辦公室檔案制度一、總則（一）目的為加強公司辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司辦公室負責對全公司檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導，確保檔案管理的集中統(tǒng)一。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項工作的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.準確性原則：檔案的整理、分類、編目等工作要準確無誤，便于查找和利用。5.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責（一）辦公室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用工作。3.指導各部門檔案工作，對各部門檔案管理情況進行監(jiān)督檢查。4.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。5.負責檔案信息化建設，推進檔案管理的現(xiàn)代化、科學化。（二）各部門職責1.負責本部門在工作中形成的各類文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交辦公室。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理，確保檔案的完整和安全。3.配合辦公室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，忠于職守，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.認真做好檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案質(zhì)量。3.負責檔案的保管和保護，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色的檔案及時進行修復和復制。4.積極開展檔案的利用工作，為公司各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務，嚴格執(zhí)行檔案查閱利用制度。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。6.做好檔案管理的統(tǒng)計工作，及時準確填報各類檔案統(tǒng)計報表。7.參與檔案信息化建設，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司各項管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司年度工作計劃、總結、報告以及各類統(tǒng)計報表。4.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。5.公司各類會議記錄、紀要、決議等。6.公司員工的人事檔案，包括入職申請表、勞動合同、培訓記錄、考核材料等。7.公司財務檔案，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。8.公司工程建設項目檔案，包括項目立項文件、設計圖紙、施工記錄、竣工驗收文件等。9.公司市場營銷活動檔案，如市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料等。10.公司科研項目檔案，包括項目申報書、研究報告、實驗數(shù)據(jù)等。11.公司其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應在工作結束后及時將形成的文件材料收集齊全，整理分類，確保文件材料的完整性。2.對于重要文件材料，應一式兩份，一份原件歸檔，一份復印件留存部門備用。3.收集的文件材料應字跡清晰、紙張完好，禁止使用圓珠筆、鉛筆等書寫。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、人事管理類、財務管理類、業(yè)務管理類、工程建設類等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況進行細分二級類目。2.編號：為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進行編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用年度類別流水號的方式進行編號。例如：2023XZ001，表示2023年行政管理類第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應打印成冊，并建立電子目錄，便于查詢和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊美觀，便于保管。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢后移交辦公室歸檔。2.對于一些重大項目或緊急文件，應在項目結束或文件處理完畢后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案移交辦公室檔案管理人員。2.辦公室檔案管理人員對移交的檔案進行核對、檢查，確認無誤后辦理交接手續(xù)。3.檔案管理人員按照檔案整理要求對歸檔檔案進行進一步整理、編目，并上架保管。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議、年度財務報告等。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為[X]年。如一般性的管理制度、會議記錄、人事檔案等。3.短期保管：凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限為[X]年。如臨時性的通知、報表等。（四）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找。3.檔案庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，確保檔案的安全。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的完整性。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到辦公室查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司機密的檔案，需經(jīng)公司分管領導批準。3.外部單位查閱檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)公司辦公室主任審核，公司分管領導批準后，方可查閱。查閱時，應有公司人員陪同，不得擅自摘抄、復制檔案內(nèi)容。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)審批后，查閱人到辦公室檔案管理人員處查閱檔案。3.檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱檔案名稱等信息。4.查閱人應在指定地點查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。如需摘抄、復制檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并在規(guī)定范圍內(nèi)進行。（三）利用反饋1.檔案查閱利用結束后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。2.檔案管理人員應對檔案查閱利用情況進行跟蹤，了解查閱人對檔案的使用效果，收集反饋意見。對于查閱利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.辦公室定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由辦公室主任擔任組長，檔案管理人員及相關部門人員為成員。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素進行全面審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應提出銷毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、日期、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行。銷毀時，應確保檔案內(nèi)容無法恢復。4.銷毀過程中，應有兩人以上在場監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。監(jiān)銷人員應對銷毀情況進行記錄，并存檔備查。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）檔案數(shù)字化1.對公司現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進行全面數(shù)字化掃描，確保檔案內(nèi)容清晰可讀。2.掃描的圖像應進行格式轉換和質(zhì)量優(yōu)化，按照檔案編號和分類進行存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.對電子檔案進行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子檔案的完整性和準確性，便于檢索和利用。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的批量錄入和單個錄入，支持多種格式文件的上傳。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、責任者等進行快速檢索，方便用戶查找所需檔案。3.借閱管理：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等，實現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.權限管理：設置不同用戶的訪問權限，確保檔案信息的安全。5.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)