檔案移交銷(xiāo)毀制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，規(guī)范檔案移交與銷(xiāo)毀工作流程，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門(mén)及所屬單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的檔案，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交與銷(xiāo)毀工作嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案移交與銷(xiāo)毀過(guò)程中，切實(shí)保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。3.完整準(zhǔn)確原則：保證移交和銷(xiāo)毀的檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，能夠真實(shí)反映公司/組織的工作歷程和業(yè)務(wù)活動(dòng)。4.集中管理原則：檔案移交與銷(xiāo)毀工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司/組織檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施。二、檔案移交（一）移交范圍1.定期移交各部門(mén)應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的應(yīng)歸檔檔案向檔案管理部門(mén)移交。項(xiàng)目結(jié)束后[規(guī)定時(shí)長(zhǎng)]內(nèi)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)將項(xiàng)目檔案整理后移交至檔案管理部門(mén)。2.臨時(shí)移交因工作需要，如審計(jì)、評(píng)估等，相關(guān)部門(mén)需臨時(shí)向檔案管理部門(mén)移交特定檔案資料，應(yīng)在接到通知后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)完成移交。公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動(dòng)時(shí)，涉及的檔案應(yīng)及時(shí)移交至檔案管理部門(mén)或新的責(zé)任部門(mén)。（二）移交要求1.整理規(guī)范移交的檔案應(yīng)按照公司/組織檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂整齊，編頁(yè)碼，破損或褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在符合安全要求的載體上，格式統(tǒng)一，元數(shù)據(jù)齊全，并與紙質(zhì)檔案目錄對(duì)應(yīng)。2.內(nèi)容完整移交的檔案應(yīng)涵蓋該階段工作活動(dòng)的所有重要文件、資料，包括但不限于文件正本、副本、草稿、簽批單、會(huì)議記錄、合同協(xié)議、報(bào)表等。對(duì)于重要業(yè)務(wù)項(xiàng)目檔案，應(yīng)確保相關(guān)的審批文件、執(zhí)行記錄、成果文件等完整無(wú)缺。3.簽署手續(xù)移交部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、起止日期、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)?！稒n案移交清單》一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案移交的憑證。（三）移交流程1.準(zhǔn)備階段移交部門(mén)按照檔案整理要求對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，編制移交目錄。檔案管理部門(mén)提前安排接收?qǐng)龅睾腿藛T，準(zhǔn)備好接收所需的設(shè)備和工具。2.移交實(shí)施移交部門(mén)將整理好的檔案及《檔案移交清單》送至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)接收人員按照移交清單對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，檢查檔案的整理質(zhì)量和完整性。核對(duì)無(wú)誤后，雙方在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，完成檔案移交手續(xù)。3.后續(xù)處理檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步的審核和登記，將檔案納入公司/組織檔案管理體系。對(duì)于不符合移交要求的檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知移交部門(mén)進(jìn)行整改，整改合格后重新移交。三、檔案保管（一）保管期限劃分1.永久保管反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。例如公司/組織成立、合并、分立、改制、上市等重大事項(xiàng)的檔案，涉及國(guó)家機(jī)密、核心技術(shù)、重要權(quán)益等方面的檔案。2.定期保管定期保管的檔案分為[X]年、[X]年、[X]年等不同期限。具體期限根據(jù)檔案的性質(zhì)、重要程度和利用價(jià)值等因素確定。一般來(lái)說(shuō)，涉及一般性業(yè)務(wù)活動(dòng)、階段性工作成果等的檔案，保管期限相對(duì)較短；而涉及重要決策、長(zhǎng)期規(guī)劃等的檔案，保管期限相對(duì)較長(zhǎng)。（二）保管場(chǎng)所與設(shè)施1.保管場(chǎng)所檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能。庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離易燃、易爆場(chǎng)所，保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。2.保管設(shè)施配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序，便于查找和管理。安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等安全設(shè)備，如火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥等。配置檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，便于檔案的檢索、利用和統(tǒng)計(jì)分析。（三）保管職責(zé)1.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的日常保管工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。做好檔案庫(kù)房的環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)，及時(shí)處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如檔案損壞、霉變等。按照檔案管理系統(tǒng)要求，及時(shí)錄入檔案信息，更新檔案狀態(tài)，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。2.部門(mén)兼職檔案員職責(zé)協(xié)助檔案管理人員做好本部門(mén)檔案的收集、整理和初步保管工作。定期向檔案管理人員反饋本部門(mén)檔案的保管情況，配合檔案管理部門(mén)進(jìn)行檔案的清查和核對(duì)工作。四、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.超過(guò)保管期限：檔案保管期限屆滿(mǎn)，且經(jīng)過(guò)鑒定確認(rèn)無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.失去保存意義：因公司/組織業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)等原因，相關(guān)檔案已不再具有實(shí)際利用價(jià)值的，可予以銷(xiāo)毀。3.