民辦教育檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)民辦教育機(jī)構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教育教學(xué)、管理及研究等工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于本民辦教育機(jī)構(gòu)內(nèi)各部門、各教學(xué)單位及全體教職員工。（三）檔案定義本制度所指檔案是民辦教育機(jī)構(gòu)在招生、教學(xué)、管理、科研、財(cái)務(wù)、人事等活動(dòng)中直接形成的，對機(jī)構(gòu)和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映民辦教育機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)活動(dòng)，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理機(jī)構(gòu)在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及機(jī)構(gòu)機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，便于教職員工和相關(guān)人員查閱利用檔案。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體實(shí)施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本機(jī)構(gòu)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，明確檔案管理工作的目標(biāo)和任務(wù)。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的有序存放。4.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。5.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化建設(shè)，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案利用效率。6.負(fù)責(zé)檔案的檢索工具編制，如目錄、索引等，方便檔案的查找和利用。7.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。8.負(fù)責(zé)向教職員工和相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，并做好登記工作。9.負(fù)責(zé)對各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案工作培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全體教職員工的檔案意識。10.積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記等，為機(jī)構(gòu)的決策、教學(xué)、管理等工作提供參考依據(jù)。三、檔案分類及編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；董事會(huì)、理事會(huì)會(huì)議記錄；行政辦公會(huì)議紀(jì)要；工作計(jì)劃、總結(jié)；規(guī)章制度；人事任免、考核、獎(jiǎng)懲文件；財(cái)務(wù)預(yù)決算、審計(jì)報(bào)告等。2.教學(xué)管理類：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表；教材選用、編寫資料；教案、教學(xué)課件；學(xué)生學(xué)籍檔案，包括入學(xué)登記表、成績單、畢業(yè)證、學(xué)位證等相關(guān)材料；教學(xué)質(zhì)量評估、教學(xué)改革文件等。3.學(xué)生管理類：學(xué)生招生錄取資料，如招生簡章、錄取通知書、考生檔案等；學(xué)生日常管理文件，如考勤記錄、獎(jiǎng)懲情況、違紀(jì)處理決定等；學(xué)生活動(dòng)記錄，如運(yùn)動(dòng)會(huì)、文藝演出、社團(tuán)活動(dòng)等相關(guān)資料。4.師資隊(duì)伍建設(shè)類：教師招聘、引進(jìn)文件；教師培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄；教師職稱評定、晉升材料；教師教學(xué)成果、科研成果材料等。5.財(cái)務(wù)檔案類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表；財(cái)務(wù)收支票據(jù)；稅務(wù)申報(bào)資料；固定資產(chǎn)臺賬等。6.后勤管理類：校園建設(shè)規(guī)劃、工程圖紙；校園設(shè)施設(shè)備采購、維修記錄；食堂、宿舍管理文件；安全保衛(wèi)工作文件等。7.黨群工作類：黨組織建設(shè)文件；黨員檔案；工會(huì)活動(dòng)記錄；共青團(tuán)工作文件等。（二）檔案編號檔案編號采用“年度類別流水號”的形式。例如，2023XM001，表示2023年度行政管理類第1份檔案。其中，“年度”為檔案形成年份；“類別”用兩位大寫字母表示，如上述各類別中的首字母縮寫；“流水號”為該類別檔案的順序編號，從001開始依次編排。四、檔案收集（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成并應(yīng)歸檔保存的各類文件材料。具體收集范圍涵蓋但不限于上述檔案分類中的各項(xiàng)內(nèi)容。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.對收集到的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，檢查材料是否齊全、完整，字跡是否清晰，簽字蓋章是否完備等。3.收集的檔案材料應(yīng)保持其原始性，不得擅自涂改、偽造或損毀。4.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可保存性。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的檔案材料，應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)收集歸檔，一般不超過一個(gè)月。2.對于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后半個(gè)月內(nèi)完成收集歸檔。3.年度終了后，各部門應(yīng)在次年一季度內(nèi)將上一年度形成的檔案材料全部收集整理后移交檔案管理部門。五、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件的性質(zhì)、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，同一事由的文件集中在一起，依次排列編號。2.教學(xué)管理類檔案：以課程為單元，將教學(xué)計(jì)劃、大綱、教案、課件等按教學(xué)進(jìn)程順序整理；學(xué)生學(xué)籍檔案按年級、班級順序排列。3.學(xué)生管理類檔案：按學(xué)生類別（本科生、研究生等）、年級、班級順序整理，將學(xué)生個(gè)人資料及相關(guān)活動(dòng)記錄分類存放。4.師資隊(duì)伍建設(shè)類檔案：按照教師個(gè)人信息、職稱評定、教學(xué)科研成果等類別進(jìn)行整理，同一教師的相關(guān)材料集中歸檔。5.財(cái)務(wù)檔案類：按照會(huì)計(jì)年度，將會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等分別整理成冊，并編制目錄。6.后勤管理類檔案：按校園建設(shè)、設(shè)施設(shè)備管理、后勤服務(wù)等不同業(yè)務(wù)板塊進(jìn)行分類整理，相關(guān)圖紙、文件等配套存放。7.黨群工作類檔案：按黨組織、工會(huì)、共青團(tuán)等不同組織類別，將各類活動(dòng)文件、人員檔案等分別整理。（三）整理步驟1.分類：將收集到的檔案材料按照上述分類方法進(jìn)行分類。2.裝訂：對紙張較多的文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊。3.編頁號：對有頁碼的文件材料，檢查頁碼是否連續(xù)；對無頁碼的文件材料，進(jìn)行編號，編號位置應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等項(xiàng)目，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確。5.裝盒：將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)明檔案編號、類別、年度等信息。六、檔案保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫房內(nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期檢查、更新，確保數(shù)據(jù)安全。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，做到賬物相符。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。5.嚴(yán)格控制檔案庫房溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。1.永久保管檔案：機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、注銷等重要文件。董事會(huì)、理事會(huì)會(huì)議記錄及重要決議。財(cái)務(wù)預(yù)決算、審計(jì)報(bào)告等涉及機(jī)構(gòu)重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的文件。教師職稱評定、晉升等重要人事檔案。學(xué)生學(xué)籍檔案中的永久保存材料，如畢業(yè)生登記表等。2.定期保管檔案：定期保管期限分為30年、10年。教學(xué)計(jì)劃、大綱、教案等教學(xué)文件，保管期限為30年。學(xué)生日常管理文件、考勤記錄等，保管期限為10年。一般行政辦公文件，保管期限為10年。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成的鑒定小組，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評估。2.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息，經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案利用（一）利用范圍本機(jī)構(gòu)教職員工因教學(xué)、管理、科研等工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案；外單位因工作需要查閱本機(jī)構(gòu)檔案的，須經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：教職員工可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求提供相應(yīng)檔案，并做好查閱登記。查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，按時(shí)歸還檔案。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)出示有效身份證件，填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、檔案名稱、查閱目的等信息。2.借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)審批后，檔案管理人員將檔案交借閱人，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱日期、歸還日期、檔案名稱、編號等信息。3.外單位查閱檔案，須持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照查閱手續(xù)辦理。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱完畢后及時(shí)收回檔案。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為機(jī)構(gòu)的發(fā)展提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理措施1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進(jìn)行定期備份。3.在檔案管理信息系統(tǒng)中設(shè)置權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和檔案利用需求，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。4.加強(qiáng)檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其操作檔案管理信息系統(tǒng)的能力和水平。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行整理、存儲(chǔ)和管理。2.電子檔案的格式應(yīng)符合長期保存和利用的要求，一般采用通用的文檔格式，如PDF、DOCX等。3.