技術(shù)資料檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司技術(shù)資料檔案的管理，確保技術(shù)資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，充分發(fā)揮技術(shù)資料檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等活動中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與技術(shù)資料檔案相關(guān)的部門和人員，包括但不限于研發(fā)部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門、銷售部門、采購部門等。（三）定義1.技術(shù)資料檔案：指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等活動中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料，包括但不限于產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、項(xiàng)目文檔等。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價(jià)值的技術(shù)資料按照規(guī)定的程序和要求移交至檔案管理部門進(jìn)行保存的過程。3.借閱：因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后從檔案管理部門查閱、借出技術(shù)資料檔案的行為。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司技術(shù)資料檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保技術(shù)資料檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：技術(shù)資料檔案應(yīng)如實(shí)反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等活動的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的技術(shù)資料檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.方便利用原則：在確保技術(shù)資料檔案安全和保密的前提下，應(yīng)充分考慮公司各部門和人員的工作需要，方便技術(shù)資料檔案的查閱和利用。二、技術(shù)資料檔案的形成與收集（一）形成部門與職責(zé)1.研發(fā)部門負(fù)責(zé)新產(chǎn)品研發(fā)過程中各類技術(shù)資料的形成與整理，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)方案、技術(shù)圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)總結(jié)等。在項(xiàng)目研發(fā)過程中，及時(shí)將各類技術(shù)資料提交給檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的技術(shù)資料的形成與整理，如工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)記錄等。定期將生產(chǎn)過程中形成的技術(shù)資料移交至檔案管理部門。3.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)質(zhì)量檢驗(yàn)過程中產(chǎn)生的技術(shù)資料的形成與整理，包括檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量分析報(bào)告、不合格品處理記錄等。及時(shí)將質(zhì)量相關(guān)技術(shù)資料歸檔至檔案管理部門。4.其他部門各部門在工作過程中形成的與技術(shù)相關(guān)的資料，應(yīng)按照本制度的要求進(jìn)行整理，并移交至檔案管理部門。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)技術(shù)資料的收集工作，確保技術(shù)資料的及時(shí)、完整收集。2.技術(shù)資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，符合檔案管理的要求。3.對于電子文檔形式的技術(shù)資料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲。4.在項(xiàng)目結(jié)束或工作完成后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將形成的技術(shù)資料進(jìn)行整理、匯總，移交至檔案管理部門。三、技術(shù)資料檔案的分類與編號（一）分類原則技術(shù)資料檔案應(yīng)按照其來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。（二）分類方法1.產(chǎn)品研發(fā)類：包括新產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目文檔、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)協(xié)議等。2.工藝技術(shù)類：涵蓋工藝文件、操作規(guī)程、工藝流程圖等。3.質(zhì)量控制類：如檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量體系文件等。4.設(shè)備技術(shù)類：包含設(shè)備說明書、設(shè)備維護(hù)記錄、設(shè)備改造資料等。5.其他技術(shù)類：如技術(shù)引進(jìn)資料、技術(shù)合作協(xié)議、技術(shù)培訓(xùn)資料等。（三）編號規(guī)則1.技術(shù)資料檔案編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。2.編號采用“部門代碼+分類代碼+流水號”的形式，具體如下：部門代碼：用兩位大寫字母表示，如RD表示研發(fā)部門，SC表示生產(chǎn)部門等。分類代碼：根據(jù)上述分類方法，用兩位大寫字母表示，如YF表示產(chǎn)品研發(fā)類，GY表示工藝技術(shù)類等。流水號：用四位數(shù)字表示，按照資料歸檔的順序依次編號。3.例如，研發(fā)部門的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙編號為：RDYF0001。四、技術(shù)資料檔案的歸檔（一）歸檔流程1.各部門在技術(shù)資料整理完成后，填寫《技術(shù)資料檔案歸檔申請表》，詳細(xì)注明資料名稱、類別、形成時(shí)間、歸檔部門等信息。2.將申請表提交至檔案管理部門進(jìn)行審核。3.檔案管理部門審核通過后，通知?dú)w檔部門將技術(shù)資料移交至檔案管理部門。4.歸檔部門按照檔案管理部門的要求，將技術(shù)資料整理裝訂成冊，并附上《技術(shù)資料檔案清單》，一式兩份，一份隨資料移交，一份由歸檔部門留存。5.檔案管理部門接收技術(shù)資料后，按照編號規(guī)則進(jìn)行編號，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，建立技術(shù)資料檔案目錄。（二）歸檔時(shí)間1.對于日常工作中形成的技術(shù)資料，應(yīng)在每月底前集中歸檔一次。