學(xué)校綜合辦公室流程規(guī)范操作一、總則

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常管理的中樞部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、處理行政事務(wù)、保障學(xué)校運(yùn)行順暢。為確保工作高效、規(guī)范、有序，特制定本流程規(guī)范操作指南。

二、核心工作流程規(guī)范

（一）文件管理流程

1.文件收發(fā)管理

(1)收文處理：接收文件后，應(yīng)立即登記文件名稱、來源、日期，并按部門分類傳遞。

(2)發(fā)文處理：需發(fā)文時(shí)，先審核內(nèi)容，填寫發(fā)文單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字后編號、蓋章，并按時(shí)送達(dá)目標(biāo)部門。

(3)文件歸檔：每月月底整理當(dāng)月文件，按類別編號存檔，確保可追溯。

2.電子文件管理

(1)文件上傳：上傳至指定云盤時(shí)，需標(biāo)注文件類型及負(fù)責(zé)人。

(2)版本控制：重要文件需標(biāo)注版本號，舊版文件及時(shí)歸檔。

（二）會議組織流程

1.會議籌備

(1)確定議題：收集各部門需求，明確會議主題。

(2)發(fā)送通知：提前3日發(fā)布會議通知，注明時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員。

(3)準(zhǔn)備材料：提前準(zhǔn)備好會議議程、參考資料等。

2.會議執(zhí)行

(1)記錄要點(diǎn)：指定專人記錄會議決議及待辦事項(xiàng)。

(2)散會確認(rèn)：整理會議紀(jì)要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后分發(fā)給參會人員。

（三）行政事務(wù)處理

1.日常接待

(1)訪客登記：詳細(xì)記錄來訪人員姓名、單位、事由。

(2)領(lǐng)導(dǎo)安排：及時(shí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示，協(xié)調(diào)解決相關(guān)問題。

2.資源調(diào)配

(1)物資申領(lǐng)：各部門按需提交申領(lǐng)單，經(jīng)審批后發(fā)放。

(2)場地使用：提前預(yù)約會議室或活動場地，確保合理分配。

三、注意事項(xiàng)

（一）工作時(shí)效性

1.限時(shí)處理：緊急事務(wù)需優(yōu)先處理，確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。

2.閉環(huán)管理：每項(xiàng)任務(wù)完成后需確認(rèn)結(jié)果，避免遺漏。

（二）保密要求

1.文件保密：涉密文件需專人管理，傳閱范圍嚴(yán)格限制。

2.訪客保密：對外接待時(shí)，不得泄露學(xué)校內(nèi)部信息。

（三）溝通協(xié)作

1.跨部門協(xié)調(diào)：需多部門合作時(shí)，提前溝通分工，明確責(zé)任。

2.信息同步：重要事項(xiàng)需及時(shí)同步給相關(guān)部門，避免信息差。

四、監(jiān)督與改進(jìn)

1.定期檢查：每月對流程執(zhí)行情況檢查一次，記錄問題并改進(jìn)。

2.優(yōu)化建議：鼓勵(lì)員工提出優(yōu)化方案，持續(xù)完善操作規(guī)范。

一、總則

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常管理的中樞部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、處理行政事務(wù)、保障學(xué)校運(yùn)行順暢。為確保工作高效、規(guī)范、有序，特制定本流程規(guī)范操作指南。本指南旨在明確各崗位職責(zé)，優(yōu)化工作流程，提升服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)校整體管理水平的提升。

二、核心工作流程規(guī)范

（一）文件管理流程

1.文件收發(fā)管理

(1)收文處理：接收文件后，應(yīng)立即進(jìn)行以下操作：

①在《文件收文登記表》中詳細(xì)記錄文件名稱、來源單位、發(fā)送日期、密級（如有）、頁數(shù)等信息。

②核對文件完整性，檢查是否有缺失或損壞，如有問題需立即聯(lián)系送件人確認(rèn)。

③根據(jù)文件性質(zhì)，分以下情況處理：

-一般文件：按部門分類，通過內(nèi)部郵件或紙質(zhì)傳遞給相關(guān)負(fù)責(zé)部門。

-緊急文件：標(biāo)記“加急”，第一時(shí)間通知相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。

