醫(yī)院設(shè)備檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院設(shè)備檔案管理，確保設(shè)備檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為醫(yī)院設(shè)備的采購、使用、維護(hù)、管理及決策提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院所有設(shè)備檔案的管理，包括醫(yī)療設(shè)備、辦公設(shè)備、后勤保障設(shè)備等。（三）管理職責(zé)1.設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)設(shè)備檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。制定設(shè)備檔案管理制度和工作流程。收集、整理、歸檔設(shè)備檔案資料。定期對設(shè)備檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新。2.設(shè)備使用科室負(fù)責(zé)本科室設(shè)備檔案資料的收集、整理和移交。配合設(shè)備管理部門做好設(shè)備檔案的管理工作。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)對設(shè)備檔案進(jìn)行統(tǒng)一保管和提供利用服務(wù)。指導(dǎo)設(shè)備管理部門做好設(shè)備檔案的整理、歸檔工作。對設(shè)備檔案的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。二、設(shè)備檔案的內(nèi)容（一）設(shè)備前期資料1.設(shè)備申購計(jì)劃：包括申購理由、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算等。2.設(shè)備采購合同：明確設(shè)備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.設(shè)備驗(yàn)收報(bào)告：記錄設(shè)備的到貨情況、安裝調(diào)試情況、技術(shù)性能指標(biāo)、驗(yàn)收結(jié)論等。4.設(shè)備隨機(jī)資料：如設(shè)備操作手冊、維修手冊、合格證、保修卡等。（二）設(shè)備運(yùn)行維護(hù)資料1.設(shè)備操作規(guī)程：規(guī)定設(shè)備的操作步驟、注意事項(xiàng)、維護(hù)要求等。2.設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄：記錄設(shè)備的日常維護(hù)、定期保養(yǎng)、維修情況等。3.設(shè)備運(yùn)行記錄：包括設(shè)備的開機(jī)時(shí)間、關(guān)機(jī)時(shí)間、運(yùn)行參數(shù)、故障記錄等。4.設(shè)備維修記錄：詳細(xì)記錄設(shè)備的故障原因、維修過程、更換零部件等情況。（三）設(shè)備技術(shù)資料1.設(shè)備技術(shù)檔案：包括設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、性能指標(biāo)、結(jié)構(gòu)原理、電路圖、裝配圖等。2.設(shè)備升級改造資料：記錄設(shè)備升級改造的方案、過程、驗(yàn)收情況等。3.設(shè)備報(bào)廢資料：包括設(shè)備報(bào)廢申請、審批文件、報(bào)廢鑒定報(bào)告等。（四）設(shè)備管理資料1.設(shè)備臺賬：記錄設(shè)備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、購置日期、使用科室、存放地點(diǎn)等信息。2.設(shè)備清查盤點(diǎn)記錄：定期對設(shè)備進(jìn)行清查盤點(diǎn)，記錄設(shè)備的實(shí)際數(shù)量、狀態(tài)、使用情況等。3.設(shè)備效益分析報(bào)告：對設(shè)備使用的經(jīng)濟(jì)效益、社會效益進(jìn)行分析評估。三、設(shè)備檔案的收集與整理（一）收集要求1.設(shè)備管理部門應(yīng)及時(shí)收集設(shè)備從申購到報(bào)廢全過程的相關(guān)資料。2.設(shè)備使用科室應(yīng)在設(shè)備驗(yàn)收合格后15個(gè)工作日內(nèi)，將設(shè)備隨機(jī)資料、操作規(guī)程等資料移交設(shè)備管理部門。3.設(shè)備維修部門應(yīng)在每次維修工作完成后5個(gè)工作日內(nèi)，將維修記錄等資料移交設(shè)備管理部門。（二）整理方法1.按照設(shè)備檔案的內(nèi)容分類，對收集到的資料進(jìn)行整理。2.每份資料應(yīng)注明日期、編號、名稱等信息，并進(jìn)行編號裝訂。3.對電子資料應(yīng)進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案目錄，便于查詢和使用。四、設(shè)備檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.設(shè)備管理部門應(yīng)定期將整理好的設(shè)備檔案資料移交檔案管理部門歸檔。2.歸檔的設(shè)備檔案應(yīng)編制目錄，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。3.檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對設(shè)備檔案進(jìn)行分類存放，便于查找和利用。（二）保管期限1.設(shè)備前期資料、技術(shù)資料等應(yīng)永久保存。2.設(shè)備運(yùn)行維護(hù)資料、管理資料等保管期限為設(shè)備使用年限加5年。3.設(shè)備報(bào)廢資料應(yīng)保存至設(shè)備報(bào)廢后10年。（三）保管環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)提供適宜的保管環(huán)境，確保設(shè)備檔案不受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.對電子設(shè)備檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、設(shè)備檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱設(shè)備檔案的，應(yīng)填寫《設(shè)備檔案查閱申請表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.查閱設(shè)備檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)制檔案資料。（二）借閱規(guī)定1.醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要借閱設(shè)備檔案的，應(yīng)填寫《設(shè)備檔案借閱申請表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人、設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過15個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管設(shè)備檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自拆封、復(fù)印、拍照等。4.借閱人員歸還設(shè)備檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。六、設(shè)備檔案的保密與安全（一）保密措施1.設(shè)備檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露設(shè)備檔案的內(nèi)容。2.對涉及醫(yī)院機(jī)密的設(shè)備檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲和管理。3.查閱、借閱設(shè)備檔案的人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)設(shè)備檔案的安全管理，防止檔案被盜、丟失、損壞等。2.定期對設(shè)備檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對因自然災(zāi)害、突發(fā)事件等造成設(shè)備檔案損壞或丟失的，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，并向上級主管部門報(bào)告。七、設(shè)備檔案的信息化管理（一）建立設(shè)備檔案管理系統(tǒng)1.醫(yī)院應(yīng)建立設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案的電子化管理。2.設(shè)備檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.設(shè)備管理部門應(yīng)及時(shí)將設(shè)備檔案資料錄入系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.設(shè)備檔案管理系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.設(shè)備管理部門應(yīng)及時(shí)更新設(shè)備檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，如設(shè)備的維修記錄、運(yùn)行參數(shù)等。3.檔案管理部門應(yīng)定期對設(shè)備檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、設(shè)備檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.設(shè)備管理部門應(yīng)定期對保管期滿的設(shè)備檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)由設(shè)備管理部門、檔案管理部門及相關(guān)專業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)設(shè)備檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對設(shè)備檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的設(shè)備檔案，應(yīng)填寫《設(shè)備檔案銷毀申請表》，經(jīng)設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，予以銷毀。2.設(shè)備檔案的銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)