檔案移交接制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案移交接工作的規(guī)范、準(zhǔn)確、完整，維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及公司/組織與外部單位之間的檔案移交接工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案移交接過程中應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，不得篡改、偽造檔案信息。2.完整性原則：移交的檔案應(yīng)齊全完整，包括文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各種形式的檔案材料，不得遺漏重要內(nèi)容。3.準(zhǔn)確性原則：檔案的整理、編目、裝訂等應(yīng)符合規(guī)范要求，確保檔案信息準(zhǔn)確無誤，便于查閱和利用。4.及時(shí)性原則：檔案形成后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理和移交，避免積壓延誤，確保檔案的時(shí)效性。5.保密性原則：對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息的檔案，在移交接過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、檔案移交（一）移交主體1.部門內(nèi)部移交：各部門在工作過程中形成的檔案，由部門指定專人負(fù)責(zé)整理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交給本部門檔案管理人員。2.部門之間移交：因工作需要，一個(gè)部門將檔案移交給另一個(gè)部門時(shí)，移交部門應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息，并經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.公司/組織與外部單位移交：公司/組織與外部單位之間進(jìn)行檔案移交接時(shí)，應(yīng)按照雙方簽訂的協(xié)議或合同要求辦理相關(guān)手續(xù)。移交方應(yīng)提供檔案清單，并對檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)；接收方應(yīng)認(rèn)真核對檔案清單和檔案內(nèi)容，如有異議應(yīng)及時(shí)提出。（二）移交內(nèi)容1.文件檔案：包括公司/組織下發(fā)的各類文件、通知、報(bào)告、請示、批復(fù)等，以及部門之間往來的文件資料。2.業(yè)務(wù)檔案：涵蓋公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案，如合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、招投標(biāo)文件、客戶資料、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.人事檔案：員工的個(gè)人檔案，包括入職登記表、勞動(dòng)合同、工資表、考核記錄、培訓(xùn)檔案、獎(jiǎng)懲材料等。4.科技檔案：公司/組織在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動(dòng)中形成的檔案，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果報(bào)告、技術(shù)圖紙、工藝文件等。5.聲像檔案：以照片、錄音、錄像等形式記錄公司/組織重要活動(dòng)、事件、人物等的檔案資料。6.電子檔案：存儲在電子介質(zhì)上的各類檔案，如電子文檔、數(shù)據(jù)庫文件、電子郵件等。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照規(guī)定進(jìn)行備份和存儲。（三）移交時(shí)間1.定期移交：各部門應(yīng)按照公司/組織規(guī)定的時(shí)間定期將檔案移交給檔案管理部門。一般情況下，年度檔案應(yīng)在次年上半年完成移交。2.臨時(shí)移交：因特殊情況需要臨時(shí)移交檔案的，移交部門應(yīng)提前通知檔案管理部門，并說明移交原因和時(shí)間要求。（四）移交程序1.整理檔案：移交部門負(fù)責(zé)對擬移交的檔案進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號、編目，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.填寫清單：移交部門填寫《檔案移交清單》，一式兩份，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、起止日期、保管期限等信息。清單應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確，并由移交人簽字確認(rèn)。3.核對檔案：檔案管理部門收到移交清單后，應(yīng)及時(shí)與移交部門核對檔案內(nèi)容和數(shù)量，如有不符應(yīng)及時(shí)溝通解決。4.辦理交接手續(xù)：雙方核對無誤后，在《檔案移交清單》上簽字蓋章，各執(zhí)一份。同時(shí)，移交部門應(yīng)將檔案移交給檔案管理部門指定的接收人員，并辦理檔案實(shí)物的交接手續(xù)。三、檔案接收（一）接收主體檔案管理部門負(fù)責(zé)接收公司/組織內(nèi)部各部門及外部單位移交的檔案，并按照規(guī)定進(jìn)行整理、保管和利用。（二）接收內(nèi)容審核1.完整性審核：檔案管理部門應(yīng)檢查移交的檔案是否齊全完整，是否符合檔案整理規(guī)范要求。對于不完整的檔案，應(yīng)要求移交部門補(bǔ)充完善后再進(jìn)行接收。－檢查檔案的種類是否齊全，是否涵蓋了應(yīng)移交的各類檔案。－核對每份檔案的內(nèi)容是否完整，有無缺頁、漏項(xiàng)等情況。－審查檔案的整理質(zhì)量，包括分類是否合理、編號是否連續(xù)、編目是否準(zhǔn)確等。2.真實(shí)性審核：對檔案內(nèi)容的真實(shí)性進(jìn)行審核，查看檔案是否為原始材料，有無篡改、偽造跡象。對于存在疑問的檔案，應(yīng)與移交部門核實(shí)情況，必要時(shí)可進(jìn)行調(diào)查取證。－檢查文件的簽署、印章是否真實(shí)有效，是否符合公司/組織的審批流程。－核實(shí)業(yè)務(wù)檔案中的數(shù)據(jù)、信息是否與實(shí)際情況相符，有無虛假記錄。－審查人事檔案中的各項(xiàng)材料是否真實(shí)可靠，有無不實(shí)申報(bào)或違規(guī)添加的內(nèi)容。3.準(zhǔn)確性審核：審核檔案信息的準(zhǔn)確性，確保檔案中的數(shù)據(jù)、文字、圖表等準(zhǔn)確無誤。對發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤或不準(zhǔn)確信息，應(yīng)及時(shí)反饋給移交部門進(jìn)行更正。