學(xué)校綜合辦公室文件歸檔操作規(guī)程一、概述

學(xué)校綜合辦公室文件歸檔是保障學(xué)校各項工作有序進行、信息資源有效利用的重要環(huán)節(jié)。為規(guī)范文件歸檔操作，提高工作效率，特制定本規(guī)程。本規(guī)程適用于學(xué)校綜合辦公室所有文件資料的收集、整理、分類、歸檔和保管工作。

二、文件歸檔范圍

（一）歸檔文件類型

1.學(xué)校重要會議文件

-工作會議紀要

-教職工大會記錄

-校務(wù)會議決議

2.行政管理文件

-規(guī)章制度

-工作計劃與總結(jié)

-考勤記錄

3.教學(xué)科研文件

-教學(xué)計劃與大綱

-科研項目申報材料

-學(xué)術(shù)講座記錄

4.財務(wù)管理文件

-預(yù)算報表

-經(jīng)費使用記錄

-采購合同

5.人力資源文件

-招聘通知

-考勤與考核記錄

-獎懲文件

6.其他文件

-外部合作文件

-媒體報道材料

-應(yīng)急預(yù)案

（二）歸檔文件要求

1.文件完整性：確保文件內(nèi)容完整，無缺頁、無涂改。

2.文件清晰度：電子文件需清晰可讀，紙質(zhì)文件需字跡工整。

3.文件時效性：按文件生成時間順序整理，確保歸檔時效。

三、文件歸檔流程

（一）文件收集與整理

1.定期收集：每周由專人負責收集各部門文件，確保不遺漏。

2.初步篩選：剔除重復(fù)或無效文件，保留重要文件。

3.分類標記：按文件類型和日期進行初步分類，貼上標簽。

（二）文件分類與編號

1.分類標準：

-按文件性質(zhì)分類（如行政、教學(xué)、財務(wù)等）。

-按時間順序編號（如2023-001、2023-002）。

2.編號規(guī)則：

-年份+順序號（如2023-001）。

-分類號+順序號（如A-001）。

（三）文件錄入與上架

1.紙質(zhì)文件：

-將文件放入檔案盒，寫明檔案盒名稱和編號。

-按編號順序上架，確保存取方便。

2.電子文件：

-建立電子檔案庫，按分類和編號存儲。

-定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

（四）文件借閱與銷毀

1.借閱流程：

-借閱人填寫借閱申請表。

-經(jīng)批準后，辦理借閱手續(xù)，記錄借閱時間。

-借閱文件需在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

2.銷毀流程：

-對過期或無保存價值的文件，填寫銷毀申請表。

-經(jīng)批準后，指定專人監(jiān)督銷毀，并記錄銷毀時間。

四、文件保管與維護

（一）保管環(huán)境

1.溫濕度：紙質(zhì)文件存放環(huán)境溫度應(yīng)控制在15-25℃，濕度50%-60%。

2.防護措施：避免陽光直射、潮濕和蟲蛀。

3.安全措施：設(shè)置防火、防盜設(shè)施，確保文件安全。

（二）定期檢查

1.檢查周期：每半年對文件進行一次全面檢查。

2.檢查內(nèi)容：

-文件完整性

-存放環(huán)境是否達標

-電子文件是否可讀

3.發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保文件完好。

五、責任與監(jiān)督

（一）責任人

1.綜合辦公室指定專人負責文件歸檔工作。

2.責任人需定期培訓(xùn)，提升歸檔技能。

（二）監(jiān)督機制

1.學(xué)校定期對文件歸檔工作進行檢查。

2.發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保歸檔工作規(guī)范。

六、附則

本規(guī)程自發(fā)布之日起實施，由綜合辦公室負責解釋。如有未盡事宜，另行補充。

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**一、概述**

學(xué)校綜合辦公室文件歸檔是保障學(xué)校各項工作有序進行、信息資源有效利用的重要環(huán)節(jié)。為規(guī)范文件歸檔操作，提高工作效率，確保文件資料的安全與完整，特制定本規(guī)程。本規(guī)程旨在明確文件歸檔的范圍、流程、方法、保管及利用等具體要求，適用于學(xué)校綜合辦公室所有文件資料的收集、整理、分類、編號、歸檔和保管工作。通過規(guī)范化管理，實現(xiàn)文件資源的有效配置和高效利用，服務(wù)于學(xué)校的日常管理和長遠發(fā)展。

本規(guī)程的執(zhí)行，有助于：

(1)維護學(xué)校工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性，確保歷史記錄的準確性和完整性。

