檔案跟蹤管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和跟蹤，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案資料的跟蹤管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項工作的實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與公司業(yè)務相關(guān)的各類檔案，確保檔案資料的齊全。3.準確性原則：檔案信息應準確無誤，數(shù)據(jù)、文字等應符合規(guī)范要求。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。5.及時性原則：及時對檔案進行收集、整理、歸檔和跟蹤，保證檔案信息的時效性。二、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)等。2.人事檔案：員工入職、離職、調(diào)動、薪資福利、培訓、考核等相關(guān)資料。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。4.業(yè)務檔案：各類業(yè)務合同、項目文檔、市場調(diào)研報告、客戶資料等。5.技術(shù)檔案：產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、質(zhì)量檢驗報告等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“類別代碼年份流水號”的形式。2.類別代碼：按照上述檔案分類，分別用“XZ”表示行政檔案、“RS”表示人事檔案、“CW”表示財務檔案、“YW”表示業(yè)務檔案、“JS”表示技術(shù)檔案。3.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份。4.流水號：按照檔案形成的先后順序依次編號，從0001開始。例如：一份2023年形成的行政檔案，編號為XZ20230001。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保本部門在工作過程中產(chǎn)生的各類檔案及時、完整地收集起來。2.對于外來文件，如上級部門下發(fā)的文件、合作單位提供的資料等，應及時登記并移交檔案管理部門。3.員工在工作中形成的個人業(yè)務檔案，應在工作完成后及時整理并提交給部門負責人，由部門負責人統(tǒng)一移交檔案管理部門。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員應按照檔案分類標準對收集到的檔案進行分類整理。2.每份檔案應按照文件材料的重要程度和形成時間順序進行排列，確保檔案內(nèi)容的連貫性和邏輯性。3.對于紙張破損、字跡模糊的檔案，應進行修復或復制，保證檔案的可讀性。4.檔案應去除金屬物，采用A4紙規(guī)格進行折疊或粘貼，保持整齊統(tǒng)一。四、檔案歸檔與存儲（一）歸檔流程1.檔案整理完成后，檔案管理人員應填寫檔案歸檔登記表，詳細記錄檔案的名稱、編號、類別、形成時間、保管期限等信息。2.將檔案按照編號順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年份、起止編號等信息。3.將檔案盒存放在檔案庫房的相應位置，并建立檔案存放索引，便于快速查找。（二）存儲條件1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全存儲。3.檔案應存放在專用的檔案架上，按照類別和年份順序排列，便于查閱和管理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密信息（如財務數(shù)據(jù)、技術(shù)秘密、重要客戶資料等）的檔案，查閱申請人需經(jīng)公司分管領(lǐng)導簽字批準，并在檔案管理部門指定地點查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復印或傳播檔案內(nèi)容。（二）借閱程序1.因工作需要借閱檔案的，借閱人應填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，借閱人應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損、抽取或撤換文件材料。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的賠償責任。4.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。六、檔案跟蹤與維護（一）跟蹤內(nèi)容1.檔案管理人員應定期對檔案進行清查盤點，核對檔案的數(shù)量、編號、存放位置等信息，確保檔案的實際情況與檔案登記信息一致。2.關(guān)注檔案保管期限，對于超過保管期限的檔案，應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀處理。3.跟蹤檔案的利用情況，統(tǒng)計檔案查閱、借閱的次數(shù)和人員，分析檔案利用的規(guī)律和趨勢，為公司決策提供參考依據(jù)。（二）維護措施1.定期對檔案庫房進行檢查，查看檔案存放環(huán)境是否符合要求，檔案架、檔案盒等設施是否完好。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時采取措施進行修復或更換。2.對電子檔案應定期進行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點，防止電子檔案因意外情況丟失或損壞。3.根據(jù)檔案的重要性和利用頻率，對檔案進行定期的數(shù)字化處理，提高檔案的利用效率和安全性。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定標準1.檔案管理部門應定期組織對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人及相關(guān)業(yè)務部門的專業(yè)人員組成。鑒定小組應按照檔案鑒定標準，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.檔案鑒定標準應根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司實際情況制定，一般考慮檔案的重要性、時效性、完整性、真實性等因素。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，詳細記錄檔案的名稱、編號、類別、形成時間、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊應經(jīng)公司分管領(lǐng)導簽字批準后，方可進行銷毀處理。3.檔案銷毀應采用安全、環(huán)保的方式進行，如粉碎、焚燒等。銷毀過程中應指定專人負責監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。4.檔案銷毀后，檔案管理人員應在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期，并將檔案銷毀清冊存檔保存。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司機密的檔案信息予以保密。2.檔案庫房應設置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。檔案管理人員應妥善保管檔案庫房鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應監(jiān)督查閱、借閱人員的行為，防止檔案信息泄露。對于涉及機密信息的檔案，應采取特殊的保密措施，如加密存儲、專人管理等。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全防范工作，安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設施，并定期進行檢查和維護，確保設施正常運行。2.制定檔案安全應急預案，明確在發(fā)生火災、水災、盜竊等突發(fā)事件時的應急處置措施。定期組織檔案管理人員進行應急演練，提高應急處置能力。3.對檔案管理人員進行安全教育培訓