-涉密文件：雙人接收，并在登記表上注明密級，傳閱范圍嚴(yán)格審批。

④傳閱完畢后，收回文件并再次登記，確?？勺匪?。

(2)發(fā)文處理：需發(fā)文時(shí)，需遵循以下步驟：

①內(nèi)容審核：由文件起草人完成初稿后，提交至綜合辦公室，由專人審核內(nèi)容準(zhǔn)確性、完整性及格式規(guī)范性。

②審批流程：根據(jù)文件重要性，依次提交至部門主管、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要文件需提交至校長辦公會討論通過。

③編號蓋章：審批通過后，在《發(fā)文編號規(guī)則》中分配唯一編號，加蓋學(xué)校公章（電子章或?qū)嶓w章按需選擇）。

④分發(fā)與登記：將文件分發(fā)給相關(guān)單位，并在《文件發(fā)文登記表》中記錄分發(fā)單位、份數(shù)、日期等信息。

⑤備案歸檔：重要文件需復(fù)印一份留檔，電子版同步上傳至學(xué)校云存儲系統(tǒng)，并設(shè)置訪問權(quán)限。

(3)文件歸檔：每月月底整理當(dāng)月文件，按以下標(biāo)準(zhǔn)歸檔：

①分類：按文件類型（如通知、報(bào)告、合同等）或部門分類，建立一級目錄。

②編號：為每個(gè)文件分配內(nèi)部編號，便于檢索。

③存儲環(huán)境：紙質(zhì)文件存放在檔案柜中，確保防潮、防火、防盜。電子文件需定期備份，存儲在專用服務(wù)器上。

④保管期限：根據(jù)文件重要性設(shè)定保管期限，一般文件至少保存3年，重要文件永久保存。

2.電子文件管理

(1)文件上傳：上傳至指定云盤時(shí)，需遵循以下規(guī)范：

①建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，如按年份/月份/文件類型分層。

②文件命名需規(guī)范，格式為“部門_日期_文件名（如：教務(wù)處_20231101_教學(xué)計(jì)劃.docx）”。

③設(shè)置合理的共享權(quán)限，僅授權(quán)給相關(guān)員工訪問或編輯。

(2)版本控制：重要文件需嚴(yán)格管理版本，具體操作如下：

①每次修改后，需在文件名中標(biāo)注版本號（如：教學(xué)計(jì)劃_v1.0、教學(xué)計(jì)劃_v1.1）。

②舊版本文件需移動至“歷史版本”文件夾，不再使用。

③修訂記錄需單獨(dú)文檔記錄，包括修改時(shí)間、修改人、修改內(nèi)容摘要。

（二）會議組織流程

1.會議籌備

(1)確定議題：需召開會議時(shí)，首先明確以下事項(xiàng)：

①會議目的：解決什么問題？達(dá)成什么共識？

②參會人員：根據(jù)議題確定必要參會部門及人員名單。

③會議時(shí)間：避開重要工作時(shí)段，盡量提前安排。

④會議地點(diǎn)：根據(jù)參會人數(shù)選擇合適的會議室，并提前預(yù)訂。

(2)發(fā)送通知：會議通知需包含以下內(nèi)容，并通過多種渠道發(fā)送：

①通知要素：會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、會議議程、需準(zhǔn)備的材料。

②發(fā)送方式：通過郵件、內(nèi)部通訊軟件發(fā)送，重要會議可電話確認(rèn)。

③提醒機(jī)制：會議前1日發(fā)送提醒通知，會前3小時(shí)電話通知關(guān)鍵人員。

(3)準(zhǔn)備材料：根據(jù)會議議程，提前準(zhǔn)備好以下材料：

①議程表：清晰列出各環(huán)節(jié)時(shí)間分配及負(fù)責(zé)人。

②報(bào)告或數(shù)據(jù)：如需展示圖表或數(shù)據(jù)，提前制作并測試設(shè)備。

③文件包：將相關(guān)文件匯編成冊，方便參會人員查閱。

2.會議執(zhí)行

(1)記錄要點(diǎn)：指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，需重點(diǎn)關(guān)注以下內(nèi)容：

①主要發(fā)言：記錄關(guān)鍵人物的發(fā)言要點(diǎn)及決策。

②行動項(xiàng)：明確各項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)人及完成時(shí)限。

③后續(xù)安排：記錄是否需要召開續(xù)會或?qū)ｎ}會議。

(2)散會確認(rèn)：會議結(jié)束后，需完成以下工作：

①整理會議紀(jì)要：在2個(gè)工作日內(nèi)完成紀(jì)要初稿，包含會議概況、決議事項(xiàng)、待辦任務(wù)等。

②分發(fā)紀(jì)要：通過郵件或內(nèi)部平臺將紀(jì)要發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)部門。

