城建檔案相關(guān)制度一、總則（一）目的為加強公司城建檔案管理，規(guī)范城建檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保城建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮城建檔案在公司建設(shè)、管理和發(fā)展中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在城市建設(shè)活動中形成的各類城建檔案的管理，包括但不限于工程項目檔案、城市規(guī)劃檔案、市政設(shè)施檔案、房屋建筑檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：城建檔案應(yīng)如實反映城市建設(shè)活動的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集和整理城市建設(shè)活動中形成的各類檔案，保證檔案資料的齊全完整。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、圖表等應(yīng)清晰、規(guī)范，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。4.系統(tǒng)性原則：對城建檔案進行科學(xué)分類、編號和排列，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和利用。5.安全性原則：采取有效措施確保城建檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。（四）管理職責(zé)1.公司城建檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善公司城建檔案管理制度，并組織實施。指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司各部門城建檔案的形成、收集、整理和歸檔工作。負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司城建檔案，建立健全檔案管理數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和利用。組織開展城建檔案的鑒定、銷毀和移交工作。提供城建檔案的查閱、借閱和咨詢服務(wù)。2.公司各部門負(fù)責(zé)本部門城市建設(shè)活動中形成檔案的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定及時向公司城建檔案管理部門移交。明確專人負(fù)責(zé)城建檔案管理工作，確保檔案工作的順利開展。配合公司城建檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀和移交等工作。二、檔案的形成與收集（一）檔案形成1.在城市建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理等各個環(huán)節(jié)，相關(guān)部門和人員應(yīng)按照各自職責(zé)，及時形成與項目有關(guān)的各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖紙、圖表、照片、錄像等。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，并使用耐久性強的書寫材料和載體。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)建立健全檔案收集制度，明確檔案收集的范圍、時間和責(zé)任人。2.在項目建設(shè)過程中，各部門應(yīng)定期對形成的文件材料進行收集、整理，確保檔案資料的完整性。3.項目竣工后，項目建設(shè)單位應(yīng)負(fù)責(zé)組織對項目檔案進行全面收集，包括施工單位、監(jiān)理單位等提交的工程檔案。4.對于重大建設(shè)項目或重要城市規(guī)劃項目，應(yīng)實行檔案收集工作的提前介入，確保檔案資料的及時、完整收集。三、檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.城建檔案應(yīng)按照國家和行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行分類整理，一般可分為工程前期文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖等類別。2.對紙質(zhì)文件應(yīng)進行分類、編號、裝訂，確保文件排列有序、目錄清晰。3.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，建立電子文件索引和目錄，便于查找和利用。4.圖紙應(yīng)折疊成A4幅面，并按圖號順序排列，在圖標(biāo)欄上方空白處加蓋竣工圖章。（二）歸檔流程1.各部門在完成檔案整理后，應(yīng)填寫檔案移交清單，將檔案移交至公司城建檔案管理部門。2.公司城建檔案管理部門對接收的檔案進行核對、檢查，對不符合要求的檔案退回原部門進行補充完善。3.經(jīng)核對無誤的檔案，公司城建檔案管理部門進行統(tǒng)一編號、登記，并按照檔案分類方案進行歸檔存儲。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的城建檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。（二）保管措施1.對歸檔的檔案應(yīng)進行科學(xué)分類存放，按照檔案類別、項目名稱、時間順序等進行排列，便于查找和管理。2.定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案的損壞、變質(zhì)等問題。3.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、借閱等情況，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、流向清晰。4.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱城建檔案。2.外單位因工作需要查閱公司城建檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及城市建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工等方面的咨詢、論證、評估等活動，可根據(jù)需要查閱相關(guān)城建檔案。（二）利用流程1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱城建檔案，應(yīng)填寫查閱、借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司城建檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱公司城建檔案，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明查閱目的、范圍和時間等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)。查閱時，應(yīng)在公司城建檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。3.查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或損壞檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容應(yīng)經(jīng)公司城建檔案管理部門同意。4.查閱、借閱檔案人員應(yīng)按時歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)辦理延期手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對城建檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司成立城建檔案鑒定小組，由公司城建檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成，負(fù)責(zé)對公司城建檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、載體等因素，綜合分析檔案的保存價值和利用價值。2.對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行銷毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。3.銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.公司城建檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，如實反映公司城建檔案管理工作的實際情況。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)作為公司檔案管理工作決策和考核的重要依據(jù)。（二）移交工作1.公司城建檔案管理部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，定期將保管期限已滿的城建檔案向城市建設(shè)檔案館或相關(guān)部門進行移交。2.移交檔案時，應(yīng)編制檔案移交清冊，注明檔