(2)提高文件檢索效率，方便相關(guān)部門和人員及時獲取所需信息。

(3)保障文件資料的安全，防止丟失、損毀或泄密。

(4)為學(xué)校的決策提供可靠的數(shù)據(jù)支持和歷史參考。

**二、文件歸檔范圍**

(一)歸檔文件類型

1.**學(xué)校重要會議文件**

(1)工作會議紀要：包括例會、專題會議等，記錄會議主要內(nèi)容、決議事項、責任分工及后續(xù)跟進情況。

(2)教職工大會記錄：記錄大會的主要議程、領(lǐng)導(dǎo)講話、教職工提案與討論情況。

(3)校務(wù)會議決議：記錄校務(wù)會議討論并通過的各類規(guī)章制度、工作計劃、重大事項決議等。

2.**行政管理文件**

(1)規(guī)章制度：學(xué)校制定發(fā)布的各類管理辦法、實施細則、行為規(guī)范等，如《考勤管理辦法》、《辦公用品領(lǐng)用制度》等。

(2)工作計劃與總結(jié)：各部門、辦公室年度、學(xué)期、月度工作計劃及總結(jié)報告。

(3)考勤記錄：教職工的出勤、請假、遲到、早退等考勤數(shù)據(jù)匯總。

3.**教學(xué)科研文件**

(1)教學(xué)計劃與大綱：各專業(yè)、課程的教學(xué)計劃、課程大綱、教學(xué)日歷。

(2)科研項目申報材料：各類科研項目（如校級、市級、省級等）的申報書、可行性報告、評審意見等。

(3)學(xué)術(shù)講座記錄：校外專家或內(nèi)部教師進行的學(xué)術(shù)講座的簽到表、講稿摘要、會議紀要等。

4.**財務(wù)管理文件**

(1)預(yù)算報表：年度、季度、月度財務(wù)預(yù)算編制表和執(zhí)行情況表。

(2)經(jīng)費使用記錄：各項經(jīng)費（如項目經(jīng)費、活動經(jīng)費）的開支憑證、發(fā)票、報銷單據(jù)匯總。

(3)采購合同：與外部供應(yīng)商簽訂的各類物資、服務(wù)采購合同及協(xié)議。

5.**人力資源文件**

(1)招聘通知：各類人員招聘啟事、報名表、考試/面試記錄。

(2)考勤與考核記錄：除日?？记谕?，還包括年度/學(xué)期績效考核結(jié)果、評優(yōu)評先材料等。

(3)獎懲文件：教職工獲得的各類獎勵證書復(fù)印件、表彰決定，以及違紀處理決定等。

6.**其他文件**

(1)外部合作文件：與兄弟單位、社會組織簽訂的合作協(xié)議、交流計劃、活動記錄等。

(2)媒體報道材料：學(xué)校相關(guān)活動、成果被媒體報道的報道稿、圖片、鏈接等。

(3)應(yīng)急預(yù)案：針對火災(zāi)、地震、公共衛(wèi)生事件等突發(fā)狀況的應(yīng)急預(yù)案、演練記錄等。

(二)歸檔文件要求

1.**文件完整性**：歸檔文件應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得隨意拆分、裁剪或刪除內(nèi)容。對于有缺頁、破損的文件，應(yīng)進行必要的修補或說明。電子文件應(yīng)確保數(shù)據(jù)完整，無邏輯錯誤或損壞。

2.**文件清晰度**：紙質(zhì)文件字跡應(yīng)清晰可辨，重要文件（如合同、簽字頁）應(yīng)保證簽章清晰。電子文件應(yīng)保證圖像、文字、表格等元素清晰可讀，色彩、格式正常。

3.**文件時效性**：文件應(yīng)在形成后規(guī)定時間內(nèi)完成收集、整理并歸檔，確保歸檔工作的及時性。不同類型文件的歸檔時限可制定具體細則，例如，一般性工作文件可按季度或半年度歸檔，重要會議文件、財務(wù)憑證等需及時歸檔（如當月或當季）。

4.**文件真實性**：歸檔文件必須是真實反映工作活動過程和結(jié)果的原始記錄或經(jīng)核對確認的復(fù)制件（如合同掃描件），不得偽造、篡改。

**三、文件歸檔流程**

(一)文件收集與整理

1.**收集周期與方式**：

(1)建立定期的文件收集機制，例如，綜合辦公室可指定專人每周固定時間（如每周五下午）到各相關(guān)部門收取當期應(yīng)歸檔的文件。

(2)對于不宜集中收集或時效性極強的文件（如重要會議現(xiàn)場文件），可采用現(xiàn)場收集、隨收隨整理的方式。

(3)使用統(tǒng)一的文件收集清單或標簽，便于追蹤和管理。

2.**初步篩選與鑒定**：

(1)收集人對文件進行初步檢查，剔除明顯無保存價值的文件（如草稿、重復(fù)打印件、無內(nèi)容的會議通知等）。

(2)根據(jù)歸檔范圍，初步判斷文件是否需要歸檔，并對需要歸檔的文件進行標記。

3.**分類與標記**：

(1)按文件來源部門、文件類型、形成時間等初步特征對文件進行分類。

(2)在文件首頁或指定位置粘貼統(tǒng)一的歸檔標簽，標簽上應(yīng)注明初步分類號、簡單描述和收集日期。例如：“綜合辦-行政-2023-07-匯總表”。

