涉密檔案審查制度一、總則（一）目的為加強公司/組織涉密檔案管理，確保涉密檔案的安全與保密，防止涉密信息泄露，特制定本審查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及國家秘密、商業(yè)秘密、工作秘密等各類涉密檔案的審查工作。（三）基本原則1.依法審查原則：嚴格遵循國家相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保審查工作合法合規(guī)。2.全面審查原則：對涉密檔案的形成、流轉、存儲、使用、銷毀等全過程進行全面審查。3.及時審查原則：在涉密檔案產(chǎn)生、變更、交接等關鍵節(jié)點及時進行審查。4.責任明確原則：明確各環(huán)節(jié)審查責任，確保審查工作落實到人。二、審查機構與職責（一）審查委員會成立公司/組織涉密檔案審查委員會，由公司/組織高層管理人員、各部門負責人以及保密工作專家組成。審查委員會負責統(tǒng)籌領導涉密檔案審查工作，審議重大審查事項，對審查工作進行監(jiān)督和指導。（二）審查小組根據(jù)工作需要，在各部門設立涉密檔案審查小組，成員包括部門負責人、保密員以及相關業(yè)務骨干。審查小組負責本部門涉密檔案的日常審查工作，對審查結果負責，并及時向審查委員會報告審查情況。（三）職責分工1.審查委員會職責制定和修訂涉密檔案審查制度。審批年度涉密檔案審查計劃。審議重大涉密檔案審查事項，做出決策。監(jiān)督審查工作執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進行處理。2.審查小組職責按照審查制度和計劃，對本部門涉密檔案進行審查。對審查中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。及時向審查委員會報告審查工作中的重要情況和問題。協(xié)助開展涉密檔案審查培訓和宣傳工作。三、審查內(nèi)容（一）檔案密級確定審查1.依據(jù)國家保密法規(guī)和公司/組織保密規(guī)定，對新形成的檔案進行密級初步判斷。2.審查密級確定是否準確反映檔案所含信息的敏感程度，是否符合劃定密級的標準和程序。3.對于涉及多個密級要素的檔案，綜合評估確定合理密級。（二）檔案形成過程審查1.檢查檔案形成過程中，信息的收集、整理、記錄是否符合保密要求，有無信息泄露風險。2.審查檔案制作過程中的審批手續(xù)是否齊全，是否經(jīng)過相關部門和人員的審核。3.核實檔案內(nèi)容的真實性、準確性，防止虛假信息混入涉密檔案。（三）檔案流轉環(huán)節(jié)審查1.跟蹤涉密檔案在公司/組織內(nèi)部的流轉情況，包括借閱、傳遞、移交等環(huán)節(jié)。2.審查流轉過程中的登記記錄是否完整，交接手續(xù)是否規(guī)范，接收人員是否具備相應保密資質。3.檢查流轉過程中對檔案的保護措施是否到位，有無丟失、損壞或被非法獲取的情況。（四）檔案存儲審查1.查看涉密檔案的存儲環(huán)境是否安全，是否具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.審查存儲設備的管理情況，如存儲介質的標識、加密、備份等措施是否符合要求。3.核實存儲場所的訪問控制，是否限制無關人員進入，是否有專人負責管理。（五）檔案使用審查1.檢查涉密檔案使用人員的權限是否與所涉密級相匹配，是否經(jīng)過授權。2.審查檔案使用過程中的操作記錄，如查閱時間、用途等是否清晰可查。3.監(jiān)督使用人員是否按照保密規(guī)定使用檔案，有無違規(guī)復制、傳播等行為。（六）檔案銷毀審查1.審核檔案銷毀的必要性，是否符合規(guī)定的保管期限和銷毀條件。2.審查銷毀過程的審批手續(xù)，是否經(jīng)過相關部門和領導批準。3.監(jiān)督銷毀方式是否安全可靠，銷毀記錄是否完整，確保檔案信息徹底消除。