檔案查借審批制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的管理，規(guī)范檔案的查閱和借閱行為，確保檔案的安全與完整，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中涉及檔案查閱和借閱的相關(guān)活動。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.保護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，維護(hù)公司利益。3.提高檔案利用效率，滿足公司各項工作對檔案信息的需求。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）職責(zé)內(nèi)容1.制定和完善檔案管理制度，包括檔案查借審批制度等，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計等工作，確保檔案質(zhì)量。3.建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.對檔案查閱和借閱申請進(jìn)行審核，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.監(jiān)督檢查檔案查閱和借閱過程，確保檔案安全。6.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷改進(jìn)工作方法和流程。三、檔案查閱審批（一）查閱申請1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、所需檔案名稱及內(nèi)容、查閱時間等信息。2.申請表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，明確查閱用途和范圍。（二）審批流程1.將填寫完整的申請表提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查查閱目的是否合理、查閱范圍是否明確等。3.對于一般性檔案查閱申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對于涉及重要機(jī)密或特殊檔案的查閱申請，需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批通過后，檔案管理部門向查閱申請人出具《檔案查閱批準(zhǔn)書》，明確查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱地點(diǎn)、查閱期限等信息。（三）查閱規(guī)定1.查閱人員必須按照批準(zhǔn)的范圍和方式進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或更改查閱方式。2.在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱過程中應(yīng)保持安靜，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記。3.如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)事先向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。摘錄或復(fù)制的內(nèi)容應(yīng)注明出處，并妥善保管。4.查閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并說明原因，但延長時間不得超過[X]個工作日。四、檔案借閱審批（一）借閱申請1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，除注明查閱申請的相關(guān)信息外，還需說明借閱期限、歸還方式等。2.申請表同樣需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。（二）審批流程1.與查閱審批流程類似，將申請表提交檔案管理部門審核。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，對于一般性檔案借閱申請，由部門負(fù)責(zé)人審批；對于重要或機(jī)密檔案借閱申請，需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)甚至總經(jīng)理審批。3.審批通過后，檔案管理部門與借閱人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱檔案的保管責(zé)任、歸還時間、違約責(zé)任等。（三）借閱規(guī)定1.借閱人員應(yīng)按照協(xié)議約定的期限及時歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱期間，借閱人員要妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司或用于非工作目的。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案是否完整、有無損壞等，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。五、特殊情況處理（一）涉及外部單位查閱或借閱1.如因工作需要，外部單位需查閱或借閱公司檔案，應(yīng)提前與公司相關(guān)部門聯(lián)系，并提交正式的查閱或借閱申請函，說明查閱或借閱的目的、范圍、時間等。2.公司相關(guān)部門收到申請函后，應(yīng)進(jìn)行初步審核，并將申請函及相關(guān)材料轉(zhuǎn)至檔案管理部門。3.檔案管理部門按照本制度的規(guī)定，對外部單位的申請進(jìn)行審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，與外部單位簽訂相關(guān)協(xié)議，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。4.外部單位查閱或借閱檔案時，應(yīng)安排專人陪同，嚴(yán)格按照公司規(guī)定進(jìn)行操作。（二）緊急情況查閱或借閱1.在緊急情況下，如突發(fā)事件處理、重要項目緊急推進(jìn)等，相關(guān)人員可先口頭向檔案管理部門說明情況，提出查閱或借閱檔案的需求。2.檔案管理部門應(yīng)立即啟動應(yīng)急程序，在確保檔案安全的前提下，優(yōu)先滿足緊急需求。同時，要求查閱或借閱人員在事后及時補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。六、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案查閱和借閱情況進(jìn)行檢查，包括查閱和借閱記錄、檔案歸還情況、檔案保管狀況等。檢查周期為每[X]個月一次。（二）不定期抽查公司內(nèi)部審計部門或其他相關(guān)監(jiān)督部門應(yīng)不定期對檔案查借審批制度的執(zhí)行情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案查借審批制度的行為，如未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱或借閱檔案、超范圍查閱或借閱檔案、逾期不歸還檔案等，檔案管理部門應(yīng)及時制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予警告、通報批評等處理；對于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，如造成檔案丟失、損壞或泄露公司機(jī)密等，除責(zé)令賠償損失外，還將追究當(dāng)事人的行政責(zé)任，直至依法追究法律責(zé)任。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃檔案管理部門應(yīng)制定年度培訓(xùn)計劃，定期組織公司員工參加檔案管理知識培訓(xùn)，重點(diǎn)講解檔案查借審批制度及相關(guān)操作流程。培訓(xùn)對象包括公司各部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員以及可能涉及檔案查閱和借閱的員工。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案管理法律法規(guī)和公司檔案管理制度，強(qiáng)調(diào)遵守制度的重要性。2.檔案查借審批流程及填寫要求，確保員工能夠正確申請查閱和借閱檔案。3.檔案安全保密知識，提高員工的保密意識。（三）宣傳推廣通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等多種渠道，宣傳檔案查借審批制度的內(nèi)容和意義，提高員工對檔案管理工作的認(rèn)識和重視程度，