③跟進(jìn)落實(shí)：綜合辦公室需在1周內(nèi)跟進(jìn)行動項(xiàng)的進(jìn)展情況，并通報(bào)結(jié)果。

（三）行政事務(wù)處理

1.日常接待

(1)訪客登記：在接待臺設(shè)置《訪客登記表》，記錄以下信息：

①來訪人姓名、單位、職務(wù)。

②來訪事由、聯(lián)系方式。

③陪同人員姓名及職務(wù)。

④到訪時(shí)間、離場時(shí)間。

(2)領(lǐng)導(dǎo)安排：接到領(lǐng)導(dǎo)指示時(shí)，需做到：

①立即記錄任務(wù)要求，明確截止時(shí)間。

②協(xié)調(diào)資源，確保任務(wù)按時(shí)完成。

③完成后向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)結(jié)果，并請求進(jìn)一步指示（如有必要）。

2.資源調(diào)配

(1)物資申領(lǐng)：各部門按以下流程申領(lǐng)物資：

①填寫《物資申領(lǐng)單》：注明物資名稱、數(shù)量、用途、申領(lǐng)部門及負(fù)責(zé)人。

②領(lǐng)導(dǎo)審批：申領(lǐng)單需經(jīng)部門主管簽字，重要物資需分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

③發(fā)放登記：綜合辦公室核對物資后，在《物資發(fā)放登記表》中記錄，并簽發(fā)領(lǐng)取人。

(2)場地使用：場地預(yù)訂需遵循以下規(guī)則：

①提前申請：至少提前3日提交《場地使用申請表》，注明使用時(shí)間、用途、參與人數(shù)。

②審批流程：申請表需經(jīng)部門主管、綜合辦公室、場地管理部門（如有）審批。

③使用確認(rèn)：審批通過后，聯(lián)系場地管理員布置場地，會前1日再次確認(rèn)。

三、注意事項(xiàng)

（一）工作時(shí)效性

1.限時(shí)處理：緊急事務(wù)需優(yōu)先處理，具體標(biāo)準(zhǔn)如下：

(1)緊急文件：需在1小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，4小時(shí)內(nèi)完成初步處理。

(2)緊急會議：需在2小時(shí)內(nèi)組織召開，會前1小時(shí)通知所有參會人員。

(3)突發(fā)事件：需立即上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，并在30分鐘內(nèi)啟動應(yīng)急預(yù)案。

2.閉環(huán)管理：每項(xiàng)任務(wù)完成后需確認(rèn)結(jié)果，具體操作如下：

(1)任務(wù)跟蹤：綜合辦公室需建立《任務(wù)跟蹤表》，記錄任務(wù)進(jìn)度及負(fù)責(zé)人。

(2)結(jié)果確認(rèn)：任務(wù)完成后，需收集相關(guān)證明材料（如簽字回執(zhí)、完成報(bào)告等），并在表格中標(biāo)記完成狀態(tài)。

(3)總結(jié)復(fù)盤：每月月底對未完成任務(wù)進(jìn)行復(fù)盤，分析原因并優(yōu)化流程。

（二）保密要求

1.文件保密：涉密文件需專人管理，具體措施如下：

(1)保管：涉密文件需存放在帶鎖的文件柜中，雙人同時(shí)才能打開。

(2)傳閱：傳閱涉密文件需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，并記錄傳閱人及時(shí)間。

(3)銷毀：過期或無用的涉密文件需按《文件銷毀規(guī)定》處理，需兩人監(jiān)督銷毀并記錄。

2.訪客保密：對外接待時(shí)，需遵守以下規(guī)定：

(1)詢問：對來訪人員詢問敏感信息時(shí)，需委婉拒絕或轉(zhuǎn)移話題。

(2)記錄：訪客登記表中不記錄無關(guān)個(gè)人信息（如家庭住址、聯(lián)系方式等）。

(3)攝影攝像：禁止訪客在校園內(nèi)進(jìn)行攝影攝像，如需拍攝需提前申請。

（三）溝通協(xié)作

1.跨部門協(xié)調(diào)：需多部門合作時(shí)，需遵循以下流程：

(1)明確分工：召開協(xié)調(diào)會，明確各部門職責(zé)及任務(wù)。

(2)定期溝通：每周召開進(jìn)度匯報(bào)會，解決協(xié)作中的問題。

(3)資源共享：各部門需共享必要信息，避免重復(fù)工作。

2.信息同步：重要事項(xiàng)需及時(shí)同步給相關(guān)部門，具體操作如下：

(1)同步渠道：通過郵件、內(nèi)部通訊軟件、公告欄等方式同步信息。

(2)同步內(nèi)容：確保信息準(zhǔn)確、完整，并標(biāo)注關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

