秘級檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織秘級檔案的管理，確保檔案的安全與機密，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及秘級檔案的部門和人員。（三）定義1.秘級檔案：指公司/組織在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的，具有較高機密性，一旦泄露可能對公司/組織造成重大損失或不良影響的各類文件、資料、記錄等。2.密級劃分：根據(jù)檔案的重要性和機密程度，將秘級檔案劃分為絕密級、機密級和秘密級。絕密級：是最重要的公司/組織秘密，泄露會使公司/組織的權(quán)益和利益遭受特別嚴重的損害。機密級：是重要的公司/組織秘密，泄露會使公司/組織的權(quán)益和利益遭受嚴重的損害。秘密級：是一般的公司/組織秘密，泄露會使公司/組織的權(quán)益和利益遭受一定的損害。（四）管理原則1.嚴格保密原則：對秘級檔案的管理要嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。2.分級管理原則：根據(jù)檔案的密級，實行分級管理，明確各級管理職責(zé)。3.確保安全原則：采取有效措施確保秘級檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和被非法獲取。二、檔案的產(chǎn)生與收集（一）文件形成部門職責(zé)各部門在工作過程中，應(yīng)明確專人負責(zé)文件材料的形成、積累和整理工作。對于可能涉及秘級的文件，形成部門要嚴格按照保密要求進行操作，在文件起草、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)，確保文件的密級標識準確無誤。（二）收集范圍1.上級來文：包括上級機關(guān)下發(fā)的涉及公司/組織機密事項的文件、指示、通知等。2.公司/組織發(fā)文：公司/組織內(nèi)部制發(fā)的涉及重要決策、核心技術(shù)、商業(yè)秘密等方面的文件，如公司章程、董事會決議、技術(shù)方案、合同協(xié)議等。3.業(yè)務(wù)活動文件：在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等業(yè)務(wù)活動中形成的具有保密價值的文件，如市場調(diào)研報告、客戶信息資料、財務(wù)數(shù)據(jù)等。4.會議文件：公司/組織召開的各類重要會議形成的文件，包括會議紀要、決議、討論材料等，涉及公司/組織機密事項的會議文件應(yīng)納入秘級檔案管理。5.人事檔案：涉及員工個人隱私、公司/組織人事機密的檔案材料，如員工入職申請表、薪酬待遇資料、績效考核記錄等。（三）收集要求1.各部門應(yīng)定期將本部門產(chǎn)生的符合收集范圍的文件材料收集齊全，整理規(guī)范。2.對于電子文件，要按照規(guī)定的格式和存儲方式進行保存，并確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。3.收集過程中要注意對文件材料的密級標識進行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時與文件形成部門溝通解決。三、檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和密級，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法：將檔案按年度分開，每個年度內(nèi)的檔案再按其他分類方法進行細分。2.機構(gòu)分類法：根據(jù)公司/組織內(nèi)部的機構(gòu)設(shè)置，將檔案按機構(gòu)進行分類。3.問題分類法：按照文件材料所反映的問題進行分類，如將涉及財務(wù)、技術(shù)、市場等方面的文件分別歸類。4.保管期限分類法：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保存。長期保管：在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為16年至50年。短期保管：在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為1年至15年。（三）編號規(guī)則1.對每一份秘級檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號格式可采用“年度+機構(gòu)代碼+分類號+順序號”的形式，例如：202301001001，其中“2023”表示年度，“01”表示機構(gòu)代碼，“001”表示分類號，最后一個“001”表示順序號。3.通過編號，能夠快速準確地查找和定位檔案。（四）裝訂與編目1.對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。2.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、密級、保管期限、頁數(shù)等內(nèi)容，以便于查閱和管理。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的秘級檔案保管庫房，庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等安全防護設(shè)施。2.庫房內(nèi)要安裝監(jiān)控設(shè)備，確保24小時監(jiān)控?zé)o死角。3.庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.對于重要的電子檔案，應(yīng)采用加密存儲技術(shù)，確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）檔案保管人員職責(zé)1.負責(zé)秘級檔案的日常保管工作，嚴格遵守保密制度，確保檔案安全。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施處理。3.做好檔案的出入庫登記工作，詳細記錄檔案的借閱、歸還等情況。（四）檔案的銷毀1.對于已到保管期限且無保存價值的秘級檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫《秘級檔案銷毀申請表》。2.《秘級檔案銷毀申請表》應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人審核，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案信息徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀清單應(yīng)妥善保存，以備查考。五、檔案的借閱與使用（一）借閱審批1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱秘級檔案時，應(yīng)填寫《秘級檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、密級、借閱用途、預(yù)計歸還日期等內(nèi)容。2.《秘級檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人審核后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)檔案的密級和借閱用途，確定是否批準借閱，并簽署審批意見。3.對于絕密級檔案的借閱，必須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準。（二）借閱期限1.借閱秘級檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.續(xù)借手續(xù)應(yīng)按照借閱審批程序重新辦理。（三）借閱要求1.借閱人員必須嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出規(guī)定的使用場所。2.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定另行辦理審批手續(xù)。3.借閱人員使用完畢后，應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。（四）使用登記檔案管理部門應(yīng)對秘級檔案的借閱和使用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案名稱、編號、密級、歸還日期等。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。六、檔案的傳遞與交接（一）傳遞方式1.秘級檔案的傳遞應(yīng)采用安全可靠的方式，如專人送達、機要通信、加密電子傳輸?shù)取?.對于重要的秘級檔案，應(yīng)采用專人送達的方式，確保檔案在傳遞過程中的安全。（二）交接手續(xù)1.在檔案傳遞過程中，交接雙方應(yīng)辦理嚴格的交接手續(xù)，填寫《秘級檔案交接清單》。2.《秘級檔案交接清單》應(yīng)詳細記錄檔案的名稱、編號、密級、數(shù)量、交接時間、交接雙方姓名等內(nèi)容，并由交接雙方簽字確認。3.交接過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量不符、檔案損壞等問題，應(yīng)及時查明原因并采取措施處理。七、保密措施（一）人員保密教育1.定期組織公司/組織內(nèi)涉及秘級檔案管理和使用的人員進行保密教育，提高保密意識。2.保密教育內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司/組織保密制度、保密技能培訓(xùn)等。3.對新入職員工，應(yīng)進行專門的保密培訓(xùn)，經(jīng)考試合格后方可接觸秘級檔案。（二）保密協(xié)議簽訂1.與涉及秘級檔案管理和使用人員簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。2.保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、保密措施、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.保密協(xié)議簽訂后，雙方應(yīng)嚴格履行協(xié)議約定的義務(wù)。（三）保密監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對秘級檔案的管理情況進行保密