人事檔案轉(zhuǎn)出制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織人事檔案轉(zhuǎn)出工作，確保人事檔案的安全、完整和有效利用，維護(hù)員工的合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有員工人事檔案的轉(zhuǎn)出管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)人事檔案管理的法律法規(guī)和政策規(guī)定，確保檔案轉(zhuǎn)出工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映員工的工作經(jīng)歷、業(yè)績、獎懲等情況。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案轉(zhuǎn)出過程中的安全保密措施，防止檔案信息泄露。4.及時高效原則：在規(guī)定時間內(nèi)完成檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)，提高工作效率，滿足員工合理需求。二、檔案轉(zhuǎn)出條件（一）正常離職員工因個人原因與公司/組織解除勞動合同，且工作交接完畢，無遺留問題的，可以申請人事檔案轉(zhuǎn)出。（二）組織調(diào)動員工因工作需要，由公司/組織內(nèi)部調(diào)動到其他單位或部門，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后，可以辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。（三）退休員工達(dá)到國家法定退休年齡，辦理退休手續(xù)后，人事檔案應(yīng)轉(zhuǎn)出至相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)。（四）其他特殊情況如員工死亡、出國定居等，按照國家有關(guān)規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。三、檔案轉(zhuǎn)出流程（一）申請1.員工填寫《人事檔案轉(zhuǎn)出申請表》，詳細(xì)說明檔案轉(zhuǎn)出原因、接收單位名稱及地址等信息，并簽字確認(rèn)。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)核實(shí)員工工作交接情況及相關(guān)手續(xù)是否齊全，簽署審核意見。（二）審批1.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至人力資源部門。人力資源部門對申請材料進(jìn)行全面審查，并核實(shí)檔案內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確。2.人力資源部門負(fù)責(zé)人根據(jù)審查情況簽署審批意見。對于符合轉(zhuǎn)出條件的申請，予以批準(zhǔn)；對于不符合條件的申請，應(yīng)說明理由并退回申請材料。（三）檔案整理1.檔案管理人員根據(jù)審批通過的申請，對員工人事檔案進(jìn)行整理。檢查檔案材料是否齊全、完整，如有缺失或損壞，應(yīng)及時補(bǔ)充或修復(fù)。2.將檔案材料按照一定順序進(jìn)行排列，確保檔案內(nèi)容的連貫性和邏輯性。（四）密封與標(biāo)識1.整理好的檔案用專用檔案袋進(jìn)行密封，并在封口處加蓋公司/組織公章。2.在檔案袋表面注明員工姓名、身份證號碼、檔案內(nèi)容清單等信息。（五）轉(zhuǎn)出登記1.檔案管理人員建立《人事檔案轉(zhuǎn)出登記簿》，詳細(xì)記錄檔案轉(zhuǎn)出的日期、員工姓名、接收單位名稱、檔案編號、轉(zhuǎn)出原因等信息。2.將檔案轉(zhuǎn)出情況及時錄入公司/組織的人事管理信息系統(tǒng)，以便查詢和統(tǒng)計。（六）交接1.檔案管理人員與員工或其委托人進(jìn)行檔案交接，雙方在《人事檔案交接清單》上簽字確認(rèn)。交接清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、密封情況等詳細(xì)信息。2.如員工委托他人辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)，受托人應(yīng)提供有效的授權(quán)委托書及本人身份證明。（七）送達(dá)1.根據(jù)員工或其委托人的要求，通過專人送達(dá)、機(jī)要通信、郵政特快專遞（EMS）等方式將檔案送達(dá)接收單位。2.選擇郵政特快專遞（EMS）送達(dá)的，應(yīng)留存快遞單號，并及時跟蹤檔案送達(dá)情況。如檔案在送達(dá)過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時與接收單位和快遞公司溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)措施解決。四、檔案轉(zhuǎn)出所需材料（一）《人事檔案轉(zhuǎn)出申請表》員工本人填寫，詳細(xì)說明檔案轉(zhuǎn)出原因、接收單位名稱及地址等信息，并簽字確認(rèn)。（二）有效身份證明員工本人身份證原件及復(fù)印件，或受托人身份證原件及復(fù)印件（如委托他人辦理）。（三）離職證明或調(diào)動通知1.正常離職員工需提供公司/組織出具的離職證明。2.組織調(diào)動員工需提供相關(guān)部門出具的調(diào)動通知。（四）其他相關(guān)材料根據(jù)檔案轉(zhuǎn)出原因和接收單位要求，可能需要提供的其他材料，如退休審批表、出國定居證明等。五、檔案轉(zhuǎn)出的注意事項(xiàng)（一）信息保密1.檔案管理人員在檔案轉(zhuǎn)出過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容及相關(guān)信息。2.對于涉及員工個人隱私的信息，應(yīng)采取必要的保密措施，確保信息安全。（二）檔案完整性1.確保轉(zhuǎn)出的檔案材料齊全、完整，能夠真實(shí)反映員工的工作經(jīng)歷和業(yè)績等情況。2.對于重要檔案材料，應(yīng)進(jìn)行備份留存，以備后續(xù)查詢和使用。（三）轉(zhuǎn)出時間1.一般情況下，檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)應(yīng)在員工提出申請后的[X]個工作日內(nèi)辦理完畢。如遇特殊情況，應(yīng)及時向員工說明原因，并告知預(yù)計辦理時間。2.對于緊急情況需要快速轉(zhuǎn)出檔案的，應(yīng)開辟綠色通道，優(yōu)先辦理。（四）接收單位確認(rèn)1.在檔案轉(zhuǎn)出前，應(yīng)與接收單位進(jìn)行溝通確認(rèn)，確保接收單位具備接收檔案的條件和能力，并了解接收單位對檔案的具體要求。2.接收單位對檔案提出異議或要求補(bǔ)充材料的，應(yīng)及時與員工溝通協(xié)調(diào)，按照要求進(jìn)行處理。（五）費(fèi)用承擔(dān)1.因員工個人原因?qū)е聶n案轉(zhuǎn)出的，如正常離職、出國定居等，檔案轉(zhuǎn)出費(fèi)用由員工本人承擔(dān)。2.因公司/組織原因?qū)е聶n案轉(zhuǎn)出的，如組織調(diào)動、退休等，檔案轉(zhuǎn)出費(fèi)用由公司/組織承擔(dān)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門定期對人事檔案轉(zhuǎn)出工作進(jìn)行自查，檢查檔案轉(zhuǎn)出流程是否規(guī)范、手續(xù)是否齊全、檔案內(nèi)容是否完整等。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改，確保檔案轉(zhuǎn)出工作質(zhì)量。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案管理部門等相關(guān)單位的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關(guān)檔案轉(zhuǎn)出工作的資料和情況。2.對于監(jiān)督檢查中提出的意見和建議，認(rèn)真研究并及時落實(shí)整改措施。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任1.對于違反本制度規(guī)定，在檔案轉(zhuǎn)出過程中存在違規(guī)操作、泄露檔案信息、丟失檔案等行為的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.給公司/組織或員工造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。（二）法律責(zé)任1.如因檔案轉(zhuǎn)出工作違反法律法規(guī)，導(dǎo)致公司/組織面臨法律風(fēng)險或受到行政處罰的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。2.構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)