.新購(gòu)資產(chǎn)需填寫《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》，貼上資產(chǎn)標(biāo)簽并錄入系統(tǒng)。

2.每年聯(lián)合技術(shù)部門進(jìn)行設(shè)備檢測(cè)（如電腦硬件、投影儀），記錄維修費(fèi)用。

3.對(duì)報(bào)廢資產(chǎn)進(jìn)行評(píng)估，符合條件后辦理報(bào)廢手續(xù)并更新臺(tái)賬。

3.**溝通與協(xié)調(diào)**

(1)作為學(xué)校對(duì)外聯(lián)絡(luò)窗口，接待訪客及處理外部事務(wù)。

-服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：

-訪客接待：主動(dòng)問(wèn)候，登記信息（姓名、單位、事由），引導(dǎo)至洽談室或相關(guān)部門。

-外部事務(wù)：對(duì)合作機(jī)構(gòu)（如供應(yīng)商、培訓(xùn)中心）的咨詢進(jìn)行專業(yè)解答，維護(hù)學(xué)校形象。

(2)內(nèi)部協(xié)調(diào)各部門工作，解決跨部門協(xié)作問(wèn)題。

-協(xié)調(diào)方法：

1.設(shè)立每周部門聯(lián)絡(luò)員例會(huì)，通報(bào)工作進(jìn)展及待解決問(wèn)題。

2.對(duì)重大事項(xiàng)（如活動(dòng)策劃）成立臨時(shí)協(xié)調(diào)小組，明確分工和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

3.使用共享日歷標(biāo)記各部門重要安排，避免資源沖突。

(3)維護(hù)學(xué)校官網(wǎng)、公告欄等信息發(fā)布渠道，確保信息更新及時(shí)。

-操作規(guī)范：

1.每日更新公告欄內(nèi)容，重要通知（如放假安排）需提前3天發(fā)布。

2.官網(wǎng)內(nèi)容每月審核一次，確保鏈接有效、圖片清晰、文字無(wú)誤。

3.設(shè)立信息發(fā)布申請(qǐng)單，各部門提交內(nèi)容需經(jīng)辦公室審核后發(fā)布。

二、協(xié)作措施與流程優(yōu)化

（一）建立跨部門協(xié)作機(jī)制

1.**定期溝通會(huì)**

(1)每月組織一次跨部門溝通會(huì)，匯總工作進(jìn)展及問(wèn)題。

-會(huì)議議程示例：

-上月決議執(zhí)行情況匯報(bào)（各部門3分鐘）。

-本月重點(diǎn)工作協(xié)調(diào)（如招生宣傳、校園活動(dòng)）。

-難點(diǎn)問(wèn)題討論（如系統(tǒng)故障、場(chǎng)地分配沖突）。

(2)明確各部門職責(zé)邊界，避免工作重復(fù)或遺漏。

-職責(zé)清單示例：

-人力資源部：負(fù)責(zé)員工招聘與培訓(xùn)。

-后勤部：負(fù)責(zé)場(chǎng)地維護(hù)與設(shè)備保障。

-辦公室：負(fù)責(zé)流程協(xié)調(diào)與信息匯總。

(3)設(shè)立聯(lián)絡(luò)人制度，指定各部門對(duì)接人負(fù)責(zé)信息傳遞。

-對(duì)接人職責(zé)：

-每日收集本部門需共享的信息（如會(huì)議通知、采購(gòu)進(jìn)度）。

-協(xié)調(diào)跨部門任務(wù)（如聯(lián)合舉辦講座需協(xié)調(diào)場(chǎng)地與宣傳）。

-記錄溝通結(jié)果，避免信息傳遞中斷。

2.**共享信息平臺(tái)**

(1)開發(fā)或利用現(xiàn)有OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件共享與任務(wù)分配。

-系統(tǒng)功能需求：

-文件上傳下載（支持版本控制，如“版本1.1”）。

-任務(wù)分配（可設(shè)置截止日期、抄送人員）。

-通知公告（自動(dòng)推送至訂閱用戶）。

(2)建立電子檔案庫(kù)，規(guī)范文檔管理流程。

-檔案分類標(biāo)準(zhǔn)：

-行政文件（會(huì)議紀(jì)要、采購(gòu)合同）。

-人事檔案（員工合同、培訓(xùn)記錄）。

-財(cái)務(wù)檔案（報(bào)銷單、發(fā)票匯總）。

-活動(dòng)檔案（照片、總結(jié)報(bào)告）。

(3)定期更新平臺(tái)使用指南，提升員工操作效率。

-指南內(nèi)容：

-基礎(chǔ)功能介紹（如如何上傳文件、創(chuàng)建任務(wù)）。

-常見問(wèn)題解答（如密碼重置、權(quán)限申請(qǐng)）。

-案例演示（如“報(bào)銷流程操作視頻”）。

（二）流程優(yōu)化步驟

1.**梳理現(xiàn)有流程**

(1)列出各部門高頻工作流程，如報(bào)銷審批、采購(gòu)申請(qǐng)等。

-報(bào)銷審批流程：申請(qǐng)人提交單據(jù)→部門主管簽字→辦公室復(fù)核→財(cái)務(wù)付款。

-采購(gòu)申請(qǐng)流程：需求部門填寫申請(qǐng)表→辦公室審核→供應(yīng)商報(bào)價(jià)→領(lǐng)導(dǎo)審批。

(2)識(shí)別流程中的瓶頸環(huán)節(jié)，如審批周期過(guò)長(zhǎng)、信息不對(duì)稱等。

-常見瓶頸分析：

-報(bào)銷：?jiǎn)螕?jù)審核時(shí)間不固定，導(dǎo)致付款延遲。

-采購(gòu)：未明確供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致比價(jià)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。

(3)記錄優(yōu)化目標(biāo)，如縮短審批時(shí)間至3個(gè)工作日內(nèi)。

-目標(biāo)設(shè)定原則：

-緊急事項(xiàng)（如辦公用品）審批時(shí)限≤1天。

-普通事項(xiàng)審批時(shí)限≤3天。

2.**設(shè)計(jì)改進(jìn)方案**

(1)引入電子審批系統(tǒng)，減少紙質(zhì)文件傳遞。

-系統(tǒng)設(shè)計(jì)要點(diǎn)：

-一鍵流轉(zhuǎn)：審批人收到通知后，系統(tǒng)自動(dòng)推送至下一環(huán)節(jié)。

-實(shí)時(shí)跟蹤：申請(qǐng)人可查看單據(jù)狀態(tài)（待審核/已通過(guò)/需補(bǔ)充材料）。

-材料預(yù)覽：審批人無(wú)需打印單據(jù)，直接在系統(tǒng)內(nèi)查看附件。

(2)設(shè)立多級(jí)審批通道，根據(jù)事項(xiàng)緊急程度調(diào)整流程。

-審批規(guī)則