(二)文件分類與編號

1.**分類標準與方法**：

(1)**一級分類**：按文件職能領(lǐng)域劃分，如“行政管理”、“教學(xué)管理”、“人力資源管理”、“財務(wù)管理”、“科研管理”、“檔案管理”、“后勤管理”等。

(2)**二級分類**：在一級分類下，根據(jù)工作內(nèi)容進一步細化，如“行政管理”下可設(shè)“規(guī)章制度”、“會議文件”、“文書往來”等。

(3)**三級分類**：在二級分類下，根據(jù)具體業(yè)務(wù)項目細化，如“會議文件”下可設(shè)“校長辦公會”、“部門例會”等。

(4)采用分類法（事由分類法）為主，輔以時間順序進行組織。分類方案應(yīng)保持相對穩(wěn)定，并制定詳細的《文件分類表》。

2.**編號規(guī)則**：

(1)**檔號**：歸檔文件的核心標識，通常由分類號、保管期限號、順序號三部分組成。

-**分類號**：依據(jù)《文件分類表》確定的代碼，如“綜合辦-行政管理-規(guī)章制度-01”。

-**保管期限號**：根據(jù)文件價值確定保管年限，如“長”、“中”、“短”，或具體年限“30”、“10”、“5”。可在分類號后加括號標注，或設(shè)獨立字段。

-**順序號**：同一分類內(nèi)文件的流水號，按文件形成時間順序編制，如“001”、“002”。

-示例檔號：“綜合辦-行政管理-規(guī)章制度-（長）-001”。

(2)**卷內(nèi)文件號（如有）**：在單個檔案盒（卷）內(nèi)，對文件進行內(nèi)部排序編號，如“1-1”、“1-2”。

(3)編號應(yīng)連續(xù)、唯一，避免重號、漏號。編號完成后需登記在《檔號編制登記簿》中。

(三)文件錄入與上架

1.**紙質(zhì)文件**：

(1)**裝訂**：將同一檔號內(nèi)的文件按編號順序整理，去除金屬物（訂書釘、回形針），根據(jù)需要選擇合適的裝訂方式（如打孔裝訂、粘貼裝訂），確保牢固、平整。

(2)**編寫卷內(nèi)目錄**：每卷（或每盒）文件需編制卷內(nèi)目錄，內(nèi)容包括：序號、文件標題、日期、密級（如無則不填）、頁數(shù)。卷內(nèi)目錄置于文件首頁。

(3)**制作檔案盒/卷皮**：將文件裝入符合標準的檔案盒或制作卷皮。檔案盒/卷皮上需明確標注檔號、卷內(nèi)文件數(shù)量、起止頁號、保管期限等信息。

(4)**上架**：按照檔號順序?qū)n案盒放置于檔案柜或檔案庫中。確保排列整齊、方便取用。填寫《檔案上架登記表》。

2.**電子文件**：

(1)**建立電子檔案庫**：在服務(wù)器或指定存儲設(shè)備上建立規(guī)范的電子檔案管理系統(tǒng)或文件夾結(jié)構(gòu)，與紙質(zhì)文件分類號保持一致。

(2)**文件命名**：電子文件命名需規(guī)范，一般包括檔號、文件標題、文件格式后綴，如“綜合辦-行政管理-規(guī)章制度-（長）-001-關(guān)于修訂XX制度的通知.docx”。

(3)**元數(shù)據(jù)錄入**：對電子文件進行必要的元數(shù)據(jù)描述，如題名、責任者、日期、關(guān)鍵詞、摘要等，以便檢索。

(4)**存儲與備份**：電子文件存儲需在可靠的硬件設(shè)備上，并建立定期備份機制，至少保留兩份副本，一份異地存放。備份應(yīng)記錄備份時間、內(nèi)容和狀態(tài)。

