建設(shè)資料檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司建設(shè)資料檔案的管理，確保建設(shè)資料檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于資料的查閱、利用和追溯，為公司建設(shè)項(xiàng)目的順利推進(jìn)、竣工驗(yàn)收、后期維護(hù)以及各類決策提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有建設(shè)項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工建設(shè)到竣工驗(yàn)收全過程中形成的各類資料檔案，包括但不限于項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工技術(shù)資料、監(jiān)理資料、竣工驗(yàn)收資料等。涉及公司內(nèi)部各部門以及參與項(xiàng)目建設(shè)的所有外部單位，如設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則建設(shè)資料檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況，所有資料必須是在項(xiàng)目建設(shè)過程中實(shí)際產(chǎn)生的原始記錄，不得偽造、篡改。2.完整性原則涵蓋項(xiàng)目建設(shè)全過程的各類資料，確保資料的全面性和連貫性，不遺漏重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵信息。3.準(zhǔn)確性原則資料內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，文字表述清晰規(guī)范，圖表繪制符合要求。4.系統(tǒng)性原則對建設(shè)資料進(jìn)行科學(xué)分類、合理歸檔，使其形成有機(jī)的整體，便于查找和利用。5.安全性原則采取有效措施保障建設(shè)資料檔案的安全，防止資料的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制度制定與完善負(fù)責(zé)制定和修訂建設(shè)資料檔案管理制度，明確資料管理的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)對公司內(nèi)部各部門及外部參建單位的資料管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織相關(guān)培訓(xùn)，提高資料管理人員的業(yè)務(wù)水平。3.資料收集與整理定期收集、整理各部門及參建單位提交的建設(shè)資料，對資料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行初步審核。4.檔案歸檔與保管按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和歸檔方法，對審核合格的建設(shè)資料進(jìn)行歸檔，并妥善保管在安全的檔案庫房。5.資料查閱與利用建立資料查閱登記制度，為公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供資料查閱服務(wù)，確保資料的合理利用。6.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)建設(shè)資料檔案的信息化管理，建立電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資料的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門職責(zé)1.資料產(chǎn)生與收集負(fù)責(zé)本部門在項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類資料的收集、整理和保管，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門移交。2.資料審核與把關(guān)對本部門提交的建設(shè)資料進(jìn)行審核，確保資料內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.協(xié)調(diào)外部單位資料管理負(fù)責(zé)與項(xiàng)目建設(shè)過程中的外部參建單位溝通協(xié)調(diào)，督促其按照合同要求和本制度規(guī)定做好資料的收集、整理和移交工作。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)作為項(xiàng)目建設(shè)資料檔案管理的第一責(zé)任人，對項(xiàng)目資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.組織協(xié)調(diào)組織本項(xiàng)目各部門及參建單位做好資料管理工作，協(xié)調(diào)解決資料管理過程中出現(xiàn)的問題。3.審核把關(guān)對項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的重要資料進(jìn)行審核，確保資料符合項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況和相關(guān)要求。（四）資料管理人員職責(zé)1.具體操作負(fù)責(zé)本部門或項(xiàng)目建設(shè)過程中資料的具體收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保資料整理規(guī)范、有序。2.及時(shí)移交按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的資料及時(shí)移交給檔案管理部門。3.協(xié)助查閱協(xié)助檔案管理部門做好資料的查閱、利用工作，提供必要的資料信息。三、建設(shè)資料檔案的分類與歸檔（一）項(xiàng)目前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。2.規(guī)劃設(shè)計(jì)文件建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、設(shè)計(jì)任務(wù)書、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件等。3.招投標(biāo)文件招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同文件等。（二）施工技術(shù)資料1.施工組織設(shè)計(jì)施工組織設(shè)計(jì)方案、專項(xiàng)施工方案等。2.技術(shù)交底記錄各分項(xiàng)工程技術(shù)交底資料。3.原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件鋼材、水泥、砂石、構(gòu)配件等的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)報(bào)告等。4.施工試驗(yàn)記錄混凝土試塊、砂漿試塊、鋼筋焊接試驗(yàn)等記錄。5.隱蔽工程驗(yàn)收記錄基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)等隱蔽工程驗(yàn)收資料。6.分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄各分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收資料。7.工程測量記錄工程定位測量、水準(zhǔn)測量、垂直度測量等記錄。（三）監(jiān)理資料1.監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理規(guī)劃文件。2.監(jiān)理實(shí)施細(xì)則各專業(yè)監(jiān)理實(shí)施細(xì)則。3.監(jiān)理月報(bào)每月監(jiān)理月報(bào)。4.監(jiān)理通知單監(jiān)理過程中發(fā)出的通知單及回復(fù)。5.工程質(zhì)量評估報(bào)告工程竣工預(yù)驗(yàn)收后出具的質(zhì)量評估報(bào)告。