檔案利用制度匯編一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案的管理，充分發(fā)揮檔案的作用，規(guī)范檔案利用行為，保障公司/組織及相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本檔案利用制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及所有涉及檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用活動的相關(guān)人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理和利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案利用過程中，要采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，維護(hù)檔案的保密性和完整性。3.服務(wù)高效原則：以服務(wù)公司/組織各項(xiàng)工作為宗旨，簡化利用手續(xù)，提高工作效率，及時(shí)、準(zhǔn)確地為利用者提供所需檔案信息。二、檔案利用的范圍與條件（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱本部門形成的檔案以及與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的其他檔案。2.涉及公司/組織重大決策、項(xiàng)目建設(shè)、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等重要事項(xiàng)的檔案查閱。3.因?qū)徲?jì)、紀(jì)檢監(jiān)察、司法調(diào)查等工作需要，相關(guān)部門依法依規(guī)查閱公司/組織檔案。4.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外部單位因合作、調(diào)研等正當(dāng)理由查閱公司/組織檔案。（二）利用條件1.內(nèi)部人員利用檔案，應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱及檔號、利用期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。2.外部單位利用檔案，需持有單位介紹信、相關(guān)證明文件，并填寫《檔案利用申請表》，明確利用目的、范圍及期限等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照國家保密法律法規(guī)及公司/組織保密制度的規(guī)定執(zhí)行，履行特殊審批手續(xù)。三、檔案查閱程序（一）申請利用者需填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱檔案的目的、內(nèi)容、范圍等信息。申請表應(yīng)包括利用者姓名、所在部門、聯(lián)系方式、申請日期、檔案名稱及檔號、查閱理由等內(nèi)容。（二）審核1.內(nèi)部人員申請查閱檔案，由所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查利用目的是否與工作相關(guān)、是否符合部門業(yè)務(wù)需求等。審核通過后，在申請表上簽字確認(rèn)。2.外部單位申請查閱檔案，檔案管理部門收到申請表后，應(yīng)及時(shí)呈交公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)外部單位的性質(zhì)、利用目的及對公司/組織的影響等因素進(jìn)行綜合評估，做出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的決定。（三）查閱1.經(jīng)審核批準(zhǔn)后，利用者憑有效證件到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理部門工作人員應(yīng)根據(jù)利用者申請，提供相應(yīng)的檔案，并在專門的查閱場所為利用者服務(wù)。2.查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案管理部門工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱場所，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、污損等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）登記檔案管理部門工作人員應(yīng)對檔案查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、利用者姓名、所在部門、檔案名稱及檔號、查閱目的、查閱期限等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。四、檔案借閱程序（一）申請利用者填寫《檔案借閱申請表》，明確借閱檔案的名稱、檔號、數(shù)量、借閱期限、歸還日期等內(nèi)容，并說明借閱目的。申請表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。（二）審批1.內(nèi)部人員借閱檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。審批時(shí)重點(diǎn)考慮借閱期限是否合理、檔案的重要性及安全性等因素。對于涉及重要機(jī)密或關(guān)鍵業(yè)務(wù)的檔案，審批應(yīng)更加嚴(yán)格。2.外部單位借閱檔案，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)全面評估外部單位的信譽(yù)、借閱用途及可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)等，確保借閱行為不會對公司/組織造成不利影響。（三）借閱1.批準(zhǔn)借閱后，利用者到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門工作人員應(yīng)向利用者發(fā)放《檔案借閱登記簿》，詳細(xì)記錄借閱檔案的相關(guān)信息，并要求利用者簽字確認(rèn)。2.借閱檔案時(shí)，檔案管理部門工作人員應(yīng)向利用者當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，檢查檔案的完整性和質(zhì)量狀況，并提醒利用者妥善保管檔案，遵守借閱規(guī)定。3.利用者需將借閱的檔案妥善存放，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非申請用途。如遇特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。（四）歸還1.借閱期限屆滿，利用者應(yīng)按時(shí)歸還所借檔案。歸還時(shí)，檔案管理部門工作人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量、完整性及質(zhì)量狀況，確保檔案無損壞、丟失等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或逾期未還等情況，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定追究利用者的責(zé)任。