(5)**格式轉(zhuǎn)換與兼容**：對于長期保存的電子文件，可考慮轉(zhuǎn)換為穩(wěn)定的格式（如PDF/A），確保長期可讀性。

(四)文件借閱與銷毀

1.**借閱流程**：

(1)**申請**：借閱人填寫《文件借閱申請單》，寫明借閱檔號、文件標題、借閱目的、借閱時間等，并經(jīng)部門負責人簽字同意。

(2)**審批**：綜合辦公室檔案管理員根據(jù)文件性質(zhì)和保管期限，進行審批。涉密文件或保管期限短的文件可能不予外借或需特別審批。

(3)**登記**：批準后，在《文件借閱登記簿》中詳細記錄借閱人、檔號、文件名稱、借閱日期、應(yīng)歸還日期、歸還日期等信息。

(4)**取件**：借閱人憑申請單或工作證到檔案室領(lǐng)取文件。

(5)**歸還**：借閱期滿或使用完畢后，及時歸還文件。檔案管理員核對文件完整性，并在登記簿中注明歸還日期。如有損壞，需說明情況并按規(guī)定處理。

2.**銷毀流程**：

(1)**鑒定**：對于達到保管期限或確認無保存價值的文件，由綜合辦公室提出銷毀申請，組織相關(guān)人員（如形成部門、檔案管理員）進行鑒定，填寫《文件銷毀鑒定意見表》。

(2)**審批**：銷毀申請表需經(jīng)學(xué)校指定領(lǐng)導(dǎo)（如辦公室主任、分管校領(lǐng)導(dǎo)）審批簽字。

(3)**登記**：批準后，在《文件銷毀登記簿》中詳細記錄銷毀文件檔號、文件名稱、數(shù)量、保管期限、鑒定意見、審批人、銷毀日期、監(jiān)銷人等信息。

(4)**執(zhí)行銷毀**：指定專人監(jiān)督銷毀過程，確保在指定地點（如碎紙機）徹底銷毀，防止文件泄密或被恢復(fù)。碎紙機應(yīng)使用工業(yè)碎紙機，確保銷毀效果。監(jiān)銷人需在登記簿上簽字確認。

(5)**備案**：銷毀登記簿應(yīng)存檔備查。

**四、文件保管與維護**

(一)保管環(huán)境

1.**庫房要求**：

(1)檔案庫房應(yīng)專用，面積充足，布局合理，便于管理和保護。

(2)庫房應(yīng)遠離廚房、實驗室等有較強氣味或可能產(chǎn)生有害氣體的場所。

(3)庫房門窗應(yīng)堅固，設(shè)置防盜報警裝置。

2.**溫濕度控制**：

(1)紙質(zhì)文件存放環(huán)境的溫度應(yīng)保持在15-25℃，濕度應(yīng)控制在45%-60%之間。應(yīng)配備溫濕度計進行監(jiān)測，并記錄數(shù)據(jù)。

(2)環(huán)境條件應(yīng)符合相關(guān)標準（如GB/T5014），必要時安裝空調(diào)、除濕機、加濕器等設(shè)備進行調(diào)控。

3.**安全防護**：

(1)庫房內(nèi)應(yīng)配備適量的消防器材（如二氧化碳滅火器），并定期檢查維護。

(2)應(yīng)有防光措施，避免陽光直射。檔案柜應(yīng)采用防潮、防火材料。

(3)應(yīng)有防鼠、防蟲、防塵措施，如安裝紗窗、使用防蟲劑、定期清潔等。

(4)對重要或涉密檔案，可考慮采取額外的物理隔離或加密存儲措施。

(二)定期檢查

1.**檢查周期與內(nèi)容**：

(1)**日常巡查**：檔案管理員每日上班時應(yīng)檢查庫房環(huán)境、門窗、溫濕度、設(shè)備運行情況等。

(2)**定期檢查**：每半年或一年對全部檔案進行一次全面檢查。檢查內(nèi)容包括：

-文件存放是否有序，檔案盒/卷皮是否完好、標簽是否清晰。

-文件是否有霉變、蟲蛀、破損、字跡褪色等現(xiàn)象。

-電子文件的存儲介質(zhì)是否完好，備份是否正常，系統(tǒng)是否可訪問。

-檔案庫房環(huán)境是否符合要求，安全設(shè)施是否有效。

2.**檢查記錄與處理**：

(1)檢查情況應(yīng)詳細記錄在《檔案檢查登記簿》中。

(2)發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時分析原因，采取補救措施。例如：

-對輕微破損的紙質(zhì)文件進行修補。

-對受潮文件進行翻曬或除濕處理（注意方法，避免損壞）。

-對無法讀取的電子文件，嘗試修復(fù)或重新備份。

-對環(huán)境問題進行整改。

(3)對于需要修復(fù)或特殊保管的檔案，應(yīng)制定專項計劃并實施。

**五、責任與監(jiān)督**

(一)責任人

1.**綜合辦公室**：承擔文件歸檔工作的主體責任，負責制定規(guī)程、組織培訓(xùn)、監(jiān)督執(zhí)行、日常管理等。

2.**檔案管理員**：由綜合辦公室指定專人擔任，負責具體歸檔工作的實施，包括文件收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、借閱、銷毀、庫房管理等。應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識，并定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升業(yè)務(wù)能力。

