高校檔案收集制度一、總則（一）目的高校檔案是學校在教學、科研、管理等各項活動中直接形成的具有保存價值的歷史記錄，是學校發(fā)展歷程的真實反映。為了加強高校檔案的收集工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案在學校教學、科研、管理及社會服務中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各單位及全體教職工和學生在教學、科研、管理等活動中形成的各類檔案的收集工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案收集應確保所收集的檔案材料真實反映學校各項活動的實際情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。2.完整性原則：全面收集學校在各個方面、各個環(huán)節(jié)形成的檔案材料，保證檔案的門類齊全、內(nèi)容完整。3.準確性原則：所收集的檔案材料應準確無誤，包括文件的內(nèi)容、格式、簽署等方面，確保檔案信息的可靠性。4.及時性原則：在檔案形成后，應及時進行收集，避免檔案材料的散失或延誤收集，確保檔案的時效性。二、檔案收集的范圍與分類（一）黨群類檔案1.學校黨組織的工作計劃、總結、報告、決議、指示、會議記錄等文件材料。2.黨員名冊、入黨申請書、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書、思想?yún)R報等黨員管理材料。3.黨內(nèi)表彰、處分等材料。4.統(tǒng)戰(zhàn)工作方面的文件材料，如民主黨派成員信息、統(tǒng)戰(zhàn)活動記錄等。（二）行政類檔案1.學校行政工作的各項規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告、會議紀要等文件材料。2.學校機構設置、人員編制、干部任免、考核、獎懲等文件材料。3.學校發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃與總結、重要會議文件、領導講話等綜合性材料。4.學校對外交流合作、協(xié)議、合同等文件材料。5.學校各類統(tǒng)計報表、年鑒、大事記等資料。（三）教學類檔案1.專業(yè)設置、教學計劃、教學大綱、課程建設、教材編寫等教學管理文件材料。2.教師教學任務書、教案、講稿、課件、教學日歷、教學總結等教師教學材料。3.學生學籍管理材料，包括入學登記表、成績單、學籍變動記錄、畢業(yè)登記表等。4.教學實踐環(huán)節(jié)材料，如實習計劃、實習報告、畢業(yè)設計（論文）選題、指導記錄、答辯記錄等。5.教學評估、教學質(zhì)量監(jiān)控等方面的文件材料。（四）科研類檔案1.科研項目申報書、立項批復、合同書、任務書等科研項目管理文件材料。2.科研項目研究過程中的實驗數(shù)據(jù)、研究報告、學術論文、著作、專利等科研成果材料。3.科研項目經(jīng)費管理文件，包括預算、決算、經(jīng)費使用記錄等。4.學術會議、學術交流活動的相關材料，如會議通知、論文集、參會人員名單等。（五）基建類檔案1.學?；窘ㄔO項目的規(guī)劃、設計文件，如可行性研究報告、初步設計、施工圖等。2.工程招投標文件，包括招標文件、投標文件、中標通知書等。3.工程建設過程中的施工記錄、監(jiān)理文件、質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄等。4.工程竣工驗收文件，如竣工驗收報告、竣工決算審計報告、工程質(zhì)量保修書等。（六）設備類檔案學校購置的各類教學、科研、行政設備的申購計劃、審批文件、采購合同、設備清單等。設備的開箱驗收記錄、安裝調(diào)試記錄、使用說明書、操作規(guī)程、維修保養(yǎng)記錄等。設備的報廢申請、審批文件、報廢清單等。（七）財會類檔案1.學校財務預算、決算報告、財務報表及分析等文件材料。2.會計憑證、賬簿、財務審計報告、稅務申報材料等財務核算文件材料。3.學校收費管理文件，如收費標準、收費許可證、收費票據(jù)存根等。（八）學生類檔案1.學生個人檔案，包括高中階段檔案、高考報名材料、錄取通知書、體檢表、獎懲材料等。2.學生社團活動、社會實踐、志愿服務等方面的材料。3.學生就業(yè)指導與就業(yè)材料，如就業(yè)推薦表、就業(yè)協(xié)議書、就業(yè)派遣證等。三、檔案收集的職責分工（一）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案收集制度，明確檔案收集的范圍、標準和程序。2.負責組織、指導和監(jiān)督全校檔案收集工作，定期對各部門、各單位的檔案收集情況進行檢查和考核。3.根據(jù)學校工作需要，及時向各部門、各單位提出檔案收集的要求和建議，協(xié)調(diào)解決檔案收集工作中的問題。4.負責接收、整理、保管學校各類檔案，確保檔案的安全和完整。（二）各部門、各單位職責1.負責本部門、本單位在教學、科研、管理等活動中形成的各類檔案的收集工作，明確專人負責檔案收集工作，并將檔案收集工作納入本部門、本單位的工作計劃和崗位職責。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并確保移交檔案的質(zhì)量符合要求。3.積極配合檔案管理部門開展檔案收集工作，提供必要的支持和協(xié)助，包括檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作。