檔案制度討論稿一、總則（一）目的本檔案制度旨在規(guī)范公司/組織檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保存，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.方便利用原則：建立健全檔案利用制度，提高檔案的服務(wù)效率，方便公司/組織內(nèi)部各部門及員工查閱和利用檔案。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況配備檔案管理人員若干名。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，制定和完善檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案的收集與整理：負(fù)責(zé)收集公司/組織內(nèi)部各部門及員工在工作中形成的各類檔案，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案的保管與維護(hù)：建立檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。4.檔案的鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，確保檔案的質(zhì)量。5.檔案的查閱與利用：建立檔案查閱利用制度，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱服務(wù)，對(duì)檔案的查閱利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。6.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。7.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)：對(duì)公司/組織內(nèi)部各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高各部門檔案管理工作的規(guī)范化水平。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司/組織的檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事管理類：包括員工檔案、招聘錄用文件、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。3.財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷售合同、采購(gòu)合同、項(xiàng)目文檔等。5.技術(shù)研發(fā)類：包括技術(shù)文件、研發(fā)報(bào)告、專利證書、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。6.其他類：包括公司/組織的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、對(duì)外宣傳資料等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“分類號(hào)+年度+流水號(hào)”的形式，具體如下：1.分類號(hào)：根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，為每一類檔案賦予一個(gè)固定的分類號(hào)。2.年度：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，為每一份檔案賦予一個(gè)流水號(hào)，從“001”開始依次編號(hào)。例如，一份行政管理類檔案，形成于2023年，流水號(hào)為123，則其編號(hào)為“XZGL2023123”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍：公司/組織內(nèi)部各部門及員工在工作中形成的具有保存價(jià)值的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等均應(yīng)作為檔案進(jìn)行收集。2.收集時(shí)間：各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案移交檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行收集整理。3.收集方式：檔案收集可采用主動(dòng)收集和被動(dòng)收集兩種方式。主動(dòng)收集是指檔案管理部門定期到各部門收集檔案；被動(dòng)收集是指各部門主動(dòng)將檔案移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.整理原則：檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法：檔案整理采用分類、編號(hào)、編目、裝訂等方法，將收集到的檔案按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，賦予檔案編號(hào)，編制檔案目錄，對(duì)檔案進(jìn)行裝訂成冊(cè)。3.整理要求：檔案整理應(yīng)做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、編目清晰、裝訂整齊，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。五、檔案的保管與維護(hù)（一）檔案保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場(chǎng)所，檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。（二）檔案保管設(shè)備檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等，確保檔案的妥善保管。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指具有重要?dú)v史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義的檔案；長(zhǎng)期保管期限為16年至50年；短期保管期限為15年以下。（四）檔案維護(hù)1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.溫濕度控制：檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持適宜的溫濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.防蟲防霉：定期對(duì)檔案進(jìn)行防蟲防霉處理，可采用放置防蟲藥、通風(fēng)換氣等方法，防止檔案受到蟲害和霉菌的侵害。4.安全防護(hù)：加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全防護(hù)工作，安裝防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織：檔案管理部門應(yīng)成立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。檔案鑒定小組由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。3.鑒定方法：檔案鑒定小組可采用直接鑒定法，對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，確定檔案的保存價(jià)值。（二）檔案銷毀1.銷毀程序：對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，檔案管理部門應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.銷毀方式：檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息的徹底銷毀。3.銷毀監(jiān)督：檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的安全、徹底。七、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：因工作需要，外部單位或個(gè)人查閱公司/組織檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，并提供有效證明材料，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱手續(xù)1.登記備案：查閱檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱登記制度，對(duì)查閱人的姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等進(jìn)行登記備案。2.查閱限制：查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案原件，不得在檔案上批注、圈劃、污損等。3.歸還檔案：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整無(wú)損。（三）利用服務(wù)1.提供復(fù)制：檔案管理部門可為查閱人提供檔案復(fù)制服務(wù)，復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。2.出具證明：檔案管理部門可為查閱人出具檔案證明，檔案證明應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明證明的內(nèi)容和用途。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司/組織的各類檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、查閱、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.安全保障：加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全保障工作，采取數(shù)據(jù)備份、加密傳輸、身份認(rèn)證等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.數(shù)據(jù)錄入：檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將檔案信息準(zhǔn)確錄入檔案管理信