檔案部門統(tǒng)計(jì)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案部門統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，為公司各項(xiàng)決策提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理活動(dòng)中涉及的統(tǒng)計(jì)工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)必須如實(shí)反映檔案管理的實(shí)際情況，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。2.準(zhǔn)確性原則：統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保數(shù)據(jù)的質(zhì)量和可靠性。3.及時(shí)性原則：按照規(guī)定的時(shí)間及時(shí)報(bào)送統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，不得延誤。4.完整性原則：涵蓋檔案管理的各個(gè)方面，保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的全面性。二、統(tǒng)計(jì)機(jī)構(gòu)與人員（一）統(tǒng)計(jì)機(jī)構(gòu)設(shè)置公司設(shè)立檔案部門統(tǒng)計(jì)工作小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司檔案統(tǒng)計(jì)工作。統(tǒng)計(jì)工作小組由檔案部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各檔案管理人員為成員。（二）人員職責(zé)1.組長職責(zé)全面負(fù)責(zé)檔案部門統(tǒng)計(jì)工作的組織、領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)。審核統(tǒng)計(jì)報(bào)表，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)統(tǒng)計(jì)工作情況，為公司決策提供依據(jù)。2.成員職責(zé)負(fù)責(zé)收集、整理、匯總本崗位相關(guān)的檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。按照規(guī)定的格式和要求填寫統(tǒng)計(jì)報(bào)表，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。及時(shí)將統(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)送至統(tǒng)計(jì)工作小組組長。三、統(tǒng)計(jì)內(nèi)容與范圍（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)1.各類檔案的數(shù)量：包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.檔案年度新增數(shù)量：統(tǒng)計(jì)每年新形成的各類檔案數(shù)量。3.檔案累計(jì)數(shù)量：匯總公司成立以來各類檔案的累計(jì)總數(shù)。（二）檔案利用情況統(tǒng)計(jì)1.檔案查閱次數(shù)：記錄各部門及員工查閱檔案的次數(shù)。2.檔案借閱數(shù)量：統(tǒng)計(jì)借出檔案的數(shù)量及歸還情況。3.檔案利用效果反饋：收集利用檔案后對工作產(chǎn)生積極影響的反饋信息。（三）檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)1.檔案庫房面積：統(tǒng)計(jì)檔案庫房的實(shí)際使用面積。2.檔案存儲(chǔ)設(shè)備情況：包括檔案柜、貨架、光盤存儲(chǔ)設(shè)備等的數(shù)量、規(guī)格及使用狀況。3.檔案保管環(huán)境指標(biāo)：如溫度、濕度、防蟲、防火、防盜等設(shè)施的運(yùn)行情況及相關(guān)數(shù)據(jù)記錄。（四）檔案整理與數(shù)字化情況統(tǒng)計(jì)1.檔案整理進(jìn)度：按年度統(tǒng)計(jì)已整理和待整理的檔案數(shù)量及比例。2.檔案數(shù)字化數(shù)量：記錄已完成數(shù)字化處理的檔案數(shù)量及占比。3.數(shù)字化質(zhì)量評估：對數(shù)字化檔案的圖像清晰度、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等質(zhì)量指標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。四、統(tǒng)計(jì)方法與流程（一）統(tǒng)計(jì)方法1.定期統(tǒng)計(jì)：每月、每季度、每年定期對檔案管理相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)：對于重要檔案事件或特殊情況，及時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)記錄。3.抽樣統(tǒng)計(jì)：在檔案數(shù)量較大時(shí)，可采用抽樣統(tǒng)計(jì)的方法，確保統(tǒng)計(jì)結(jié)果具有代表性。（二）統(tǒng)計(jì)流程1.數(shù)據(jù)收集各崗位檔案管理人員按照規(guī)定的時(shí)間和要求，收集本崗位相關(guān)的檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。收集的數(shù)據(jù)來源包括檔案管理系統(tǒng)記錄、檔案借閱登記冊、檔案利用效果反饋表等。2.數(shù)據(jù)整理對收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、匯總和審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。對數(shù)據(jù)中的錯(cuò)誤或疑問進(jìn)行核實(shí)和修正，必要時(shí)與相關(guān)人員溝通確認(rèn)。3.報(bào)表填寫根據(jù)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容和要求，按照規(guī)定的格式填寫統(tǒng)計(jì)報(bào)表。報(bào)表內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，不得隨意涂改。4.報(bào)表審核統(tǒng)計(jì)工作小組組長對統(tǒng)計(jì)報(bào)表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、邏輯性和完整性。