檔案制度指引一、總則（一）目的本檔案制度旨在規(guī)范公司/組織檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案的形成應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動，確保檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不丟失，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，滿足公司/組織各項(xiàng)工作對檔案信息的需求。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，制定和完善檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案的收集、整理、歸檔負(fù)責(zé)收集公司/組織各部門在工作過程中形成的各類檔案，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、歸檔，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案的保管和維護(hù)建立檔案保管設(shè)施，對檔案進(jìn)行妥善保管，定期檢查檔案的保管狀況，采取必要的防護(hù)措施，確保檔案的安全。4.檔案的檢索和利用建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和檢索，根據(jù)公司/組織工作需要，及時提供檔案利用服務(wù)。5.檔案的鑒定和銷毀定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，提出檔案銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷毀工作。6.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率。7.對各部門檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督負(fù)責(zé)對公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期檢查各部門檔案管理情況，提出改進(jìn)意見和建議，促進(jìn)公司/組織檔案管理工作水平的整體提升。三、檔案分類及編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類包括公司/組織的各類規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政公文、人事檔案、印章管理、證照管理等檔案。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類涵蓋市場營銷、客戶關(guān)系管理、合同協(xié)議、項(xiàng)目管理、生產(chǎn)運(yùn)營、質(zhì)量控制等方面形成的檔案。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類包括財(cái)務(wù)報表、會計(jì)憑證、審計(jì)報告、稅務(wù)資料、資金管理等檔案。4.技術(shù)研發(fā)類涉及產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新、工藝改進(jìn)、知識產(chǎn)權(quán)等方面的檔案。5.企業(yè)文化類如公司/組織的文化活動記錄、宣傳資料、員工文化作品等檔案。（二）檔案編號為便于檔案的管理和檢索，對每類檔案進(jìn)行編號。編號采用數(shù)字編碼方式，具體規(guī)則如下：1.一級編碼代表檔案類別，如“1”代表行政管理類，“2”代表業(yè)務(wù)經(jīng)營類，“3”代表財(cái)務(wù)審計(jì)類，“4”代表技術(shù)研發(fā)類，“5”代表企業(yè)文化類。2.二級編碼根據(jù)每類檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分編碼，如行政管理類中的人事檔案編碼為“101”，會議紀(jì)要編碼為“102”等。3.三級編碼按照檔案形成的時間順序或其他邏輯順序進(jìn)行流水編碼，以確保同一類檔案編號的唯一性。例如，一份2023年5月形成的行政管理類會議紀(jì)要，其編號為“102202305”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門職責(zé)公司/組織各部門負(fù)責(zé)本部門工作中形成檔案的收集工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案的整理和移交，并確保檔案的及時、完整。2.收集范圍各部門應(yīng)收集的檔案包括但不限于：部門工作計(jì)劃、工作總結(jié)、工作報告、各類文件、合同協(xié)議、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報表、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)資料、培訓(xùn)資料、員工考核記錄等。3.收集時間各類檔案應(yīng)在形成后及時收集，一般每月或每季度進(jìn)行一次集中整理和移交，重要緊急檔案應(yīng)隨時收集移交。（二）檔案整理1.整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類。編號：為每份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地反映檔案的類別和順序。裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案進(jìn)行修整、裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號范圍等信息。五、檔案歸檔（一）歸檔時間各部門整理好的檔案應(yīng)及時移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔，一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度檔案的歸檔工作。（二）歸檔流程1.移交清單各部門向檔案管理部門移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的類別、編號、題名、日期、數(shù)量等信息。2.審核接收檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量，對不符合要求的檔案退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。審核無誤后，辦理檔案接收手續(xù)。3.上架存放檔案管理部門將接收的檔案按照分類編號順序上架存放，確保檔案存放有序，便于查找和利用。六、檔案保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)施1.檔案架根據(jù)檔案的存放需要，配備合適的檔案架，檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和取用。2.溫濕度控制設(shè)備安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將庫房溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.