拘留所檔案制度一、總則（一）目的為加強拘留所檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在拘留所工作中的作用，依據相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本拘留所檔案的收集、整理、保管、利用等各項工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應如實反映拘留所工作的實際情況，確保檔案內容真實可靠。2.完整性原則：全面收集拘留所工作中形成的各類文件材料，保證檔案的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標準和方法，對檔案進行科學整理，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：建立健全檔案檢索體系，便于檔案的查詢和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責拘留所檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）檔案管理人員職責1.收集與整理：負責收集、整理拘留所工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.分類與編目：按照規(guī)定的分類標準和方法，對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索體系。3.保管與保護：妥善保管檔案，采取必要的安全防護措施，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.利用與服務：為拘留所工作提供檔案查閱、借閱等服務，積極開發(fā)檔案信息資源。5.監(jiān)督與指導：對各部門的檔案工作進行監(jiān)督和指導，確保檔案工作規(guī)范有序開展。三、檔案的收集（一）收集范圍1.法律文書類：拘留決定書、執(zhí)行回執(zhí)、解除拘留證明書等。2.管理記錄類：被拘留人員基本情況登記表、入所登記表、出所登記表、健康檢查記錄、談話教育記錄、會見記錄、通信記錄等。3.安全管理類：安全檢查記錄、突發(fā)事件處置記錄、設施設備維護記錄等。4.教育改造類：教育計劃、教案、學習記錄、考核成績等。5.生活衛(wèi)生類：飲食安排記錄、醫(yī)療記錄、衛(wèi)生消毒記錄等。6.其他類：與拘留所工作相關的其他文件材料，如上級文件指示、工作總結、統(tǒng)計報表等。（二）收集要求1.及時收集：各部門應在文件材料形成后及時移交檔案管理部門，確保檔案的時效性。2.完整準確：收集的文件材料應齊全完整，內容準確無誤，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.規(guī)范整理：移交的文件材料應按照一定的格式和要求進行初步整理，便于檔案管理部門進一步加工。四、檔案的整理（一）分類標準1.年度分類法：按照文件材料形成的年度進行分類。2.機構分類法：結合拘留所內部機構設置，按照不同部門形成的文件材料進行分類。3.問題分類法：根據文件材料反映問題的性質，分為法律文書、管理記錄、安全管理、教育改造、生活衛(wèi)生等類別。（二）整理步驟及方法1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整、裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂。2.編頁號：在每份文件材料的有文字頁面正面的右上角、背面的左上角編寫頁號。凡有圖文的頁面均應編號，空白頁不編號。3.編目：填寫卷內文件目錄，包括順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。4.裝訂備考表：備考表置于卷末，填寫本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間等內容。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面填寫全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號等項目。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案庫房：應選擇干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的專用庫房存放檔案。2.溫濕度控制：庫房溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。3.安全防護設施：配備必要的消防器材、防盜報警裝置、溫濕度調節(jié)設備等安全防護設施。（二）保管期限1.永久保管：對拘留所工作中具有長遠查考利用價值的檔案，如重要的法律文書、重大事件記錄等，實行永久保管。2.定期保管：對在一定時期內具有查考利用價值的檔案，根據其重要程度和保存價值，分別確定30年、10年的保管期限。（三）檔案的存放與排列1.存放方式：檔案應按照年度、保管期限、機構（問題）順序依次上架存放，便于查找和管理。2.排列方法：同一保管期限的檔案，按照機構（問題）分類順序排列；同一機構（問題）的檔案，按照文件材料的形成時間先后順序排列。（四）檔案的清點與檢查1.定期清點：檔案管理人員應定期對檔案進行清點，核對檔案數量、保管狀況等，確保檔案的完整和安全。2.不定期檢查：遇有特殊情況，如火災、水災、搬遷等，應及時對檔案進行全面檢查，發(fā)現問題及時采取措施進行處理。六、檔案的利用（一）利用方式1.查閱：拘留所工作人員因工作需要，可到檔案管理部門查閱檔案。查閱檔案應填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內容等。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，須經檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失。3.復制：根據利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復印件。復制檔案應經檔案管理部門負責人批準，并登記復制內容、數量、用途等。（二）利用審批1.內部利用審批：拘留所內部工作人員查閱、借閱檔案，由所在部門負責人審批。2.外部利用審批：因司法機關、行政機關等外部單位需要查閱、借閱檔案的，須經拘留所主管領導批準，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）利用登記與統(tǒng)計1.利用登記：對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記，記錄利用時間、利用人、利用內容等信息。2.利用統(tǒng)計：定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用規(guī)律和需求，為檔案管理工作提供參考依據。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查：對檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的內容、來源、時間、保管狀況等因素。2.價值評估：根據檔案的重要性、完整性、真實性等方面，評估其保存價值。3.準確判定：準確判定檔案的保管期限和是否需要銷毀，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務骨干及相關領導組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定：鑒定人員直接對檔案進行逐件審查，確定其保存價值。2.綜合分析：結合檔案的形成背景、歷史作用、現實需求等因素，綜合分析檔案的價值。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊：經鑒定需要銷毀的檔案，由檔案管理部門編制銷毀清冊，注明檔案的題名、文號、日期、保管期限等信息。2.審批：銷毀清冊報拘留所主管領導審批。3.銷毀實施：由檔案管理部門會同相關部門指定專人負責銷毀檔案，銷毀過程應進行現場監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認。4.監(jiān)銷記錄：對檔案銷毀情況進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人等信息，并存檔備查。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立檔案數據庫：將拘留所檔案信息錄入計算機系統(tǒng)，建立檔案數據庫，實現檔案信息的數字化存儲和管理。2.提高利用效率：通過信息化手段，提高檔案檢索、查閱、借閱等利用效率，為拘留所工作提供便捷的信息服務。3.加強安全管理：利用信息技術手段，加強檔案信息的安全防護，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化管理措施1.檔案數字化：對紙質檔案進行掃描、圖像處理等數字化加工，確保數字化檔案與紙質檔案內容一致。2.系統(tǒng)建設：選用合適的檔案管理軟件，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務流程的信息化管理。