3.**各相關(guān)部門**：負責文件的形成、積累和初步整理，并按時向綜合辦公室移交應(yīng)歸檔的文件材料。部門負責人對文件的質(zhì)量和及時移交負有管理責任。

(二)監(jiān)督機制

1.**內(nèi)部監(jiān)督**：學(xué)?？稍O(shè)立由辦公室、教務(wù)處、人事處等相關(guān)部門代表組成的檔案工作檢查小組，定期或不定期對綜合辦公室的文件歸檔工作進行抽查和評估。

2.**檢查內(nèi)容**：檢查歸檔范圍是否落實、歸檔流程是否規(guī)范、檔案質(zhì)量是否達標、庫房管理是否到位、借閱銷毀是否合規(guī)等。

3.**反饋與改進**：檢查結(jié)果應(yīng)及時反饋給綜合辦公室和相關(guān)部門，并提出改進意見。對于存在的問題，要求限期整改。建立檔案工作考核機制，將歸檔工作質(zhì)量納入相關(guān)部門或人員的績效考核范圍。

4.**持續(xù)優(yōu)化**：根據(jù)檢查結(jié)果、技術(shù)發(fā)展和工作實際，定期修訂和完善《學(xué)校綜合辦公室文件歸檔操作規(guī)程》，確保持續(xù)有效運行。

**六、附則**

本規(guī)程自發(fā)布之日起施行。由學(xué)校綜合辦公室負責解釋。本規(guī)程未盡事宜，參照國家及行業(yè)相關(guān)檔案管理標準執(zhí)行，或由綜合辦公室研究決定并補充。

一、概述

學(xué)校綜合辦公室文件歸檔是保障學(xué)校各項工作有序進行、信息資源有效利用的重要環(huán)節(jié)。為規(guī)范文件歸檔操作，提高工作效率，特制定本規(guī)程。本規(guī)程適用于學(xué)校綜合辦公室所有文件資料的收集、整理、分類、歸檔和保管工作。

二、文件歸檔范圍

（一）歸檔文件類型

1.學(xué)校重要會議文件

-工作會議紀要

-教職工大會記錄

-校務(wù)會議決議

2.行政管理文件

-規(guī)章制度

-工作計劃與總結(jié)

