長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)長(zhǎng)期護(hù)理保險(xiǎn)（以下簡(jiǎn)稱“長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)”）檔案管理，確保長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案真實(shí)、完整、有效，便于查詢、利用和監(jiān)督，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)業(yè)務(wù)開展過程中形成的各類檔案，包括參保人員申請(qǐng)資料、評(píng)估記錄、護(hù)理服務(wù)記錄、費(fèi)用結(jié)算資料、政策文件及內(nèi)部管理文件等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集、整理業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文件資料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案信息安全，防止參保人員信息泄露，對(duì)涉及個(gè)人隱私的內(nèi)容予以保密。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的分類、編號(hào)、整理、存儲(chǔ)和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)檔案，包括檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、保管和查閱等工作。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。指導(dǎo)和監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門的檔案收集、整理工作，對(duì)不符合要求的檔案提出整改意見。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的真實(shí)性和完整性。在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將整理好的檔案移交檔案管理部門。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的業(yè)務(wù)解釋和說明。3.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)為長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)檔案管理提供信息技術(shù)支持，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和遠(yuǎn)程查詢。保障檔案管理信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。協(xié)助檔案管理部門做好檔案數(shù)據(jù)的安全保密工作，設(shè)置合理的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.參保人員申請(qǐng)長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)待遇時(shí)提交的各類資料，如身份證、戶口本、醫(yī)?？?、申請(qǐng)表、診斷證明、病歷資料等。2.長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)出具的評(píng)估報(bào)告、評(píng)估記錄，包括評(píng)估人員信息、評(píng)估時(shí)間、評(píng)估項(xiàng)目、評(píng)估結(jié)論等。3.護(hù)理服務(wù)機(jī)構(gòu)提供的護(hù)理服務(wù)記錄，如護(hù)理計(jì)劃、護(hù)理記錄單、服務(wù)收費(fèi)明細(xì)等。4.長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)費(fèi)用結(jié)算過程中產(chǎn)生的資料，如費(fèi)用申報(bào)單、結(jié)算清單、支付憑證等。5.上級(jí)主管部門及政府相關(guān)部門發(fā)布的長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)政策文件、法規(guī)條例、通知公告等。6.本公司/組織在長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理過程中形成的內(nèi)部文件，如工作方案、管理制度、會(huì)議紀(jì)要、業(yè)務(wù)報(bào)表等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)開展過程中同步收集相關(guān)檔案資料，確保資料的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于參保人員提交的資料，應(yīng)要求其提供原件或復(fù)印件，并進(jìn)行核對(duì)，確保復(fù)印件與原件一致。復(fù)印件需由參保人員簽字確認(rèn)，并注明“與原件一致”字樣。3.評(píng)估報(bào)告、護(hù)理服務(wù)記錄等應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求填寫完整，簽字蓋章齊全。4.政策文件和內(nèi)部管理文件應(yīng)及時(shí)收集，確保文件的完整性和時(shí)效性。（三）整理方法1.分類按照長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)業(yè)務(wù)流程和檔案內(nèi)容，將檔案分為參保人員檔案、評(píng)估檔案、護(hù)理服務(wù)檔案、費(fèi)用結(jié)算檔案、政策文件檔案和內(nèi)部管理檔案六大類。參保人員檔案可根據(jù)參保人員姓名或編號(hào)進(jìn)行細(xì)分，每份檔案包含其申請(qǐng)待遇時(shí)提交的所有資料。評(píng)估檔案按照評(píng)估時(shí)間或評(píng)估對(duì)象進(jìn)行分類，每份檔案包括評(píng)估報(bào)告及相關(guān)附件。護(hù)理服務(wù)檔案根據(jù)護(hù)理服務(wù)機(jī)構(gòu)或護(hù)理服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行分類，每份檔案涵蓋護(hù)理計(jì)劃、護(hù)理記錄單等資料。費(fèi)用結(jié)算檔案按照結(jié)算周期或結(jié)算批次進(jìn)行分類，包含費(fèi)用申報(bào)單、結(jié)算清單、支付憑證等。政策文件檔案按照文件類型和發(fā)布時(shí)間進(jìn)行分類，如法規(guī)條例、政策通知、業(yè)務(wù)指南等。內(nèi)部管理檔案根據(jù)文件性質(zhì)和用途進(jìn)行分類，如工作方案、管理制度、會(huì)議紀(jì)要、業(yè)務(wù)報(bào)表等。2.編號(hào)為每類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份和順序號(hào)。例如，參保人員檔案編號(hào)格式為“CB[年份][順序號(hào)]”，評(píng)估檔案編號(hào)格式為“PG[年份][順序號(hào)]”等。編號(hào)應(yīng)連續(xù)編排，不得重復(fù)或遺漏。3.裝訂對(duì)每份檔案進(jìn)行裝訂，確保資料的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，裝訂厚度適中，便于翻閱和保存。對(duì)于紙張較多的檔案，可采用三孔一線或膠裝方式裝訂。