（三）教職工職責1.按照學校檔案管理規(guī)定，及時將個人在教學科研、管理等工作中形成的具有保存價值的文件材料收集整理，并移交至所在部門、單位的檔案管理人員。2.對所形成的檔案材料的真實性、完整性和準確性負責，確保檔案材料符合歸檔要求。（四）學生職責1.按照學校檔案管理要求，將個人在學習、生活、社會實踐等活動中形成的各類檔案材料及時收集整理，并移交至學校相關部門或所在學院。2.積極配合學校做好學生檔案的收集、整理和歸檔工作，確保個人檔案信息的完整和準確。四、檔案收集的程序與要求（一）檔案形成部門的收集程序1.各部門、各單位在開展教學科研、管理等活動過程中，應明確專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料隨工作進程同步形成。2.檔案形成人員應及時將辦理完畢的文件材料進行分類整理，按照檔案管理部門規(guī)定的歸檔范圍和保管期限，剔除不需要歸檔的材料，將屬于歸檔范圍的材料收集齊全、完整。3.對收集的檔案材料進行初步整理，確保文件材料的格式規(guī)范、內(nèi)容完整、簽字蓋章齊全。對于不符合要求的文件材料，應及時退回相關人員進行補充或修正。4.定期（每學期或每年）將整理好的檔案材料移交至本部門、本單位的檔案管理人員進行進一步整理和保管。（二）檔案管理部門的接收程序1.檔案管理部門應定期接收各部門、各單位移交的檔案材料，并對移交的檔案進行認真核對，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量是否符合要求。2.對接收的檔案進行詳細登記，記錄檔案的名稱、數(shù)量、來源、移交時間等信息，建立檔案交接清單。3.對接收的檔案進行初步整理，按照檔案分類方案對檔案進行分類、編號，編制檔案目錄，確保檔案的有序存放和便于查找利用。4.將整理好的檔案及時上架入庫，妥善保管，確保檔案的安全和完整。（三）檔案收集的要求1.檔案材料應使用原件，如有特殊情況需使用復印件的，應在復印件上注明原件存放處，并加蓋原件保管部門的印章。2.檔案材料應字跡清晰、圖像完整、簽字蓋章齊全，載體應符合耐久性要求，如紙張應使用A4規(guī)格，書寫材料應符合檔案保管要求。3.電子文件應按照國家有關電子文件管理的規(guī)定進行收集和整理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。電子文件應存儲在耐久性好的載體上，并進行備份，同時應注明電子文件的形成時間、來源、格式等信息。4.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案材料，應嚴格按照國家有關保密規(guī)定進行收集和管理，確保檔案信息的安全。五、檔案收集的時間與期限（一）定期收集1.各部門、各單位應在每年年底前，將本年度形成的檔案材料進行全面收集整理，并移交至檔案管理部門歸檔。2.學校各類統(tǒng)計報表、年鑒等資料應在規(guī)定的時間內(nèi)報送至檔案管理部門，納入學校綜合檔案管理。（二）不定期收集1.對于學校重大活動、重要事件、重點項目等形成的檔案材料，應在活動結束或項目完成后及時進行收集，確保檔案的完整性和時效性。2.當學校機構調(diào)整、人員變動等情況發(fā)生時，相關部門應及時將涉及的檔案材料進行清理和移交，確保檔案的連續(xù)性和準確性。（三）檔案保管期限1.學校檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要是反映學校主要職能活動和歷史面貌的，對學校和社會具有長遠利用價值的檔案，如學校發(fā)展規(guī)劃、重大決策、重要會議文件、重要人事任免等。3.長期保管的檔案是反映學校一般工作活動，在較長時間內(nèi)對學校工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為30年。4.短期保管的檔案是反映學校短期工作活動，在較短時間內(nèi)對學校工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為10年。六、檔案收集的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.學校建立檔案收集工作監(jiān)督檢查機制，由檔案管理部門負責組織實施，定期對各部門、各單位的檔案收集工作進行檢查和考核。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案收集制度的執(zhí)行情況、檔案收集的范圍和質(zhì)量、檔案移交的及時性和完整性等方面。（二）檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案收集工作檢查，對各部門、各單位的檔案收集情況進行集中檢查和評估。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，不定期對部分部門、單位的檔案收集工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.專項檢查：針對學校重大活動、重點項目等檔案收集情況進行專項檢查，確保檔案的及時、完整收集。（三）考核與獎懲1.將檔案收集工作納入學校各部門、各單位的年度考核內(nèi)容，對檔案收集工作成績突出的部門和個人進行表彰和獎勵。2.對檔案收集工作不重視、未按規(guī)定及時移交檔案或檔案質(zhì)量不符合要求的部門和個人，進行通報批評，并責令限期整改。