城建檔案收集制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司城建檔案的收集與管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，充分發(fā)揮城建檔案在公司建設(shè)、管理和發(fā)展中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及城市建設(shè)活動(dòng)中形成的各類檔案資料的收集工作，包括但不限于工程項(xiàng)目建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)、城市規(guī)劃調(diào)整等相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)所產(chǎn)生的文件、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)等資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：收集的城建檔案必須如實(shí)反映城市建設(shè)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集城市建設(shè)活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案資料，保證檔案的系統(tǒng)性和完整性，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案資料的內(nèi)容、數(shù)據(jù)、圖表等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，符合實(shí)際情況和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。4.及時(shí)性原則：在城市建設(shè)活動(dòng)過程中，及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，確保檔案形成與建設(shè)活動(dòng)同步進(jìn)行，并按時(shí)歸檔。二、收集范圍（一）工程項(xiàng)目前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。2.規(guī)劃設(shè)計(jì)文件：城市規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、建筑設(shè)計(jì)方案、環(huán)境設(shè)計(jì)方案等相關(guān)圖紙、文本及審批文件。3.土地相關(guān)文件：土地出讓合同、土地使用證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證等。（二）工程建設(shè)過程文件1.施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工圖紙會(huì)審記錄、技術(shù)交底文件、工程變更通知、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。2.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。3.材料設(shè)備文件：原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、設(shè)備選型及采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄等。（三）工程竣工驗(yàn)收文件1.竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：工程竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、竣工驗(yàn)收備案表、工程竣工驗(yàn)收意見書等。2.竣工圖紙：工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等專業(yè)竣工圖。3.工程決算文件：工程竣工結(jié)算書、財(cái)務(wù)決算報(bào)告等。（四）城市基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)文件1.維護(hù)計(jì)劃與記錄：基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)計(jì)劃、維護(hù)工作記錄、維護(hù)工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.設(shè)施更新與改造文件：設(shè)施更新改造項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件及驗(yàn)收文件等。（五）城市規(guī)劃調(diào)整文件1.規(guī)劃調(diào)整方案：城市規(guī)劃調(diào)整的相關(guān)方案、圖紙、文本及審批文件。2.相關(guān)會(huì)議紀(jì)要：涉及城市規(guī)劃調(diào)整的會(huì)議紀(jì)要、決策文件等。三、收集職責(zé)（一）項(xiàng)目建設(shè)部門1.負(fù)責(zé)組織本部門人員在項(xiàng)目建設(shè)過程中及時(shí)收集、整理項(xiàng)目相關(guān)檔案資料，并確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的日常收集工作，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等初步整理工作。3.在項(xiàng)目建設(shè)各關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，如基礎(chǔ)完工、主體結(jié)構(gòu)完工、竣工驗(yàn)收等，及時(shí)將整理好的檔案資料移交至公司檔案管理部門。（二）監(jiān)理單位1.監(jiān)理單位應(yīng)督促施工單位做好檔案資料的收集與整理工作，并對(duì)施工單位提交的檔案資料進(jìn)行審核，確保資料符合相關(guān)規(guī)范和要求。2.負(fù)責(zé)收集、整理監(jiān)理過程中形成的各類文件資料，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等，并在監(jiān)理工作結(jié)束后及時(shí)移交至公司檔案管理部門。（三）設(shè)計(jì)單位1.設(shè)計(jì)單位應(yīng)在項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中及時(shí)收集與設(shè)計(jì)相關(guān)的基礎(chǔ)資料、設(shè)計(jì)變更資料等，并整理歸檔。2.在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，提供完整的設(shè)計(jì)文件資料，包括設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)說明、設(shè)計(jì)變更記錄等，并確保資料與工程實(shí)際相符。（四）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定公司城建檔案收集制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.