村級檔案室制度一、總則（一）目的為加強村級檔案室建設(shè)與管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，服務(wù)農(nóng)村經(jīng)濟社會發(fā)展，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本村實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本村各類檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：本村檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映本村各項工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，便于本村各部門及村民查閱利用檔案。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置設(shè)立村級檔案室，配備必要的檔案管理人員和檔案保管設(shè)施設(shè)備。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能。（二）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以村黨支部書記為組長，村委會主任為副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)本村檔案管理工作，審定檔案工作計劃、規(guī)章制度，解決檔案管理工作中的重大問題。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，對破損、褪色、霉變等檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。3.建立檔案檢索工具，編制檔案目錄、索引等，方便檔案查閱利用。4.按照規(guī)定向鎮(zhèn)（街道）檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。5.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為村民提供檔案咨詢服務(wù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.黨群工作類：村黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳教育、紀(jì)檢監(jiān)察等方面的文件材料。2.行政管理類：村委會工作計劃、總結(jié)、會議記錄、決議、通知、報告、請示等文件材料。3.經(jīng)濟發(fā)展類：農(nóng)村經(jīng)濟規(guī)劃、產(chǎn)業(yè)發(fā)展、土地承包、財務(wù)收支、審計等方面的文件材料。4.社會事務(wù)類：民政、社保、計生、教育、衛(wèi)生、文化等方面的文件材料。5.農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作類：農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、農(nóng)村基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、生態(tài)環(huán)境保護(hù)等方面的文件材料。6.其他類：本村獲得的榮譽證書、獎狀、錦旗等具有保存價值的實物及相關(guān)照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整、準(zhǔn)確地收集齊全。2.對收集到的檔案材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的材料，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。3.收集的檔案材料應(yīng)保持其歷史原貌，不得擅自涂改、偽造、損毀。（三）收集時間1.當(dāng)年形成的檔案材料，應(yīng)在次年上半年完成收集歸檔工作。2.重大活動、重要事件形成的檔案材料，應(yīng)在活動結(jié)束或事件處理完畢后及時收集歸檔。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.黨群工作類：按照黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳教育、紀(jì)檢監(jiān)察等類別進(jìn)行分類。2.行政管理類：按照文件性質(zhì)、內(nèi)容、時間等進(jìn)行分類，可分為綜合性文件、會議文件、業(yè)務(wù)文件等。3.經(jīng)濟發(fā)展類：按照農(nóng)村經(jīng)濟規(guī)劃、產(chǎn)業(yè)發(fā)展、土地承包、財務(wù)收支、審計等類別進(jìn)行分類。4.社會事務(wù)類：按照民政、社保、計生、教育、衛(wèi)生、文化等類別進(jìn)行分類。5.農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作類：按照農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、農(nóng)村基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、生態(tài)環(huán)境保護(hù)等類別進(jìn)行分類。6.其他類：按照實物、照片、音像資料等類別進(jìn)行分類。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度類別順序號”的結(jié)構(gòu)。2.年度：用公元紀(jì)年全稱表示，如“2023”。3.類別：用大寫字母表示檔案類別，如“DQ”表示黨群工作類，“XZ”表示行政管理類等。4.順序號：按照檔案排列順序依次編寫，從“001”開始。（三）裝訂要求1.歸檔文件應(yīng)采用A4型紙張，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。2.對于紙張規(guī)格不符合要求的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其符合A4型紙張大小。（四）編目要求1.編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包含檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。2.檔號：填寫檔案編號。3.文號：填寫文件的發(fā)文字號。4.責(zé)任者：填寫文件的制發(fā)單位或個人。5.題名：填寫文件的標(biāo)題。6.日期：填寫文件的形成日期。7.頁數(shù)：填寫文件的總頁數(shù)。8.備注：填寫需要說明的事項。五、檔案保管（一）庫房管理1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門、防盜窗、窗簾、吸塵器等。3.檔案架應(yīng)排列整齊，編號清晰，便于檔案存放和查找。檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序上架存放。（二）檔案存放1.不同類別的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。2.同一類別的檔案應(yīng)按照年度順序排列，年度內(nèi)的檔案再按照保管期限長短依次排列。3.永久保管的檔案應(yīng)單獨存放，定期保管的檔案可按照保管期限分類存放。（三）檔案保管期限1.永久保管：凡是反映本村主要職能活動和歷史面貌的，對本村、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案期限分為三十年、十年。反映本村一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本村工作有查考利用價值的檔案，列為三十年保管。反映本村短期工作活動，在較短時間內(nèi)對本村工作有查考利用價值的檔案，列為十年保管。（四）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進(jìn)行處理。3.建立檔案清查記錄，記錄清查日期、清查人員、清查結(jié)果等信息。六、檔案利用（一）利用范圍1.本村各部門因工作需要查閱檔案資料。2.村民因個人事務(wù)需要查閱與自身利益相關(guān)的檔案資料。3.上級部門、其他單位因工作需要查閱本村檔案資料。（二）利用手續(xù)1.本村各部門查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.村民查閱檔案，需攜帶本人有效身份證件，并填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)村委會審核同意后，到檔案室查閱。3.上級部門、其他單位查閱檔案，需出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)村檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。（三）利用方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案室進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案室管理制度，愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。2.如需復(fù)印、摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、摘錄的檔案資料應(yīng)與原件核對無誤，并注明出處。3.查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室，如有特殊情況需要帶出，應(yīng)經(jīng)村檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過規(guī)定時間。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、復(fù)印、摘錄、借閱等情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用時間、利用部門或個人、利用目的、利用內(nèi)容、利用方式、歸還時間等。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、各部門負(fù)責(zé)人等組成。負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒定，確定其是否仍有保存價值。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案編號、題名、年度、保管期限、文號、責(zé)任者、銷毀原因等內(nèi)容