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、類別、題名、日期、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并與檔案一同存放，便于查閱。三、檔案的歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔流程1.業(yè)務(wù)部門在完成業(yè)務(wù)活動(dòng)后，對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行自查，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.自查合格后，填寫檔案移交清單，將檔案移交至檔案管理部門。移交清單應(yīng)注明檔案編號(hào)、類別、數(shù)量、移交日期等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門收到移交檔案后，按照檔案管理制度進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案退回業(yè)務(wù)部門重新整理。4.審核通過的檔案進(jìn)行歸檔，按照分類編號(hào)順序排列上架存放。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等。檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、溫度適宜的環(huán)境中，避免陽(yáng)光直射和潮濕。按照檔案類別和編號(hào)順序，將檔案存放在檔案柜或貨架上，并在顯著位置標(biāo)明檔案類別和編號(hào)范圍。2.電子檔案存儲(chǔ)建立長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)按照檔案類別和編號(hào)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，設(shè)置合理的文件夾結(jié)構(gòu)，便于查找和使用。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。（三）保管期限1.參保人員檔案、評(píng)估檔案、護(hù)理服務(wù)檔案、費(fèi)用結(jié)算檔案的保管期限為自業(yè)務(wù)結(jié)束之日起不少于[X]年。2.政策文件檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，內(nèi)部管理檔案的保管期限根據(jù)文件性質(zhì)和用途確定，一般不少于[X]年。3.保管期限屆滿后，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專業(yè)人員共同進(jìn)行。經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，編制銷毀清單，報(bào)經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，以備查考。四、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，對(duì)符合查閱條件的，提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定的檔案查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出。3.涉及參保人員個(gè)人隱私的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)參保人員書面同意，不得泄露檔案內(nèi)容。4.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱時(shí)應(yīng)安排專人陪同，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（二）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司/組織內(nèi)部各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提供相關(guān)檔案資料的復(fù)印件、電子文檔等。2.對(duì)于需要利用檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)分析研究的部門，檔案管理部門應(yīng)協(xié)助其進(jìn)行數(shù)據(jù)提取和整理，提供必要的技術(shù)支持。3.在長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)業(yè)務(wù)宣傳、培訓(xùn)等活動(dòng)中，檔案管理部門可根據(jù)需要提供相關(guān)檔案資料作為參考，如典型案例、政策解讀等。（三）查閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括查閱申請(qǐng)表編號(hào)、查閱人員姓名、所在部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的、歸還時(shí)間等。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，保存期限與檔案保管期限一致。查閱記錄可采用紙質(zhì)或電子形式，便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析。五、檔案的保密與安全管理（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識(shí)和責(zé)任感，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)檔案查閱場(chǎng)所進(jìn)行合理布局和管理，設(shè)置專門的查閱區(qū)域，配備必要的安全設(shè)施，防止無關(guān)人員進(jìn)入。3.對(duì)涉及參保人員個(gè)人隱私的檔案信息進(jìn)行加密處理，在傳輸和存儲(chǔ)過程中采取安全防護(hù)措施，防止信息泄露。4.嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍和權(quán)限，對(duì)查閱檔案的人員進(jìn)行身份驗(yàn)證和登記，確保檔案信息不被非法獲取和使用。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、檔案管理信息系統(tǒng)等設(shè)施設(shè)備的安全管理。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全軟件，定期進(jìn)行系統(tǒng)漏洞掃描和修復(fù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專業(yè)人員共同進(jìn)行。2.鑒定人員應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存狀況，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估，確定檔案是否仍有保存必要。3.鑒定過程中應(yīng)形成鑒定意見書，詳細(xì)記錄鑒定情況和鑒定結(jié)論。鑒定意見書應(yīng)由鑒定人員簽字確認(rèn)，并加蓋公司/組織公章。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，編制銷毀清單，清單應(yīng)注明檔案編號(hào)、類別、題名、日期、數(shù)量等信息。2.銷毀清單報(bào)經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀。銷毀工作應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如粉