查閱檔案保密制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失，特制定本查閱檔案保密制度。本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工，以及因工作需要查閱公司檔案的外部人員。（二）適用范圍本制度適用于公司所有檔案的查閱管理，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等各類載體形式的檔案資料。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標準，確保檔案查閱工作合法合規(guī)進行。2.保密原則：對檔案內(nèi)容嚴格保密，防止信息泄露，維護公司的商業(yè)秘密和其他敏感信息安全。3.審批原則：所有檔案查閱必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保查閱行為符合規(guī)定且必要。4.登記原則：對每一次檔案查閱進行詳細登記，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息，以便追溯和管理。二、檔案查閱申請與審批（一）內(nèi)部人員查閱申請與審批1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱檔案名稱及范圍、預計查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人審核簽字，確認查閱目的合理且必要后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行初步審查，對于涉及重要機密或敏感信息的檔案查閱申請，需報公司分管領(lǐng)導審批。4.經(jīng)審批通過的申請，檔案管理部門為查閱人開具《檔案查閱授權(quán)書》，明確查閱范圍、查閱期限等具體要求。（二）外部人員查閱申請與審批1.因業(yè)務合作、審計、法律事務等原因，外部機構(gòu)或人員需要查閱公司檔案時，需由公司相關(guān)業(yè)務部門提出申請，并填寫《外部人員檔案查閱申請表》。2.申請表應詳細說明外部查閱人員的身份、查閱目的、查閱檔案名稱及范圍、預計查閱時間等信息，并附上外部查閱人員的身份證明文件及相關(guān)授權(quán)文件（如合作協(xié)議、審計通知書、法律文書等）。3.業(yè)務部門負責人審核簽字后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門進行嚴格審查，并報公司分管領(lǐng)導審批。如涉及重大事項或敏感信息，還需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。4.審批通過后，檔案管理部門與外部查閱人員簽訂《檔案查閱保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利義務及保密責任。同時，為外部查閱人員開具《檔案查閱授權(quán)書》，并安排專人陪同查閱。三、檔案查閱流程（一）查閱準備1.查閱人憑《檔案查閱授權(quán)書》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)授權(quán)書內(nèi)容，準備好相應的檔案資料，并引導查閱人到指定的查閱場所。2.查閱場所應具備必要的安全保密條件，如獨立的房間、監(jiān)控設(shè)備等，以確保檔案查閱過程的安全與保密。（二）查閱過程管理1.查閱人只能在授權(quán)范圍內(nèi)查閱檔案資料，不得擅自摘抄、復制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需摘抄或復制部分檔案內(nèi)容，應提前向檔案管理部門提出申請，并經(jīng)審批同意。2.檔案管理人員應全程陪同查閱人，對查閱過程進行監(jiān)督，確保查閱人遵守查閱規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)查閱人有違規(guī)行為，應立即制止，并收回已查閱的檔案資料。3.查閱人在查閱過程中應保持安靜，不得對檔案資料進行涂改、標記或損壞。查閱完畢后，應及時將檔案資料歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）查閱期限與歸還1.查閱人應在《檔案查閱授權(quán)書》規(guī)定的查閱期限內(nèi)完成查閱工作。如需延長查閱期限，應提前向檔案管理部門提出申請，并經(jīng)審批同意。2.查閱期限屆滿后，查閱人應及時將檔案資料歸還檔案管理部門。檔案管理人員應對歸還的檔案資料進行認真核對，確保檔案資料完整無損。四、檔案保密措施（一）物理安全措施1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設(shè)施，確保檔案資料的存儲安全。2.檔案庫房應安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，限制無關(guān)人員進入。檔案管理人員應定期檢查安全設(shè)施的運行情況，確保其正常工作。（二）電子檔案安全措施1.電子檔案應存儲在安全的服務器或存儲設(shè)備上，并進行加密處理。設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應級別的電子檔案。2.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在異地，以防止因自然災害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.加強對電子檔案系統(tǒng)的安全防護，安裝防火墻、殺毒軟件等安全軟件，及時更新系統(tǒng)補丁，防止黑客攻擊和病毒感染。（三）人員管理措施1.加強對檔案管理人員的保密教育和培訓，提高其保密意識和業(yè)務水平。檔案管理人員應簽訂保密協(xié)議，明確其保密責任。2.對涉及檔案查閱的工作人員進行定期的保密檢查和考核，對違反保密制度的人員進行嚴肅處理。3.在檔案查閱場所設(shè)置明顯的保密標識，提醒查閱人遵守保密規(guī)定。同時，對查閱場所的環(huán)境進行定期清理和檢查，確保無遺留的檔案信息。五、檔案查閱監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對檔案查閱工作進行審計監(jiān)督，檢查檔案查閱申請、審批、查閱過程及保密措施等是否符合規(guī)定。2.檔案管理部門應定期對檔案查閱情況進行統(tǒng)計分析，總結(jié)存在的問題，并及時采取措施加以改進。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、行業(yè)監(jiān)管機構(gòu)等外部部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)檔案查閱資料和信息。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見，及時整改存在的問題，完善檔案查閱保密制度和管理流程。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)查閱檔案資料。2.超出授權(quán)范圍查閱、摘抄、復制、傳播檔案內(nèi)容。3.擅自涂改、標記、損壞檔案資料。4.未按規(guī)定期限歸還檔案資料。5.違反檔案查閱場所的安全保密規(guī)定。6.向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。（二）處理措施1.對于內(nèi)部員工違反檔案查閱保密制度的行為，視情節(jié)輕重給予警告、記過、記大過、降職、撤職等處分，并責令其采取措施消除影響。如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，應依法追究其賠償責任。2.對于外部查閱人員違反檔案查閱保密協(xié)議的行為，公司有權(quán)終止合作關(guān)系，并依法追究其法律責任。如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失或聲譽損害的，應要求其承擔相應的賠償責任。3.構(gòu)成犯罪的，依法移送司