檔案材料保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案材料的保管工作，確保檔案材料的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案材料的保管。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案材料的集中保管，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案材料應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，保持原始記錄的真實(shí)性和完整性。3.安全性原則采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案材料不受損壞、丟失、泄露等威脅，保障檔案信息的安全。4.有效利用原則建立科學(xué)合理的檔案利用機(jī)制，方便公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及相關(guān)人員查閱和使用檔案材料，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、檔案材料的范圍（一）行政管理檔案1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件。2.各類(lèi)會(huì)議文件、紀(jì)要、決議等。3.工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。4.規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等。5.人事任免、獎(jiǎng)懲、考核等文件。6.行政事務(wù)處理文件，如公文往來(lái)、函件、通知等。（二）業(yè)務(wù)管理檔案1.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案，包括市場(chǎng)調(diào)研、客戶信息、銷(xiāo)售合同、營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)策劃與執(zhí)行等相關(guān)文件。2.生產(chǎn)管理檔案，涵蓋生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制、設(shè)備維護(hù)等方面的文件。3.財(cái)務(wù)管理檔案，如財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、資金管理等資料。4.技術(shù)研發(fā)檔案，包括研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)、研究報(bào)告、技術(shù)圖紙、專(zhuān)利申請(qǐng)等文件。5.物資采購(gòu)檔案，涉及采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商信息、采購(gòu)合同、物資驗(yàn)收等資料。（三）項(xiàng)目檔案1.各類(lèi)項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃等。2.項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的文件，如項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、技術(shù)文檔、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、變更申請(qǐng)等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收文件，包括驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、總結(jié)評(píng)估等。（四）客戶檔案1.客戶基本信息，如名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍等。2.客戶合作記錄，包括合作項(xiàng)目、交易金額、合作時(shí)間等。3.客戶反饋與投訴處理記錄。（五）其他檔案1.公司/組織獲得的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)等文件。2.對(duì)外宣傳資料、廣告策劃、企業(yè)形象設(shè)計(jì)等相關(guān)檔案。3.員工培訓(xùn)檔案，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)等。4.其他具有保存價(jià)值的文件材料。三、檔案材料的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保各類(lèi)文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷(xiāo)毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保其完整性和可讀性。（二）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案材料的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)整理。3.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制清晰準(zhǔn)確的檢索工具。（三）整理方法1.分類(lèi)根據(jù)檔案材料的性質(zhì)和內(nèi)容，將其分為行政管理檔案、業(yè)務(wù)管理檔案、項(xiàng)目檔案、客戶檔案等大類(lèi)，再在大類(lèi)下進(jìn)一步細(xì)分小類(lèi)。2.編號(hào)為每份檔案材料編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。3.編目建立檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案材料的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱。四、檔案材料的保管期限（一）保管期限劃分檔案材料的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案材料，應(yīng)列為永久保管。如公司章程、組織架構(gòu)圖、重要會(huì)議紀(jì)要、重大決策文件等。2.長(zhǎng)期保管的檔案在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案材料，保管期限為15年至50年。如年度工作計(jì)劃與總結(jié)、重要業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目中期報(bào)告等。3.短期保管的檔案在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案材料，保管期限為5年以下。如一般性文件、臨時(shí)性通知、短期項(xiàng)目文件等。（二）保管期限確定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案材料的性質(zhì)、內(nèi)容和重要程度，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本制度的要求，確定每份檔案材料的保管期限。2.對(duì)于保管期限難以確定的檔案材料，應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行研究論證，必要時(shí)可咨詢上級(jí)主管部門(mén)或?qū)I(yè)檔案機(jī)構(gòu)的意見(jiàn)。（三）保管期限調(diào)整1.隨著時(shí)間的推移和公司/組織工作的發(fā)展變化，如發(fā)現(xiàn)檔案材料的保管期限需要調(diào)整的，應(yīng)由檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行調(diào)整。2.調(diào)整保管期限應(yīng)做好記錄，并及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)和人員。五、檔案材料的保管方式（一）紙質(zhì)檔案保管1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施。2.檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，按照類(lèi)別、年度、保管期限等順序排列存放，并在檔案柜上標(biāo)明存放內(nèi)容。3.定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。（二）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。2.電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的分類(lèi)方法進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，并建立電子目錄。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.對(duì)電子檔案的訪問(wèn)應(yīng)進(jìn)行權(quán)限控制，確保檔案信息的安全。（三）特殊載體檔案保管1.對(duì)于照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和保管。2.照片應(yīng)沖洗或掃描成電子文件，并進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)和編目，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。3.錄音、錄像檔案應(yīng)轉(zhuǎn)錄成電子文件，并進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)注和說(shuō)明。4.特殊載體檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的存儲(chǔ)設(shè)備中，并做好防護(hù)措施，防止損壞和丟失。六、檔案材料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案材料的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)審批意見(jiàn)，提供相應(yīng)的檔案材料，并安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)，確保查閱過(guò)程的規(guī)范和安全。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換、批注檔案材料。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案材料歸還檔案管理部門(mén)，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案材料的，除填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批外，還需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案材料，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。（三）保密要求1.查閱和借閱檔案材料的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等信息。2.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的檔案材料，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱和借閱，必要時(shí)應(yīng)采取保密措施，如限制查閱范圍、使用專(zhuān)用設(shè)備等。七、檔案材料的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案材料進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案材料的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行逐份鑒定，確定其是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案材料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案材料進(jìn)行審核，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的徹底和安全。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀后的《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)長(zhǎng)期保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案材料的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況，并按規(guī)定報(bào)送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)。（二）移交規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整或人員變動(dòng)時(shí)，涉及檔案材料移