指導(dǎo)、協(xié)助各部門做好檔案資料的收集工作，提供檔案管理方面的培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。3.接收各部門移交的城建檔案資料，進(jìn)行統(tǒng)一的審核、整理、編目、存儲(chǔ)等管理工作，確保檔案資料的安全和有效利用。四、收集流程（一）項(xiàng)目啟動(dòng)階段1.項(xiàng)目建設(shè)部門在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和檔案管理要求，制定項(xiàng)目檔案收集計(jì)劃，明確檔案收集的范圍、內(nèi)容、責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。2.將項(xiàng)目檔案收集計(jì)劃報(bào)檔案管理部門備案，檔案管理部門對(duì)計(jì)劃進(jìn)行審核，提出意見和建議，確保計(jì)劃符合公司檔案管理規(guī)定和項(xiàng)目實(shí)際需求。（二）日常收集階段1.項(xiàng)目建設(shè)部門、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位等相關(guān)部門按照各自職責(zé)，在項(xiàng)目建設(shè)過程中及時(shí)收集、整理本部門產(chǎn)生的檔案資料。2.收集的檔案資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類，編制目錄清單，并進(jìn)行編號(hào)、裝訂等整理工作，確保資料的整齊、規(guī)范。3.在日常收集過程中，各部門應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，確保檔案資料的質(zhì)量。（三）階段移交階段1.在項(xiàng)目建設(shè)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，如基礎(chǔ)完工、主體結(jié)構(gòu)完工、竣工驗(yàn)收等，項(xiàng)目建設(shè)部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)已收集整理的檔案資料進(jìn)行匯總、核對(duì)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.項(xiàng)目建設(shè)部門將整理好的檔案資料移交至監(jiān)理單位進(jìn)行審核，監(jiān)理單位應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核工作，并出具審核意見。3.經(jīng)監(jiān)理單位審核通過的檔案資料，由項(xiàng)目建設(shè)部門移交至公司檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行再次審核，對(duì)不符合要求的資料，退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。（四）竣工驗(yàn)收階段1.在工程竣工驗(yàn)收前，項(xiàng)目建設(shè)部門應(yīng)確保所有檔案資料已收集齊全、整理規(guī)范，并移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)工程檔案資料進(jìn)行全面審查，審查合格后出具檔案驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。3.工程竣工驗(yàn)收時(shí)，檔案驗(yàn)收?qǐng)?bào)告作為竣工驗(yàn)收的重要組成部分，與工程實(shí)體驗(yàn)收同步進(jìn)行。如檔案驗(yàn)收不合格，工程不得通過竣工驗(yàn)收。五、收集要求（一）文件格式要求1.收集的文件資料應(yīng)采用規(guī)范的格式，如紙質(zhì)文件應(yīng)使用A4紙張打印或書寫，字跡清晰、工整；電子文件應(yīng)采用通用的辦公軟件格式，如DOC、XLS、PPT、PDF等，確保文件能夠長期保存和有效利用。2.圖紙資料應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)的制圖規(guī)范，圖幅、線條、標(biāo)注等應(yīng)符合相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，圖紙應(yīng)加蓋設(shè)計(jì)單位出圖章、注冊(cè)建筑師章等有效印章。（二）簽字蓋章要求1.各類文件資料應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行簽字蓋章，確保文件的真實(shí)性和有效性。簽字應(yīng)使用黑色中性筆或鋼筆，字跡清晰可辨；蓋章應(yīng)使用紅色印泥，印章應(yīng)清晰、完整。2.涉及工程變更、技術(shù)核定、質(zhì)量驗(yàn)收等重要文件，必須由相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)，并加蓋單位公章或項(xiàng)目章。（三）整理裝訂要求1.檔案資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，同一類別的資料應(yīng)集中存放，并按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。2.紙質(zhì)文件應(yīng)采用左側(cè)裝訂方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不缺頁；電子文件應(yīng)按照分類目錄進(jìn)行存儲(chǔ)，文件名應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，便于查找和管理。（四）電子檔案要求1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步收集、整理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)采用光盤、移動(dòng)硬盤等可靠存儲(chǔ)設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。3.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編目、檢索等管理，方便檔案的查詢和利用。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對(duì)各部門城建檔案收集工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集的范圍、內(nèi)容、質(zhì)量、整理情況及移交情況等。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立城建檔案收集工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，將檔案收集工作納入各部門年度績(jī)效考核體系。2.考核評(píng)價(jià)內(nèi)容包括檔案收集工作的完成情況、檔案質(zhì)量、檔案移交及時(shí)性等方面，根據(jù)考核結(jié)果對(duì)各部門進(jìn)行獎(jiǎng)懲。3.對(duì)在城建檔案收集工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)檔案收集工作不力，導(dǎo)致檔案資料缺失、不完整或延誤移交的部門和