（四）竣工驗(yàn)收資料1.工程竣工驗(yàn)收報(bào)告建設(shè)單位組織各參建單位進(jìn)行竣工驗(yàn)收后形成的報(bào)告。2.工程竣工備案表辦理工程竣工備案所需的相關(guān)表格及資料。3.工程質(zhì)量保修書明確工程質(zhì)量保修責(zé)任和期限的文件。4.竣工圖包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)竣工圖。（五）其他資料1.工程變更資料工程變更通知、變更圖紙、變更費(fèi)用簽證等。2.工程洽商記錄工程建設(shè)過程中的各類洽商記錄。3.工程照片及影像資料反映項(xiàng)目建設(shè)過程和現(xiàn)狀的照片、視頻等資料。（六）歸檔要求1.資料整理資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，同一類資料應(yīng)按照時(shí)間順序排列，做到資料齊全、手續(xù)完備、簽字蓋章清晰。2.編目編號(hào)對歸檔資料進(jìn)行編目編號(hào)，編制檔案目錄，注明資料名稱、日期、編號(hào)、保管期限等信息，便于查找和管理。3.裝訂成冊大部分資料應(yīng)裝訂成冊，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒，在檔案盒封面和脊背標(biāo)注檔案名稱、編號(hào)、保管期限等信息。4.電子檔案同步建立電子檔案，將紙質(zhì)資料進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照電子檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。四、建設(shè)資料檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所1.檔案庫房設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案安全存放。2.溫濕度控制庫房內(nèi)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管采用密集架存放紙質(zhì)檔案，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和存取。2.電子檔案保管建立電子檔案服務(wù)器，采用磁盤陣列、磁帶備份等方式進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，對電子檔案進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全性。（三）檔案保護(hù)措施1.防火措施庫房內(nèi)配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和滅火設(shè)備，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.防潮措施檔案架應(yīng)離地面一定距離，防止地面潮濕對檔案造成損害。同時(shí)，庫房內(nèi)可放置干燥劑，保持空氣干燥。3.防蟲措施在庫房內(nèi)放置防蟲藥品，定期檢查檔案，發(fā)現(xiàn)蟲害及時(shí)處理。4.防盜措施庫房安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房安全。5.防光防塵措施庫房窗戶采用遮光窗簾，防止陽光直射檔案。同時(shí)，保持庫房清潔，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵對檔案的污染。五、建設(shè)資料檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部查閱公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱建設(shè)資料檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱外部參建單位如設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等因工作需要查閱建設(shè)資料檔案的，應(yīng)提交單位介紹信和查閱申請，經(jīng)公司項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。涉及商業(yè)秘密或其他敏感信息的資料，查閱前需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）查閱流程1.申請登記查閱人填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并簽字蓋章。2.審批簽字申請表按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行簽字審批，確保查閱申請的合理性和必要性。3.查閱服務(wù)檔案管理部門根據(jù)審批后的申請表，為查閱人提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)。查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.歸還登記查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行核對，確保檔案無損壞、丟失等情況，并在《檔案查閱登記表》上登記歸還時(shí)間。（三）利用規(guī)定1.資料利用范圍建設(shè)資料檔案主要用于公司內(nèi)部項(xiàng)目建設(shè)管理、竣工驗(yàn)收、后期維護(hù)、質(zhì)量追溯以及各類決策支持等工作。外部單位查閱利用資料應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定和本制度規(guī)定的范圍進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或用于其他目的。2.資料使用限制未經(jīng)公司書面同意，查閱人不得將查閱的建設(shè)資料檔案用于商業(yè)用途或向第三方提供。如需對資料進(jìn)行引用、發(fā)表等，應(yīng)確保不侵犯公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，并經(jīng)公司相關(guān)部門審核同意。六、建設(shè)資料檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對建設(shè)資料檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次全面鑒定。2.價(jià)值判斷根據(jù)檔案的保存價(jià)值、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目建設(shè)部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對建設(shè)資料檔案進(jìn)行具體的鑒定工作，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案完整性檢查檔案是否齊全，有無缺頁、漏項(xiàng)等情況。2.檔案準(zhǔn)確性核實(shí)檔案內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否可靠。3.檔案時(shí)效性判斷檔案是否已失去現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，是否超過保管期限。4.檔案重要性評估檔案對公司建設(shè)項(xiàng)目和歷史記錄的重要程度。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單經(jīng)鑒定小組鑒定后，對確無保存價(jià)值的檔案編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息。2.審批簽字《檔案銷毀清單》報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，確保銷毀工作的嚴(yán)肅性和合法性。3.組織銷毀由檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。銷毀后，在《檔案銷毀清單》上注明銷毀方式