四、審查流程（一）檔案產(chǎn)生部門初審1.檔案形成后，由產(chǎn)生部門的審查小組進行初步審查。2.初審人員按照審查內(nèi)容要求，對檔案的密級確定、形成過程等進行詳細檢查。3.填寫初審意見表，記錄審查情況和發(fā)現(xiàn)的問題，提出初步整改建議。（二）跨部門流轉審查1.當涉密檔案需要跨部門流轉時，流轉發(fā)起部門應提交檔案審查申請。2.審查委員會組織相關部門審查小組進行聯(lián)合審查。3.審查人員根據(jù)檔案流轉的具體情況，重點審查流轉環(huán)節(jié)的合規(guī)性。4.形成審查報告，明確審查結論和后續(xù)處理意見。（三）定期全面審查1.審查委員會制定年度涉密檔案定期全面審查計劃。2.審查小組按照計劃對本部門涉密檔案進行全面審查。3.采用抽查、普查等方式，對檔案的各個審查內(nèi)容進行深入檢查。4.匯總審查結果，形成年度審查總結報告，上報審查委員會。（四）特殊情況審查1.對于涉及重大項目、重要決策等特殊情況的涉密檔案，及時啟動特殊審查程序。2.審查委員會組織專門力量進行重點審查，確保檔案信息安全。3.根據(jù)審查結果，采取相應措施，保障公司/組織核心利益。五、審查記錄與檔案管理（一）審查記錄要求1.審查人員應詳細記錄審查過程和結果，包括審查時間、審查人員、審查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及處理情況等。2.審查記錄應采用紙質或電子文檔形式保存，確保記錄的完整性和可追溯性。3.對于審查中發(fā)現(xiàn)的問題，應明確記錄整改要求和整改期限。（二）審查檔案管理1.將審查記錄作為重要檔案進行管理，與涉密檔案一同納入公司/組織檔案管理體系。2.按照檔案保管期限規(guī)定，妥善保存審查記錄，便于日后查閱和審計。3.對審查記錄的查閱、借閱等進行嚴格登記，防止信息泄露。六、審查結果處理（一）合格處理經(jīng)審查合格的涉密檔案，維持原管理狀態(tài)，繼續(xù)按照規(guī)定進行保管和使用。（二）整改要求1.對于審查中發(fā)現(xiàn)的一般性問題，審查小組應向責任部門下達整改通知書，明確整改要求和期限。2.責任部門應在規(guī)定期限內(nèi)完成整改，并提交整改報告。（三）重新審查1.整改完成后，由審查小組進行復查，確保問題得到徹底解決。2.對于整改不力或未達到要求的，進行重新審查，并視情況采取進一步措施。（四）違規(guī)處理1.對于違反涉密檔案審查制度，導致涉密信息泄露或存在重大安全隱患的行為，按照公司/組織相關規(guī)定進行嚴肅處理。2.涉及違法犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任。七、培訓與宣傳（一）審查培訓1.定期組織涉密檔案審查人員培訓，提高審查人員的業(yè)務水平和保密意識。2.培訓內(nèi)容包括國家保密法律法規(guī)、公司/組織保密制度、審查流程與方法等。3.通過案例分析、模擬審查等方式，增強培訓效果。（二）宣傳教育1.開展全員涉密檔案審查制度宣傳教育活動，提高全體員工對保密工作的重視。2.宣傳方式包括內(nèi)部刊物、宣傳欄、培訓講座、線上宣傳等。3.重點宣傳涉密檔案審查的重要性、審查制度內(nèi)容以及員工在保密工作中的責任和義務。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審查委員會定期對各部門涉密檔案審查工作進行內(nèi)部監(jiān)督檢查。2.檢查內(nèi)容包括審查制度執(zhí)行情況、審查記錄完整性、問題整改落實情況等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行通報，并督促相關部門整改。（二）外部檢查1.積極配合國家有關部門、行業(yè)監(jiān)管機構等開展的涉密檔案審查工作檢查。2.對于外部檢查提出