-考勤記錄

3.教學(xué)科研文件

-教學(xué)計劃與大綱

-科研項目申報材料

-學(xué)術(shù)講座記錄

4.財務(wù)管理文件

-預(yù)算報表

-經(jīng)費使用記錄

-采購合同

5.人力資源文件

-招聘通知

-考勤與考核記錄

-獎懲文件

6.其他文件

-外部合作文件

-媒體報道材料

-應(yīng)急預(yù)案

（二）歸檔文件要求

1.文件完整性：確保文件內(nèi)容完整，無缺頁、無涂改。

2.文件清晰度：電子文件需清晰可讀，紙質(zhì)文件需字跡工整。

3.文件時效性：按文件生成時間順序整理，確保歸檔時效。

三、文件歸檔流程

（一）文件收集與整理

1.定期收集：每周由專人負責收集各部門文件，確保不遺漏。

2.初步篩選：剔除重復(fù)或無效文件，保留重要文件。

3.分類標記：按文件類型和日期進行初步分類，貼上標簽。

（二）文件分類與編號

1.分類標準：

-按文件性質(zhì)分類（如行政、教學(xué)、財務(wù)等）。

-按時間順序編號（如2023-001、2023-002）。

2.編號規(guī)則：

-年份+順序號（如2023-001）。

-分類號+順序號（如A-001）。

（三）文件錄入與上架

1.紙質(zhì)文件：

-將文件放入檔案盒，寫明檔案盒名稱和編號。

-按編號順序上架，確保存取方便。

2.電子文件：

-建立電子檔案庫，按分類和編號存儲。

-定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

（四）文件借閱與銷毀

1.借閱流程：

-借閱人填寫借閱申請表。

-經(jīng)批準后，辦理借閱手續(xù)，記錄借閱時間。

-借閱文件需在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

2.銷毀流程：

-對過期或無保存價值的文件，填寫銷毀申請表。

-經(jīng)批準后，指定專人監(jiān)督銷毀，并記錄銷毀時間。

四、文件保管與維護

（一）保管環(huán)境

1.溫濕度：紙質(zhì)文件存放環(huán)境溫度應(yīng)控制在15-25℃，濕度50%-60%。

2.防護措施：避免陽光直射、潮濕和蟲蛀。

3.安全措施：設(shè)置防火、防盜設(shè)施，確保文件安全。

（二）定期檢查

1.檢查周期：每半年對文件進行一次全面檢查。

2.檢查內(nèi)容：

-文件完整性

-存放環(huán)境是否達標

-電子文件是否可讀

3.發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保文件完好。

五、責任與監(jiān)督

（一）責任人

1.綜合辦公室指定專人負責文件歸檔工作。

2.責任人需定期培訓(xùn)，提升歸檔技能。

（二）監(jiān)督機制

1.學(xué)校定期對文件歸檔工作進行檢查。

2.發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保歸檔工作規(guī)范。

六、附則

本規(guī)程自發(fā)布之日起實施，由綜合辦公室負責解釋。如有未盡事宜，另行補充。

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**一、概述**

學(xué)校綜合辦公室文件歸檔是保障學(xué)校各項工作有序進行、信息資源有效利用的重要環(huán)節(jié)。為規(guī)范文件歸檔操作，提高工作效率，確保文件資料的安全與完整，特制定本規(guī)程。本規(guī)程旨在明確文件歸檔的范圍、流程、方法、保管及利用等具體要求，適用于學(xué)校綜合辦公室所有文件資料的收集、整理、分類、編號、歸檔和保管工作。通過規(guī)范化管理，實現(xiàn)文件資源的有效配置和高效利用，服務(wù)于學(xué)校的日常管理和長遠發(fā)展。

本規(guī)程的執(zhí)行，有助于：

(1)維護學(xué)校工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性，確保歷史記錄的準確性和完整性。