2.對于重大項(xiàng)目或重要工作形成的技術(shù)資料，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或工作完成后一周內(nèi)歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的技術(shù)資料應(yīng)齊全完整，如有缺頁、破損等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或修復(fù)。2.技術(shù)資料應(yīng)按照分類順序進(jìn)行排列，確保目錄清晰，便于查找。3.電子文檔應(yīng)與紙質(zhì)文檔同時(shí)歸檔，電子文檔應(yīng)存儲在指定的服務(wù)器或存儲介質(zhì)上，并建立相應(yīng)的索引目錄。五、技術(shù)資料檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的技術(shù)資料檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管方式1.技術(shù)資料檔案應(yīng)按照類別、年度、編號順序進(jìn)行排列上架，便于查找和管理。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.技術(shù)資料檔案的保管期限根據(jù)其重要性和使用價(jià)值分為永久、長期和短期三種。永久保管：涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)秘密、重大歷史事件等具有重要保存價(jià)值的技術(shù)資料檔案。長期保管：一般為保管期限為10年以上（含10年）的技術(shù)資料檔案，如重要產(chǎn)品的設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件等。短期保管：保管期限為110年的技術(shù)資料檔案，如一般性的生產(chǎn)記錄、檢驗(yàn)報(bào)告等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對技術(shù)資料檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，對于已到保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。六、技術(shù)資料檔案的查閱與借閱（一）查閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱技術(shù)資料檔案時(shí)，應(yīng)填寫《技術(shù)資料檔案查閱申請表》，注明查閱資料名稱、查閱目的、查閱時(shí)間等信息。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批。3.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，將申請表提交至檔案管理部門。4.檔案管理部門根據(jù)申請表提供的信息，在檔案管理系統(tǒng)中查詢并調(diào)出相關(guān)技術(shù)資料檔案，供查閱人員在指定地點(diǎn)查閱。5.查閱人員不得擅自將技術(shù)資料檔案帶出檔案管理部門，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱技術(shù)資料檔案時(shí)，應(yīng)填寫《技術(shù)資料檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱資料名稱、借閱期限、借閱用途等信息。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核。3.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請表提交至檔案管理部門。4.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審批，審批通過后，通知借閱人員辦理借閱手續(xù)。5.借閱人員在借閱時(shí)，應(yīng)在《技術(shù)資料檔案借閱登記冊》上簽字確認(rèn)，并按照規(guī)定的期限歸還所借檔案。6.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱技術(shù)資料檔案時(shí)，查閱人員和借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理部門的規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。2.查閱和借閱涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的技術(shù)資料檔案時(shí)，查閱人員和借閱人員應(yīng)嚴(yán)格履行保密義務(wù)，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。3.檔案管理部門應(yīng)定期對查閱和借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。七、技術(shù)資料檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)與接觸技術(shù)資料檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的技術(shù)資料檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問權(quán)限等措施，確保信息安全。3.在技術(shù)資料檔案的查閱和借閱過程中，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格審查查閱和借閱人員的身份和目的，防止敏感信息泄露。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全技術(shù)資料檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房、設(shè)備等的安全管理。2.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，確保技術(shù)資料檔案的安全。八、技術(shù)資料檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定流程1.檔案管理部門定期組織對技術(shù)資料檔案進(jìn)行鑒定，成立鑒定小組，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等。2.鑒定小組根據(jù)技術(shù)資料檔案的保管期限、重要性、使用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.鑒定意見經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為技術(shù)資料檔案銷毀的依據(jù)。（二）銷毀流程1.對于已到保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的技術(shù)資料檔案，檔案管理部門應(yīng)填寫《技術(shù)資料檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.將申請表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。4.銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