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)反饋給報(bào)表填寫人員進(jìn)行修改。5.報(bào)表報(bào)送審核通過的統(tǒng)計(jì)報(bào)表由統(tǒng)計(jì)工作小組組長簽字后，按照規(guī)定的時(shí)間和渠道報(bào)送至公司相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)，將統(tǒng)計(jì)報(bào)表進(jìn)行存檔，以備查閱。五、統(tǒng)計(jì)報(bào)表管理（一）報(bào)表種類1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表：反映各類檔案的數(shù)量及變化情況。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表：統(tǒng)計(jì)檔案查閱、借閱及利用效果等信息。3.檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)表：記錄檔案庫房及保管設(shè)施的相關(guān)數(shù)據(jù)。4.檔案整理與數(shù)字化統(tǒng)計(jì)表：跟蹤檔案整理和數(shù)字化工作的進(jìn)展。（二）報(bào)表格式統(tǒng)計(jì)報(bào)表采用統(tǒng)一的格式，包括表頭、表體和表尾。表頭應(yīng)注明報(bào)表名稱、統(tǒng)計(jì)時(shí)間、統(tǒng)計(jì)部門等信息；表體按照統(tǒng)計(jì)內(nèi)容分類列出各項(xiàng)數(shù)據(jù)；表尾應(yīng)注明制表人、審核人等相關(guān)人員信息。（三）報(bào)表報(bào)送要求1.報(bào)送時(shí)間月度統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)在次月[X]日前報(bào)送。季度統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)在季度結(jié)束后[X]日內(nèi)報(bào)送。年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)在次年[X]月[X]日前報(bào)送。2.報(bào)送方式統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)報(bào)送至指定郵箱，同時(shí)打印一份紙質(zhì)報(bào)表加蓋部門公章后報(bào)送至檔案部門存檔。3.報(bào)送對象月度統(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)送至公司各部門負(fù)責(zé)人及檔案部門。季度統(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)送至公司分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案部門。年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)送至公司總經(jīng)理及檔案部門，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示。六、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析與利用（一）數(shù)據(jù)分析1.趨勢分析：通過對歷史統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析，觀察檔案數(shù)量、利用情況等指標(biāo)的變化趨勢，預(yù)測未來發(fā)展趨勢。2.對比分析：將不同時(shí)間段、不同部門或不同類型檔案的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行對比，找出差異和問題所在。3.關(guān)聯(lián)分析：分析檔案數(shù)量與利用情況、保管狀況與檔案質(zhì)量等之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）數(shù)據(jù)利用1.優(yōu)化檔案管理策略：根據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，調(diào)整檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作策略，提高檔案管理效率和質(zhì)量。2.資源配置決策：為檔案庫房建設(shè)、存儲(chǔ)設(shè)備更新、人員配備等資源配置決策提供數(shù)據(jù)支持。3.業(yè)務(wù)流程改進(jìn)：通過分析檔案利用情況，發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程中存在的問題，提出改進(jìn)建議，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的順利開展。七、統(tǒng)計(jì)工作監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：檔案部門統(tǒng)計(jì)工作小組定期對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行自查，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。2.外部監(jiān)督：接受公司內(nèi)部審計(jì)部門及上級主管部門對檔案統(tǒng)計(jì)工作的監(jiān)督檢查。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性：以數(shù)據(jù)錯(cuò)誤率作為考核指標(biāo)，數(shù)據(jù)錯(cuò)誤率應(yīng)控制在[X]%以內(nèi)。統(tǒng)計(jì)報(bào)表的及時(shí)性：按照規(guī)定的報(bào)送時(shí)間進(jìn)行考核，每延誤一次扣[X]分。統(tǒng)計(jì)工作的完整性：考核統(tǒng)計(jì)內(nèi)容是否涵蓋所有應(yīng)統(tǒng)計(jì)的方面，如有遺漏酌情扣分。2.考核周期考核周期為每年一次，與公司年度績效考核同步進(jìn)行。3.考核結(jié)果應(yīng)用對于統(tǒng)計(jì)工作表現(xiàn)優(yōu)秀的個(gè)人或部門，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。對于統(tǒng)計(jì)工作存在問題的個(gè)人或部門，責(zé)令其限期整改，并根據(jù)考核結(jié)果扣減相應(yīng)績效分?jǐn)?shù)。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案部門負(fù)責(zé)解