(2)提高文件檢索效率，方便相關(guān)部門和人員及時獲取所需信息。

(3)保障文件資料的安全，防止丟失、損毀或泄密。

(4)為學(xué)校的決策提供可靠的數(shù)據(jù)支持和歷史參考。

**二、文件歸檔范圍**

(一)歸檔文件類型

1.**學(xué)校重要會議文件**

(1)工作會議紀要：包括例會、專題會議等，記錄會議主要內(nèi)容、決議事項、責任分工及后續(xù)跟進情況。

(2)教職工大會記錄：記錄大會的主要議程、領(lǐng)導(dǎo)講話、教職工提案與討論情況。

(3)校務(wù)會議決議：記錄校務(wù)會議討論并通過的各類規(guī)章制度、工作計劃、重大事項決議等。

2.**行政管理文件**

(1)規(guī)章制度：學(xué)校制定發(fā)布的各類管理辦法、實施細則、行為規(guī)范等，如《考勤管理辦法》、《辦公用品領(lǐng)用制度》等。

(2)工作計劃與總結(jié)：各部門、辦公室年度、學(xué)期、月度工作計劃及總結(jié)報告。

(3)考勤記錄：教職工的出勤、請假、遲到、早退等考勤數(shù)據(jù)匯總。

3.**教學(xué)科研文件**

(1)教學(xué)計劃與大綱：各專業(yè)、課程的教學(xué)計劃、課程大綱、教學(xué)日歷。

(2)科研項目申報材料：各類科研項目（如校級、市級、省級等）的申報書、可行性報告、評審意見等。

(3)學(xué)術(shù)講座記錄：校外專家或內(nèi)部教師進行的學(xué)術(shù)講座的簽到表、講稿摘要、會議紀要等。

4.**財務(wù)管理文件**

(1)預(yù)算報表：年度、季度、月度財務(wù)預(yù)算編制表和執(zhí)行情況表。

(2)經(jīng)費使用記錄：各項經(jīng)費（如項目經(jīng)費、活動經(jīng)費）的開支憑證、發(fā)票、報銷單據(jù)匯總。

(3)采購合同：與外部供應(yīng)商簽訂的各類物資、服務(wù)采購合同及協(xié)議。

5.**人力資源文件**

(1)招聘通知：各類人員招聘啟事、報名表、考試/面試記錄。

(2)考勤與考核記錄：除日常考勤外，還包括年度/學(xué)期績效考核結(jié)果、評優(yōu)評先材料等。

(3)獎懲文件：教職工獲得的各類獎勵證書復(fù)印件、表彰決定，以及違紀處理決定等。

6.**其他文件**

(1)外部合作文件：與兄弟單位、社會組織簽訂的合作協(xié)議、交流計劃、活動記錄等。

(2)媒體報道材料：學(xué)校相關(guān)活動、成果被媒體報道的報道稿、圖片、鏈接等。

(3)應(yīng)急預(yù)案：針對火災(zāi)、地震、公共衛(wèi)生事件等突發(fā)狀況的應(yīng)急預(yù)案、演練記錄等。

(二)歸檔文件要求

1.**文件完整性**：歸檔文件應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得隨意拆分、裁剪或刪除內(nèi)容。對于有缺頁、破損的文件，應(yīng)進行必要的修補或說明。電子文件應(yīng)確保數(shù)據(jù)完整，無邏輯錯誤或損壞。

2.**文件清晰度**：紙質(zhì)文件字跡應(yīng)清晰可辨，重要文件（如合同、簽字頁）應(yīng)保證簽章清晰。電子文件應(yīng)保證圖像、文字、表格等元素清晰可讀，色彩、格式正常。

3.**文件時效性**：文件應(yīng)在形成后規(guī)定時間內(nèi)完成收集、整理并歸檔，確保歸檔工作的及時性。不同類型文件的歸檔時限可制定具體細則，例如，一般性工作文件可按季度或半年度歸檔，重要會議文件、財務(wù)憑證等需及時歸檔（如當月或當季）。

4.**文件真實性**：歸檔文件必須是真實反映工作活動過程和結(jié)果的原始記錄或經(jīng)核對確認的復(fù)制件（如合同掃描件），不得偽造、篡改。

**三、文件歸檔流程**

(一)文件收集與整理

1.**收集周期與方式**：

(1)建立定期的文件收集機制，例如，綜合辦公室可指定專人每周固定時間（如每周五下午）到各相關(guān)部門收取當期應(yīng)歸檔的文件。

(2)對于不宜集中收集或時效性極強的文件（如重要會議現(xiàn)場文件），可采用現(xiàn)場收集、隨收隨整理的方式。

(3)使用統(tǒng)一的文件收集清單或標簽，便于追蹤和管理。

2.**初步篩選與鑒定**：

(1)收集人對文件進行初步檢查，剔除明顯無保存價值的文件（如草稿、重復(fù)打印件、無內(nèi)容的會議通知等）。

(2)根據(jù)歸檔范圍，初步判斷文件是否需要歸檔，并對需要歸檔的文件進行標記。

3.**分類與標記**：

(1)按文件來源部門、文件類型、形成時間等初步特征對文件進行分類。

(2)在文件首頁或指定位置粘貼統(tǒng)一的歸檔標簽，標簽上應(yīng)注明初步分類號、簡單描述和收集日期。例如：“綜合辦-行政-2023-07-匯總表”。

(二)文件分類與編號

1.**分類標準與方法**：

(1)**一級分類**：按文件職能領(lǐng)域劃分，如“行政管理”、“教學(xué)管理”、“人力資源管理”、“財務(wù)管理”、“科研管理”、“檔案管理”、“后勤管理”等。

(2)**二級分類**：在一級分類下，根據(jù)工作內(nèi)容進一步細化，如“行政管理”下可設(shè)“規(guī)章制度”、“會議文件”、“文書往來”等。

(3)**三級分類**：在二級分類下，根據(jù)具體業(yè)務(wù)項目細化，如“會議文件”下可設(shè)“校長辦公會”、“部門例會”等。

(4)采用分類法（事由分類法）為主，輔以時間順序進行組織。分類方案應(yīng)保持相對穩(wěn)定，并制定詳細的《文件分類表》。

2.**編號規(guī)則**：

(1)**檔號**：歸檔文件的核心標識，通常由分類號、保管期限號、順序號三部分組成。

-**分類號**：依據(jù)《文件分類表》確定的代碼，如“綜合辦-行政管理-規(guī)章制度-01”。

-**保管期限號**：根據(jù)文件價值確定保管年限，如“長”、“中”、“短”，或具體年限“30”、“10”、“5”?？稍诜诸愄柡蠹永ㄌ枠俗?，或設(shè)獨立字段。

-**順序號**：同一分類內(nèi)文件的流水號，按文件形成時間順序編制，如“001”、“002”。

-示例檔號：“綜合辦-行政管理-規(guī)章制度-（長）-001”。

(2)**卷內(nèi)文件號（如有）**：在單個檔案盒（卷）內(nèi)，對文件進行內(nèi)部排序編號，如“1-1”、“1-2”。

(3)編號應(yīng)連續(xù)、唯一，避免重號、漏號。編號完成后需登記在《檔號編制登記簿》中。

(三)文件錄入與上架

1.**紙質(zhì)文件**：

(1)**裝訂**：將同一檔號內(nèi)的文件按編號順序整理，去除金屬物（訂書釘、回形針），根據(jù)需要選擇合適的裝訂方式（如打孔裝訂、粘貼裝訂），確保牢固、平整。