對于造成檔案丟失或嚴(yán)重?fù)p壞的，應(yīng)依法依規(guī)要求利用者進(jìn)行賠償。五、檔案復(fù)制程序（一）申請利用者填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明需要復(fù)制檔案的名稱、檔號、復(fù)制內(nèi)容范圍、用途等信息，并說明復(fù)制的方式（如復(fù)印、掃描、拍照等）。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。（二）審批1.內(nèi)部人員復(fù)制檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案的性質(zhì)、重要程度及利用需求進(jìn)行審批。對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，復(fù)制審批應(yīng)更為嚴(yán)格。2.外部單位復(fù)制檔案，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮外部單位的需求、復(fù)制內(nèi)容對公司/組織的影響等因素，做出審批決定。（三）復(fù)制1.經(jīng)審批同意后，檔案管理部門工作人員按照利用者要求的方式和范圍進(jìn)行檔案復(fù)制。復(fù)制過程中應(yīng)確保復(fù)制內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確，與原件一致。2.對于重要檔案的復(fù)制，檔案管理部門可采取備份留存等措施，以防止復(fù)制件出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)追溯和核對。（四）登記檔案管理部門應(yīng)對檔案復(fù)制情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括復(fù)制日期、利用者姓名、所在部門、檔案名稱及檔號、復(fù)制內(nèi)容范圍、復(fù)制方式、用途等信息。登記記錄應(yīng)長期保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案利用過程進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查利用者是否遵守檔案利用制度規(guī)定，是否存在違規(guī)操作行為。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)審查檔案利用手續(xù)是否齊全、利用行為是否合規(guī)、檔案安全保密措施是否落實(shí)等。3.設(shè)立舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)公司/組織內(nèi)部員工及相關(guān)利益方對檔案利用過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。對于舉報(bào)信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并按照規(guī)定處理。（二）檢查內(nèi)容1.檢查檔案利用申請表的填寫是否完整、準(zhǔn)確，審批手續(xù)是否齊全。2.核實(shí)利用者是否按照申請的目的、范圍和期限利用檔案，有無超范圍、超期限利用或轉(zhuǎn)借他人等情況。3.檢查檔案在利用過程中是否保持安全和完整，有無損壞、丟失、涂改、標(biāo)記等現(xiàn)象。4.審查檔案復(fù)制件的內(nèi)容是否與原件一致，復(fù)制手續(xù)是否規(guī)范。5.查看檔案利用登記記錄是否真實(shí)、準(zhǔn)確，是否及時(shí)更新。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的一般性問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向利用者發(fā)出整改通知，要求其限期改正。2.對于違反檔案利用制度規(guī)定的行為，如未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案，損壞丟失檔案等，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分或經(jīng)濟(jì)處罰。對于涉及違法犯罪的行為，應(yīng)依法移送司法機(jī)關(guān)處理。3.對檔案利用制度執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案利用制度，提高檔案管理水平。七、檔案利用的保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.所有參與檔案利用工作的人員，包括檔案管理部門工作人員、利用者等，均負(fù)有保密義務(wù)，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)及公司/組織保密制度。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對工作人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)能力，確保檔案利用過程中的保密工作落實(shí)到位。（二）保密措施1.在檔案查閱、借閱場所，應(yīng)設(shè)置專門的區(qū)域，與其他區(qū)域有效隔離，防止無關(guān)人員進(jìn)入。2.檔案管理部門工作人員在提供檔案服務(wù)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格控制檔案的接觸范圍，僅限于經(jīng)批準(zhǔn)的利用者。3.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感檔案，利用者如需摘錄、復(fù)印等，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批，并采取必要的保密措施，如對復(fù)印件進(jìn)行編號、登記，注明用途等。4.利用者在利用檔案過程中，不得在公共場所談?wù)摍n案內(nèi)容，不得將檔案信息泄露給無關(guān)人員。如需對外提供檔案信息，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保信息安全。（三）保密期限檔案利用過程中的保密期限應(yīng)根據(jù)檔案的密級及相關(guān)規(guī)定確定。一般情況下，保密期限與檔案本身的保密期限一致。對于因特殊情況需要延長保密期限的，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)。（四）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)利用者違反保密規(guī)定，泄露檔案信息，檔案管理部門應(yīng)立即采取措施，制止信息擴(kuò)散，并及時(shí)報(bào)告公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。2.對于違反保密規(guī)定的利用者，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除借閱或查閱權(quán)限等。對于給公司/組織造成損失的，應(yīng)依法要求其承擔(dān)賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。八、附則（一）