(3)確認(rèn)接收：重要信息需要求相關(guān)部門負(fù)責(zé)人回復(fù)確認(rèn)收到。

四、監(jiān)督與改進(jìn)

1.定期檢查：每月對流程執(zhí)行情況檢查一次，具體內(nèi)容如下：

(1)文件管理：抽查文件收發(fā)、歸檔記錄，檢查是否規(guī)范。

(2)會議組織：評估會議效率，檢查是否有冗余環(huán)節(jié)。

(3)行政事務(wù)：隨機(jī)抽查物資申領(lǐng)、場地使用記錄，檢查流程是否順暢。

2.優(yōu)化建議：鼓勵(lì)員工提出優(yōu)化方案，具體措施如下：

(1)建議渠道：通過內(nèi)部意見箱、定期座談會收集建議。

(2)方案評估：綜合辦公室需在1個(gè)月內(nèi)評估所有建議，并篩選可行性方案。

(3)實(shí)施反饋：對采納的建議需明確責(zé)任人及完成時(shí)限，并跟蹤實(shí)施效果。

一、總則

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常管理的中樞部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、處理行政事務(wù)、保障學(xué)校運(yùn)行順暢。為確保工作高效、規(guī)范、有序，特制定本流程規(guī)范操作指南。

二、核心工作流程規(guī)范

（一）文件管理流程

1.文件收發(fā)管理

(1)收文處理：接收文件后，應(yīng)立即登記文件名稱、來源、日期，并按部門分類傳遞。

(2)發(fā)文處理：需發(fā)文時(shí)，先審核內(nèi)容，填寫發(fā)文單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字后編號、蓋章，并按時(shí)送達(dá)目標(biāo)部門。

(3)文件歸檔：每月月底整理當(dāng)月文件，按類別編號存檔，確?？勺匪?。

2.電子文件管理

(1)文件上傳：上傳至指定云盤時(shí)，需標(biāo)注文件類型及負(fù)責(zé)人。

(2)版本控制：重要文件需標(biāo)注版本號，舊版文件及時(shí)歸檔。

（二）會議組織流程

1.會議籌備

(1)確定議題：收集各部門需求，明確會議主題。

(2)發(fā)送通知：提前3日發(fā)布會議通知，注明時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員。

(3)準(zhǔn)備材料：提前準(zhǔn)備好會議議程、參考資料等。

2.會議執(zhí)行

(1)記錄要點(diǎn)：指定專人記錄會議決議及待辦事項(xiàng)。

(2)散會確認(rèn)：整理會議紀(jì)要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后分發(fā)給參會人員。

（三）行政事務(wù)處理

1.日常接待

(1)訪客登記：詳細(xì)記錄來訪人員姓名、單位、事由。

(2)領(lǐng)導(dǎo)安排：及時(shí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示，協(xié)調(diào)解決相關(guān)問題。

2.資源調(diào)配

(1)物資申領(lǐng)：各部門按需提交申領(lǐng)單，經(jīng)審批后發(fā)放。

(2)場地使用：提前預(yù)約會議室或活動場地，確保合理分配。

三、注意事項(xiàng)

（一）工作時(shí)效性

1.限時(shí)處理：緊急事務(wù)需優(yōu)先處理，確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。

2.閉環(huán)管理：每項(xiàng)任務(wù)完成后需確認(rèn)結(jié)果，避免遺漏。

（二）保密要求

1.文件保密：涉密文件需專人管理，傳閱范圍嚴(yán)格限制。

2.訪客保密：對外接待時(shí)，不得泄露學(xué)校內(nèi)部信息。

（三）溝通協(xié)作

1.跨部門協(xié)調(diào)：需多部門合作時(shí)，提前溝通分工，明確責(zé)任。

2.信息同步：重要事項(xiàng)需及時(shí)同步給相關(guān)部門，避免信息差。

四、監(jiān)督與改進(jìn)