重復(fù)或無(wú)效：存在重復(fù)、內(nèi)容無(wú)效或已被新的檔案替代且無(wú)保存必要的檔案，可申請(qǐng)銷(xiāo)毀。（二）鑒定程序1.成立鑒定小組：由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成檔案鑒定小組。2.初步審查：檔案管理部門(mén)對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行初步梳理，列出清單，注明檔案名稱(chēng)、形成時(shí)間、保管期限等信息。3.詳細(xì)審查：鑒定小組對(duì)清單中的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、利用需求等因素，綜合判斷是否符合銷(xiāo)毀條件。4.形成鑒定意見(jiàn)：鑒定小組對(duì)審查結(jié)果進(jìn)行討論，形成鑒定意見(jiàn)，明確哪些檔案可以銷(xiāo)毀，哪些檔案需要繼續(xù)保存或進(jìn)行特殊處理。5.審批備案：鑒定意見(jiàn)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)上級(jí)主管部門(mén)備案。（三）銷(xiāo)毀流程1.準(zhǔn)備階段根據(jù)鑒定意見(jiàn)，檔案管理部門(mén)編制《檔案銷(xiāo)毀清單》，詳細(xì)列出擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息。確定銷(xiāo)毀方式，對(duì)于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式；對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底的數(shù)據(jù)刪除或格式化處理。選擇具備相應(yīng)資質(zhì)的銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)或自行組織銷(xiāo)毀人員，并提前做好安全、環(huán)保等方面的準(zhǔn)備工作。2.實(shí)施銷(xiāo)毀在銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)，銷(xiāo)毀人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的銷(xiāo)毀方式進(jìn)行操作，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。檔案管理部門(mén)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷(xiāo)毀過(guò)程，對(duì)銷(xiāo)毀情況進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。3.確認(rèn)銷(xiāo)毀銷(xiāo)毀完成后，監(jiān)督人員和銷(xiāo)毀人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清單》上簽字確認(rèn)，證明檔案已被成功銷(xiāo)毀?！稒n案銷(xiāo)毀清單》一式兩份，一份由檔案管理部門(mén)留存，一份報(bào)上級(jí)主管部門(mén)備案。（四）特殊檔案銷(xiāo)毀1.涉及機(jī)密檔案：對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，銷(xiāo)毀前應(yīng)進(jìn)行特殊處理，確保機(jī)密信息不被泄露。一般采用專(zhuān)門(mén)的加密銷(xiāo)毀設(shè)備或在保密場(chǎng)所進(jìn)行銷(xiāo)毀，并嚴(yán)格限制參與人員。2.重要?dú)v史檔案：對(duì)于具有重要?dú)v史價(jià)值的檔案，如需銷(xiāo)毀，應(yīng)報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)或相關(guān)文物保護(hù)機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，并采取妥善的保護(hù)措施，確保檔案信息得到妥善保存或傳承。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)定期自查：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案移交、保管和銷(xiāo)毀工作進(jìn)行自查，檢查檔案整理質(zhì)量、保管環(huán)境、銷(xiāo)毀程序等是否符合制度要求，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改存在的問(wèn)題。2.公司/組織定期檢查：公司/組織應(yīng)每年組織對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的完整性和安全性等，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門(mén)監(jiān)督：積極接受上級(jí)主管部門(mén)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督檢查，按照要求及時(shí)報(bào)送檔案管理工作情況報(bào)告，認(rèn)真落實(shí)上級(jí)主管部門(mén)提出的整改要求。2.配合相關(guān)部門(mén)檢查：配合審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察、司法等部門(mén)對(duì)檔案管理工作的檢查，如實(shí)提供相關(guān)檔案資料，協(xié)助調(diào)查處理涉及檔案的問(wèn)題。六、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任界定1.移交部門(mén)責(zé)任未按照規(guī)定時(shí)間和要求移交檔案的，由移交部門(mén)負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任。移交的檔案不完整、不準(zhǔn)確或不符合整理規(guī)范的，對(duì)移交部門(mén)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令限期整改；造成嚴(yán)重后果的，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。2.檔案管理部門(mén)責(zé)任對(duì)接收的檔案未進(jìn)行認(rèn)真審核和登記，導(dǎo)致檔案管理混亂的，追究檔案管理部門(mén)相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。在檔案保管過(guò)程中，因保管不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失的，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行問(wèn)責(zé)；情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究法律責(zé)任。3.銷(xiāo)毀環(huán)節(jié)責(zé)任未經(jīng)鑒定或未按鑒定意見(jiàn)擅自銷(xiāo)毀檔案的，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予警告處分；造成檔案信息泄露或其他嚴(yán)重后果的，依法追究法律責(zé)任。在銷(xiāo)毀過(guò)程中，未嚴(yán)格執(zhí)行銷(xiāo)毀程序，導(dǎo)致檔案未被徹底銷(xiāo)毀的，對(duì)參與銷(xiāo)毀的人員進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令重新銷(xiāo)毀；造成不良影響的，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.批評(píng)教育：對(duì)違反檔案移交銷(xiāo)毀制度情節(jié)較輕的人員，進(jìn)行批評(píng)教育，責(zé)令其認(rèn)識(shí)錯(cuò)誤并改正。2.經(jīng)濟(jì)處罰：根據(jù)違規(guī)行為的嚴(yán)重程度，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予一定金額的經(jīng)濟(jì)處罰，以起到警示作用。3.行政處分：對(duì)違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重、造成較大損失或不良影響的人員，給予相應(yīng)的