檔案閱覽室制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案閱覽室的使用，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部員工及經公司批準查閱檔案的外部人員在檔案閱覽室查閱檔案的活動。（三）基本原則1.嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅持安全第一，保障檔案實體安全和信息安全。3.提供優(yōu)質服務，方便查閱人員高效利用檔案。二、檔案閱覽室管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責檔案閱覽室的日常管理工作，包括環(huán)境維護、設備管理等。2.審核查閱檔案的申請，確定查閱范圍和方式。3.對查閱檔案的人員進行指導和監(jiān)督，確保查閱過程規(guī)范有序。4.定期對檔案閱覽室的工作進行總結和評估，不斷完善管理制度。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的整理、保管和提供查閱服務。2.按照規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)，登記查閱人員信息和查閱內容。3.協(xié)助查閱人員查找所需檔案，解答查閱過程中的疑問。4.負責檔案閱覽室的安全防范工作，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。三、檔案查閱申請與審批（一）查閱申請1.公司內部員工因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱檔案的名稱和范圍等內容。2.外部人員查閱檔案，需經公司相關部門批準，并提交查閱申請函，說明查閱的必要性和用途。（二）審批流程1.《檔案查閱申請表》或查閱申請函由申請人所在部門負責人簽字審核，確認查閱目的和范圍的合理性。2.提交檔案管理部門負責人審批，檔案管理部門負責人根據(jù)檔案的密級和管理規(guī)定，確定是否批準查閱以及查閱的具體方式。3.對于涉及重要機密或敏感信息的檔案查閱申請，需經公司主管領導審批。（三）審批結果通知1.檔案管理部門對查閱申請進行審批后，應及時將審批結果通知申請人。2.批準查閱的，告知申請人查閱的時間、地點和注意事項；未批準的，說明原因。四、檔案查閱規(guī)則（一）查閱時間1.檔案閱覽室開放時間為[具體開放時間]，查閱人員應在規(guī)定時間內進入和離開。2.需要延長查閱時間的，應提前向檔案管理部門提出申請，經批準后方可延長。（二）查閱人數(shù)1.一般情況下，檔案閱覽室每次接待查閱人員不超過[X]人。如需多人同時查閱，應提前預約。2.查閱人員應保持安靜，避免影響他人查閱。（三）查閱方式1.查閱人員應在檔案管理人員的指導下進行查閱，不得擅自將檔案帶出閱覽室。2.如需復印或摘抄檔案內容，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.查閱電子檔案的，應使用檔案管理部門提供的設備和軟件，不得擅自復制或傳播電子檔案。（四）查閱紀律1.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或撕毀。2.嚴禁查閱與工作無關的檔案，不得泄露檔案內容。3.查閱結束后，查閱人員應將檔案歸還檔案管理人員，并整理好查閱現(xiàn)場。五、檔案安全與保密（一）安全措施1.檔案閱覽室應配備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設備。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全。3.嚴禁在檔案閱覽室內吸煙、使用明火或存放易燃、易爆物品。（二）保密要求1.檔案管理人員應對檔案的密級嚴格保密，不得向無關人員泄露。2.查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，對查閱過程中涉及的機密信息予以保密。3.對于涉及國家機密或公司商業(yè)秘密的檔案，查閱人員應簽署保密協(xié)議。六、檔案閱覽室設備與環(huán)境管理（一）設備管理1.檔案閱覽室應配備必要的查閱設備，如電腦、復印機打印機、桌椅等，并定期進行維護和保養(yǎng)，確保設備正常運行。2.查閱人員應正確使用設備，不得擅自拆卸或損壞設備。如發(fā)現(xiàn)設備故障，應及時報告檔案管理人員。（二）環(huán)境管理1.檔案閱覽室應保持整潔、衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。2.室內溫度、濕度應符合檔案保管要求，避免檔案因環(huán)境因素受損。3.應保持良好的通風條件，防止有害氣體對檔案的侵蝕。七、檔案查閱登記與統(tǒng)計（一）查閱登記1.檔案管理人員應建立《檔案查閱登記簿》，對每一次查閱活動進行詳細登記。2.登記內容包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱目的、查閱檔案名稱和數(shù)量、查閱方式、審批情況等。（二）統(tǒng)計分析1.檔案管理部門應定期對檔案查閱情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案利用需求和趨勢。2.根據(jù)統(tǒng)計分析結果，提出改進檔案管理和服務的建議，提高檔案的利用率和價值。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未經批準擅自查閱檔案。2.違反查閱紀律，損壞檔案或泄露檔案內容。3.擅自將檔案帶出閱覽室或轉借他人查閱。4.其他違反檔案閱覽室制度的行為。（二）處理措施1.對于違規(guī)行為，檔案管理部門應及時制止，并視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.對于造成檔案損壞或丟失的，應責令責任人賠償損失，并依法追究其責任。3.對于泄露檔案機密的，應按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定嚴