1.定期檢查：每月對流程執(zhí)行情況檢查一次，記錄問題并改進(jìn)。

2.優(yōu)化建議：鼓勵(lì)員工提出優(yōu)化方案，持續(xù)完善操作規(guī)范。

一、總則

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常管理的中樞部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、處理行政事務(wù)、保障學(xué)校運(yùn)行順暢。為確保工作高效、規(guī)范、有序，特制定本流程規(guī)范操作指南。本指南旨在明確各崗位職責(zé)，優(yōu)化工作流程，提升服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)校整體管理水平的提升。

二、核心工作流程規(guī)范

（一）文件管理流程

1.文件收發(fā)管理

(1)收文處理：接收文件后，應(yīng)立即進(jìn)行以下操作：

①在《文件收文登記表》中詳細(xì)記錄文件名稱、來源單位、發(fā)送日期、密級（如有）、頁數(shù)等信息。

②核對文件完整性，檢查是否有缺失或損壞，如有問題需立即聯(lián)系送件人確認(rèn)。

③根據(jù)文件性質(zhì)，分以下情況處理：

-一般文件：按部門分類，通過內(nèi)部郵件或紙質(zhì)傳遞給相關(guān)負(fù)責(zé)部門。

-緊急文件：標(biāo)記“加急”，第一時(shí)間通知相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。

-涉密文件：雙人接收，并在登記表上注明密級，傳閱范圍嚴(yán)格審批。

④傳閱完畢后，收回文件并再次登記，確?？勺匪?。

(2)發(fā)文處理：需發(fā)文時(shí)，需遵循以下步驟：

①內(nèi)容審核：由文件起草人完成初稿后，提交至綜合辦公室，由專人審核內(nèi)容準(zhǔn)確性、完整性及格式規(guī)范性。

②審批流程：根據(jù)文件重要性，依次提交至部門主管、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要文件需提交至校長辦公會討論通過。