(2)**編寫卷內(nèi)目錄**：每卷（或每盒）文件需編制卷內(nèi)目錄，內(nèi)容包括：序號、文件標題、日期、密級（如無則不填）、頁數(shù)。卷內(nèi)目錄置于文件首頁。

(3)**制作檔案盒/卷皮**：將文件裝入符合標準的檔案盒或制作卷皮。檔案盒/卷皮上需明確標注檔號、卷內(nèi)文件數(shù)量、起止頁號、保管期限等信息。

(4)**上架**：按照檔號順序?qū)n案盒放置于檔案柜或檔案庫中。確保排列整齊、方便取用。填寫《檔案上架登記表》。

2.**電子文件**：

(1)**建立電子檔案庫**：在服務(wù)器或指定存儲設(shè)備上建立規(guī)范的電子檔案管理系統(tǒng)或文件夾結(jié)構(gòu)，與紙質(zhì)文件分類號保持一致。

(2)**文件命名**：電子文件命名需規(guī)范，一般包括檔號、文件標題、文件格式后綴，如“綜合辦-行政管理-規(guī)章制度-（長）-001-關(guān)于修訂XX制度的通知.docx”。

(3)**元數(shù)據(jù)錄入**：對電子文件進行必要的元數(shù)據(jù)描述，如題名、責任者、日期、關(guān)鍵詞、摘要等，以便檢索。

(4)**存儲與備份**：電子文件存儲需在可靠的硬件設(shè)備上，并建立定期備份機制，至少保留兩份副本，一份異地存放。備份應(yīng)記錄備份時間、內(nèi)容和狀態(tài)。

(5)**格式轉(zhuǎn)換與兼容**：對于長期保存的電子文件，可考慮轉(zhuǎn)換為穩(wěn)定的格式（如PDF/A），確保長期可讀性。

(四)文件借閱與銷毀

1.**借閱流程**：

(1)**申請**：借閱人填寫《文件借閱申請單》，寫明借閱檔號、文件標題、借閱目的、借閱時間等，并經(jīng)部門負責人簽字同意。

(2)**審批**：綜合辦公室檔案管理員根據(jù)文件性質(zhì)和保管期限，進行審批。涉密文件或保管期限短的文件可能不予外借或需特別審批。

(3)**登記**：批準后，在《文件借閱登記簿》中詳細記錄借閱人、檔號、文件名稱、借閱日期、應(yīng)歸還日期、歸還日期等信息。

(4)**取件**：借閱人憑申請單或工作證到檔案室領(lǐng)取文件。

(5)**歸還**：借閱期滿或使用完畢后，及時歸還文件。檔案管理員核對文件完整性，并在登記簿中注明歸還日期。如有損壞，需說明情況并按規(guī)定處理。

2.**銷毀流程**：

(1)**鑒定**：對于達到保管期限或確認無保存價值的文件，由綜合辦公室提出銷毀申請，組織相關(guān)人員（如形成部門、檔案管理員）進行鑒定，填寫《文件銷毀鑒定意見表》。

(2)**審批**：銷毀申請表需經(jīng)學(xué)校指定領(lǐng)導(dǎo)（如辦公室主任、分管校領(lǐng)導(dǎo)）審批簽字。

(3)**登記**：批準后，在《文件銷毀登記簿》中詳細記錄銷毀文件檔號、文件名稱、數(shù)量、保管期限、鑒定意見、審批人、銷毀日期、監(jiān)銷人等信息。

(4)**執(zhí)行銷毀**：指定專人監(jiān)督銷毀過程，確保在指定地點（如碎紙機）徹底銷毀，防止文件泄密或被恢復(fù)。碎紙機應(yīng)使用工業(yè)碎紙機，確保銷毀效果。監(jiān)銷人需在登記簿上簽字確認。

(5)**備案**：銷毀登記簿應(yīng)存檔備查。

**四、文件保管與維護**

(一)保管環(huán)境

1.**庫房要求**：

(1)檔案庫房應(yīng)專用，面積充足，布局合理，便于管理和保護。

(2)庫房應(yīng)遠離廚房、實驗室等有較強氣味或可能產(chǎn)生有害氣體的場所。

(3)庫房門窗應(yīng)堅固，設(shè)置防盜報警裝置。

2.**溫濕度控