防火防盜設(shè)備配備火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、滅火設(shè)備、防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。4.防蟲防鼠設(shè)備放置防蟲藥品、滅鼠器具等，防止檔案受到蟲蛀、鼠咬。（三）檔案保管要求1.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。2.安全防護(hù)加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房，檔案管理人員離開庫房時應(yīng)關(guān)好門窗、切斷電源。3.數(shù)字化備份對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，確保數(shù)字化檔案的可用性。七、檔案檢索與利用（一）檢索工具1.紙質(zhì)目錄編制紙質(zhì)檔案目錄，包括檔案分類目錄、全宗目錄、專題目錄等，方便檔案的手工檢索。2.電子檢索系統(tǒng)建立電子檔案檢索系統(tǒng)，錄入檔案的基本信息，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和查詢。電子檢索系統(tǒng)應(yīng)具備多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、編號、日期等進(jìn)行檢索。（二）利用流程1.申請公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的類別、編號、題名、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后提交檔案管理部門。2.審核檔案管理部門對查閱申請表進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保密級別和利用規(guī)定，確定是否批準(zhǔn)查閱申請。對于涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織保密管理部門審批。3.查閱經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照查閱申請表提供的信息，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或進(jìn)行涂改、損毀等行為。4.歸還查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行核對，確保檔案無缺失、損壞等情況。（三）利用限制1.保密限制嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司/組織保密制度，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，限制查閱范圍和使用方式，嚴(yán)禁泄露檔案內(nèi)容。2.使用限制檔案僅供公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱和利用，未經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、傳播檔案信息。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，對檔案進(jìn)行鑒定。檔案的保存價值分為永久、長期和短期三種，保管期限分別為：1.永久反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議等。2.長期在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為15年至50年。3.短期在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有參考價值的檔案，保管期限一般為5年以下。（三）鑒定程序1.初步審核檔案管理部門對庫存檔案進(jìn)行清查，按照檔案分類順序列出檔案清單，標(biāo)注每份檔案的形成時間、保管期限等信息。2.小組鑒定檔案鑒定工作小組根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案清單中的檔案進(jìn)行逐一鑒定，確定檔案的保存價值和保管期限，形成檔案鑒定意見書。3.審批公示檔案鑒定意見書經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期為[X]個工作日。公示期間，如有異議，由檔案鑒定工作小組進(jìn)行復(fù)查核實(shí)，并根據(jù)復(fù)查結(jié)果進(jìn)行調(diào)整。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理部門編制檔案銷毀清單，詳細(xì)注明檔案的類別、編號、題名、日期、數(shù)量等信息。2.審批簽字檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。3.組織銷毀檔案管理部門按照檔案銷毀清單組織實(shí)施檔案銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀記錄對檔案銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。九、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.收集范圍電子檔案包括公司/組織各部門在工作過程中形成的電子文件、電子數(shù)據(jù)、電子圖表、電子影像等各類數(shù)字化信息。2.整理要求電子檔案的整理應(yīng)遵循電子文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號、編目等工作，確保電子檔案的系統(tǒng)性和完整性。同時，應(yīng)建立電子檔案元數(shù)據(jù)，對電子檔案的背景、來源、形成時間、保管期限等信息進(jìn)行記錄。（二）電子檔案的存儲與備份1.存儲方式電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等，并采用異地備份的方式，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性。2.備份策略制定電子檔案備份策略，定期對電子檔案進(jìn)行全量備份和增量備份，備份周期根據(jù)電子檔案的重要程度和變化頻率確定，一般每月或每季度進(jìn)行一次全量備份，每周進(jìn)行一次增量備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在與生產(chǎn)數(shù)據(jù)不同的物理位置，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（三）電子檔案的檢索與利用1.檢索工具建立電子檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、文號等進(jìn)行檢索，方便電子檔案的快速查找和利用。2.利用權(quán)限根據(jù)電子檔案的保密級別和利用規(guī)定，設(shè)置不同的利用權(quán)限，對涉及公司/組織機(jī)密的電子檔案，限制查閱范圍和使用方式，確保電子檔案信息的安全。（四）電子檔案的安全管理1.安全防護(hù)措施采取防火墻、入侵檢測、防病毒等安全防護(hù)措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)受到網(wǎng)絡(luò)攻擊和病