③編號蓋章：審批通過后，在《發(fā)文編號規(guī)則》中分配唯一編號，加蓋學(xué)校公章（電子章或?qū)嶓w章按需選擇）。

④分發(fā)與登記：將文件分發(fā)給相關(guān)單位，并在《文件發(fā)文登記表》中記錄分發(fā)單位、份數(shù)、日期等信息。

⑤備案歸檔：重要文件需復(fù)印一份留檔，電子版同步上傳至學(xué)校云存儲系統(tǒng)，并設(shè)置訪問權(quán)限。

(3)文件歸檔：每月月底整理當(dāng)月文件，按以下標(biāo)準(zhǔn)歸檔：

①分類：按文件類型（如通知、報(bào)告、合同等）或部門分類，建立一級目錄。

②編號：為每個(gè)文件分配內(nèi)部編號，便于檢索。

③存儲環(huán)境：紙質(zhì)文件存放在檔案柜中，確保防潮、防火、防盜。電子文件需定期備份，存儲在專用服務(wù)器上。

④保管期限：根據(jù)文件重要性設(shè)定保管期限，一般文件至少保存3年，重要文件永久保存。

2.電子文件管理

(1)文件上傳：上傳至指定云盤時(shí)，需遵循以下規(guī)范：

①建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，如按年份/月份/文件類型分層。

②文件命名需規(guī)范，格式為“部門_日期_文件名（如：教務(wù)處_20231101_教學(xué)計(jì)劃.docx）”。

③設(shè)置合理的共享權(quán)限，僅授權(quán)給相關(guān)員工訪問或編輯。

(2)版本控制：重要文件需嚴(yán)格管理版本，具體操作如下：

①每次修改后，需在文件名中標(biāo)注版本號（如：教學(xué)計(jì)劃_v1.0、教學(xué)計(jì)劃_v1.1）。

②舊版本文件需移動至“歷史版本”文件夾，不再使用。

③修訂記錄需單獨(dú)文檔記錄，包括修改時(shí)間、修改人、修改內(nèi)容摘要。

（二）會議組織流程

1.會議籌備

(1)確定議題：需召開會議時(shí)，首先明確以下事項(xiàng)：

①會議目的：解決什么問題？達(dá)成什么共識？

②參會人員：根據(jù)議題確定必要參會部門及人員名單。

③會議時(shí)間：避開重要工作時(shí)段，盡量提前安排。

④會議地點(diǎn)：根據(jù)參會人數(shù)選擇合適的會議室，并提前預(yù)訂。

(2)發(fā)送通知：會議通知需包含以下內(nèi)容，并通過多種渠道發(fā)送：

①通知要素：會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、會議議程、需準(zhǔn)備的材料。

②發(fā)送方式：通過郵件、內(nèi)部通訊軟件發(fā)送，重要會議可電話確認(rèn)。

③提醒機(jī)制：會議前1日發(fā)送提醒通知，會前3小時(shí)電話通知關(guān)鍵人員。

(3)準(zhǔn)備材料：根據(jù)會議議程，提前準(zhǔn)備好以下材料：

①議程表：清晰列出各環(huán)節(jié)時(shí)間分配及負(fù)責(zé)人。

②報(bào)告或數(shù)據(jù)：如需展示圖表或數(shù)據(jù)，提前制作并測試設(shè)備。

③文件包：將相關(guān)文件匯編成冊，方便參會人員查閱。

2.會議執(zhí)行

(1)記錄要點(diǎn)：指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，需重點(diǎn)關(guān)注以下內(nèi)容：

①主要發(fā)言：記錄關(guān)鍵人物的發(fā)言要點(diǎn)及決策。

②行動項(xiàng)：明確各項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)人及完成時(shí)限。

③后續(xù)安排：記錄是否需要召開續(xù)會或?qū)ｎ}會議。

(2)散會確認(rèn)：會議結(jié)束后，需完成以下工作：

①整理會議紀(jì)要：在2個(gè)工作日內(nèi)完成紀(jì)要初稿，包含會議概況、決議事項(xiàng)、待辦任務(wù)等。

②分發(fā)紀(jì)要：通過郵件或內(nèi)部平臺將紀(jì)要發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)部門。

③跟進(jìn)落實(shí)：綜合辦公室需在1周內(nèi)跟進(jìn)行動項(xiàng)的進(jìn)展情況，并通報(bào)結(jié)果。

（三）行政事務(wù)處理

1.日常接待

(1)訪客登記：在接待臺設(shè)置《訪客登記表》，記錄以下信息：

①來訪人姓名、單位、職務(wù)。

②來訪事由、聯(lián)系方式。

③陪同人員姓名及職務(wù)。

④到訪時(shí)間、離場時(shí)間。

(2)領(lǐng)導(dǎo)安排：接到領(lǐng)導(dǎo)指示時(shí)，需做到：

①立即記錄任務(wù)要求，明確截止時(shí)間。

②協(xié)調(diào)資源，確保任務(wù)按時(shí)完成。

③完成后向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)結(jié)果，并請求進(jìn)一步指示（如有必要）。

2.資源調(diào)配

(1)物資申領(lǐng)：各部門按以下流程申領(lǐng)物資：

①填寫《物資申領(lǐng)單》：注明物資名稱、數(shù)量、用途、申領(lǐng)部門及負(fù)責(zé)人。

②領(lǐng)導(dǎo)審批：申領(lǐng)單需經(jīng)部門主管簽字，重要物資需分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

③發(fā)放登記：綜合辦公室核對物資后，在《物資發(fā)放登記表》中記錄，并簽發(fā)領(lǐng)取人。

(2)場地使用：場地預(yù)訂需遵循以下規(guī)則：

①提前申請：至少提前3日提交《場地使用申請表》，注明使用時(shí)間、用途、參與人數(shù)。

②審批流程：申請表需經(jīng)部門主管、綜合辦公室、場地管理部門（如有）審批。

③使用確認(rèn)：審批通過后，聯(lián)系場地管理員布置場地，會前1日再次確認(rèn)。

三、注意事項(xiàng)

（一）工作時(shí)效性

1.限時(shí)處理：緊急事務(wù)需優(yōu)先處理，具體標(biāo)準(zhǔn)如下：

(1)緊急文件：需在1小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，4小時(shí)內(nèi)完成初步處理。

(2)緊急會議：需在2小時(shí)內(nèi)組織召開，會前1小時(shí)通知所有參會人員。

(3)突發(fā)事件：需立即上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，并在30分鐘內(nèi)啟動應(yīng)急預(yù)案。

2.閉環(huán)管理：每項(xiàng)任務(wù)完成后需確認(rèn)結(jié)果，具體操作如下：

(1)任務(wù)跟蹤：綜合辦公室需建立《任務(wù)跟蹤表》，記錄任務(wù)進(jìn)度及負(fù)責(zé)人。

(2)結(jié)果確認(rèn)：任務(wù)完成后，需收集相關(guān)