海關(guān)認(rèn)證檔案制度一、總則（一）目的為規(guī)范海關(guān)認(rèn)證檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為海關(guān)認(rèn)證工作提供有力支持，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織涉及海關(guān)認(rèn)證的各類檔案管理工作，包括但不限于海關(guān)認(rèn)證申請、審核、后續(xù)監(jiān)管等過程中形成的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、海關(guān)規(guī)章以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司/組織的實際情況和海關(guān)認(rèn)證工作的全過程，保證信息的準(zhǔn)確性。3.完整規(guī)范原則：全面收集、整理海關(guān)認(rèn)證相關(guān)檔案，做到檔案資料齊全、分類科學(xué)、編目規(guī)范。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護公司/組織的商業(yè)秘密和海關(guān)認(rèn)證工作的嚴(yán)肅性。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善海關(guān)認(rèn)證檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好海關(guān)認(rèn)證檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)海關(guān)認(rèn)證檔案的集中保管，建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備。4.對海關(guān)認(rèn)證檔案進行分類、編目、數(shù)字化處理等，提高檔案管理的信息化水平。5.按照規(guī)定的期限和程序，做好海關(guān)認(rèn)證檔案的鑒定、銷毀工作。6.為公司/組織內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供海關(guān)認(rèn)證檔案的查閱、借閱服務(wù)。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在海關(guān)認(rèn)證工作中形成的各類文件、資料、記錄的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好海關(guān)認(rèn)證檔案的整理、歸檔工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和信息。3.按照檔案管理部門的要求，規(guī)范填寫檔案目錄、索引等相關(guān)信息，確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。4.在海關(guān)認(rèn)證工作中，嚴(yán)格按照檔案管理制度的規(guī)定，妥善保管涉及海關(guān)認(rèn)證的各類文件、資料，不得擅自銷毀或丟失。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉海關(guān)認(rèn)證檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。2.負(fù)責(zé)海關(guān)認(rèn)證檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，做好檔案的安全保管工作，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.按照規(guī)定的程序和要求，為公司/組織內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。5.定期對海關(guān)認(rèn)證檔案進行清查、盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.海關(guān)認(rèn)證申請書及相關(guān)附件，包括公司/組織基本情況介紹、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、進出口業(yè)務(wù)情況說明等。2.海關(guān)認(rèn)證過程中提交的各類證明材料，如財務(wù)審計報告、報關(guān)單、貨運提單及相關(guān)物流憑證、生產(chǎn)經(jīng)營場所證明、人員資質(zhì)證明等。3.海關(guān)對公司/組織進行實地核查的記錄，包括核查通知、核查報告、整改記錄等。4.與海關(guān)溝通交流的文件，如函件、會議紀(jì)要、電子郵件等。5.海關(guān)認(rèn)證后續(xù)監(jiān)管過程中形成的文件，如復(fù)查記錄、整改情況報告等。6.其他與海關(guān)認(rèn)證工作相關(guān)的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在海關(guān)認(rèn)證工作開展過程中，及時收集本部門產(chǎn)生的相關(guān)文件、資料，并按照檔案管理的要求進行初步整理。2.對于涉及多個部門的海關(guān)認(rèn)證文件，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭收集，相關(guān)部門予以配合。3.收集的文件、資料應(yīng)確保內(nèi)容完整、真實有效，簽字蓋章齊全，字跡清晰可辨。（三）整理方法1.分類：根據(jù)海關(guān)認(rèn)證檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為企業(yè)基本信息類、認(rèn)證申請類、實地核查類、后續(xù)監(jiān)管類、其他類等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況進行細分，如企業(yè)基本信息類可分為企業(yè)概況、資質(zhì)證書、人員信息等子類別。2.編號：為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，可采用年份+流水號的方式進行編制，如2023001表示2023年的第一份海關(guān)認(rèn)證檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、頁數(shù)等信息。檔案題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，日期填寫文件形成的具體年月日，保管期限根據(jù)檔案的重要性和相關(guān)規(guī)定確定，密級按照國家保密規(guī)定標(biāo)注。4.裝訂：對紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容相對獨立的檔案進行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字，便于查閱和保管。對于紙張規(guī)格不一致或不宜裝訂的檔案，可采用活頁夾、檔案盒等方式進行保管，并在封面或盒脊上注明相關(guān)信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各業(yè)務(wù)部門在完成海關(guān)認(rèn)證相關(guān)文件、資料的整理后，填寫檔案移交清單，將檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與移交部門溝通，要求其補充或更正。3.核對無誤后，檔案管理部門將檔案按照分類編號順序進行排列，裝入檔案盒或上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，完成歸檔工作。（二）保管期限1.海關(guān)認(rèn)證檔案的保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案主要包括涉及公司/組織重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、關(guān)鍵業(yè)務(wù)等方面的文件，如海關(guān)認(rèn)證通過后的相關(guān)證明文件、對公司/組織有重大影響的海關(guān)核查報告等。長期保管的檔案一般為10年以上，包括海關(guān)認(rèn)證申請過程中的主要文件、實地核查記錄等。短期保管的檔案為110年，如一般性的溝通函件、日常業(yè)務(wù)記錄等。2.保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)、海關(guān)規(guī)章以及公司/組織內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。對于保管期限屆滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。（三）保管要求1.庫房環(huán)境：檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.安全防護：配備必要的安全防護設(shè)施，如防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等設(shè)備。檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境的安全。3.存儲方式：檔案應(yīng)分類存放于檔案架或檔案柜中，標(biāo)識清晰，便于查找。對于電子檔案，應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.專人管理：檔案庫房實行專人管理，管理人員應(yīng)定期對檔案進行巡查，檢查檔案的保管狀況，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱海關(guān)認(rèn)證檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請表進行審核，符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。4.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)印。復(fù)印后的檔案資料應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門的印章。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織外部單位因特殊原因需要借閱海關(guān)認(rèn)證檔案的，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請，說明借閱目的、借閱期限、歸還方式等內(nèi)容，并提供相關(guān)證明材料。2.檔案管理部門對外部單位的借閱申請進行審核，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)后，與借閱單位簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱單位應(yīng)按照協(xié)議約定的期限歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案歸還時，檔案管理部門應(yīng)對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱單位的責(zé)任。4.借閱人員不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或用于其他非借閱目的的活動。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對保管期限屆滿的海關(guān)認(rèn)證檔案進行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成鑒定小組進行。2.鑒定小組根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。鑒定意見應(yīng)明確檔案是否仍需保存，如需保存，應(yīng)確定繼續(xù)保存的期限；如無需保存，應(yīng)提出銷毀建議。3.鑒定小組對鑒定意見進行集體討論，形成鑒定報告。鑒定報告應(yīng)包括鑒定工作的基本情況、鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)果等內(nèi)容，并由鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的數(shù)據(jù)，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定的地點進行，采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立海關(guān)認(rèn)證檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和信息化水平，方便檔案的查閱、檢索、統(tǒng)計分析等工作。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入：能夠?qū)崿F(xiàn)海關(guān)認(rèn)證檔案的在線錄入，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、內(nèi)容摘要等信息，并支持上傳電子文檔。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相關(guān)檔案信息，保證檔案信息的安全性。4.統(tǒng)計分析：能夠?qū)ｊP(guān)認(rèn)證檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，生成各類報表，為公司/組織的決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復(fù)：定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止數(shù)據(jù)被非法獲取、篡改或泄露。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行安