－核對檔案中的日期、數(shù)字、名稱等關(guān)鍵信息是否準(zhǔn)確一致。－檢查文件中的表述是否清晰、邏輯是否嚴(yán)謹(jǐn)，有無歧義或矛盾之處。－審查電子檔案的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，確保與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，無數(shù)據(jù)丟失或錯(cuò)誤。（三）接收登記檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，建立《檔案接收登記簿》，記錄檔案的移交部門、移交時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。登記應(yīng)準(zhǔn)確無誤，并由接收人員簽字確認(rèn)。（四）接收后的處理1.整理上架：檔案管理部門按照檔案分類方案對接收的檔案進(jìn)行重新整理，確保檔案排列有序，并及時(shí)上架存放。2.數(shù)字化處理：對于重要的檔案或利用率較高的檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，方便查閱和利用。數(shù)字化處理過程應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致、質(zhì)量可靠。3.備份存儲：對電子檔案進(jìn)行定期備份，采用多種存儲介質(zhì)和存儲方式，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。四、檔案交接過程中的責(zé)任劃分（一）移交方責(zé)任1.確保移交檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，對檔案內(nèi)容的真實(shí)性負(fù)責(zé)。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求整理、移交檔案，不得拖延或拒絕移交。3.在檔案移交接過程中，如實(shí)提供檔案相關(guān)信息，協(xié)助接收方進(jìn)行核對和審查。4.對移交檔案的保密性負(fù)責(zé)，不得泄露檔案中的敏感信息。（二）接收方責(zé)任1.認(rèn)真核對移交檔案的內(nèi)容和數(shù)量，對接收檔案的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.及時(shí)辦理檔案接收手續(xù)，妥善保管接收的檔案，確保檔案的安全。3.在接收檔案后，按照規(guī)定進(jìn)行整理、編目、存儲等工作，保證檔案的可利用性。4.對接收檔案中的保密信息嚴(yán)格保密，不得擅自對外披露。（三）雙方共同責(zé)任1.在檔案移交接過程中，雙方應(yīng)密切配合，及時(shí)溝通解決出現(xiàn)的問題。因一方原因?qū)е聶n案移交接工作延誤或出現(xiàn)差錯(cuò)的，責(zé)任方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.對于涉及重要檔案或有特殊要求的移交接工作，雙方應(yīng)制定詳細(xì)的工作方案，明確各自職責(zé)和工作流程，確保移交接工作順利進(jìn)行。五、檔案移交接的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門代表組成，負(fù)責(zé)對檔案移交接工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查檔案移交接制度的執(zhí)行情況，包括移交程序是否規(guī)范、交接手續(xù)是否齊全、檔案整理是否符合要求等。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對違反檔案移交接制度的行為，應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等外部單位的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)檔案資料和工作情況匯報(bào)。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見，及時(shí)改進(jìn)檔案移交接工作中存在的問題，不斷完善檔案管理制度和工作流程。六、檔案移交接的信息化管理（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)1.公司/組織應(yīng)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案移交接工作的信息化管理。通過信息系統(tǒng)，記錄檔案的移交、接收、存儲、利用等全過程信息，提高工作效率和管理水平。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成等功能，方便檔案管理人員進(jìn)行日常工作操作。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理模塊，確保不同人員對檔案信息的訪問和操作權(quán)限符合規(guī)定要求。（二）電子檔案移交接1.在電子檔案移交接過程中，應(yīng)采用安全可靠的傳輸方式，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和保密性。移交方和接收方應(yīng)通過檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行電子檔案的在線移交和接收，記錄移交過程中的操作日志。2.電子檔案移交時(shí)，應(yīng)附帶電子檔案的元數(shù)據(jù)信息，包括文件格式、大小、創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間、作者等，以便接收方進(jìn)行準(zhǔn)確識別和管理。接收方在接收電子檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行校驗(yàn)和存儲，確保電子檔案能夠正常讀取和使用。七、檔案移交接的培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織檔案移交接相關(guān)知識培訓(xùn)，提高公司/組織員工對檔案管理工作的認(rèn)識和業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案整理規(guī)范、移交接程序、檔案安全保密等方面的知識和技能。2.針對不同崗位的員工，開展有針對性培訓(xùn)。例如，對檔案管理人員重點(diǎn)培訓(xùn)檔案整理、編目、數(shù)字化處理等專業(yè)技能；對各部門檔案移交人員培訓(xùn)檔案移交的要求和流程，確保其能夠準(zhǔn)確、規(guī)范地完成檔案移交工作。（二）宣傳1.通過內(nèi)部刊物、宣傳欄、公司/組織網(wǎng)站等渠道，宣傳檔案移交接制度的重要性和相關(guān)規(guī)定，提高員工對檔案管理工作的重視程度。