檔案管理庫房制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理庫房的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案管理庫房的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、存儲、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集公司在經(jīng)營管理過程中形成的各類檔案，保證檔案的完整性，避免重要信息缺失。3.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率，滿足公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)對檔案信息的需求。二、檔案收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：公司各類文件、通知、報(bào)告、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：市場營銷資料、客戶信息、合同協(xié)議、訂單記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、項(xiàng)目文檔等。3.技術(shù)研發(fā)類：科研項(xiàng)目資料、技術(shù)方案、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)專利等。4.其他類：公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、對外宣傳資料、員工培訓(xùn)記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.根據(jù)檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，定期對檔案進(jìn)行收集，確保檔案的連續(xù)性和完整性。3.對收集到的檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，手續(xù)是否齊全。（三）整理規(guī)范1.分類標(biāo)準(zhǔn)：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類。具體分類如下：行政管理類：分為綜合管理、人力資源管理、行政事務(wù)管理等二級類目。業(yè)務(wù)經(jīng)營類：根據(jù)業(yè)務(wù)類型分為市場營銷、銷售管理、財(cái)務(wù)管理、供應(yīng)鏈管理等二級類目。技術(shù)研發(fā)類：按照技術(shù)領(lǐng)域分為產(chǎn)品研發(fā)、工藝技術(shù)、質(zhì)量管理等二級類目。其他類：根據(jù)具體內(nèi)容分為榮譽(yù)資質(zhì)、宣傳推廣、員工培訓(xùn)等二級類目。2.編號規(guī)則：為便于檔案的管理和查詢，對每一類檔案編制唯一的編號。編號采用“分類代碼+年度+流水號”的形式，例如：XZGL2023001，表示行政管理類綜合管理檔案，2023年形成的第1份檔案。3.裝訂要求：對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案進(jìn)行修復(fù)和裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。4.編目要求：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確。同時(shí)，為每份檔案編制卷內(nèi)目錄，詳細(xì)列出卷內(nèi)文件的題名、日期、頁號等內(nèi)容。三、檔案存儲與保管（一）庫房選址與布局1.檔案管理庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的位置，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫房內(nèi)部應(yīng)合理布局，分為檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等功能區(qū)域，各區(qū)域之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)木嚯x，確保工作流程順暢，互不干擾。3.檔案存儲區(qū)應(yīng)設(shè)置專門的檔案架（柜），檔案架（柜）應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）存儲方式1.根據(jù)檔案的類別、保管期限、密級等因素，對檔案進(jìn)行分區(qū)存放。不同類別、保管期限和密級的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。2.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序依次存放在檔案架（柜）上，電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對珍貴、易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如采用專柜存放、密封包裝、定期檢查等方式，確保檔案的安全。（三）保管期限與鑒定1.根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種。2.定期對檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對到期檔案進(jìn)行審查，提出存毀意見。對確無保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。3.檔案鑒定工作應(yīng)形成記錄，包括鑒定時(shí)間、鑒定人員、鑒定意見、審批情況等，并存檔備查。（四）庫房環(huán)境管理1.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。每天定時(shí)記錄庫房溫濕度情況，如溫濕度超出規(guī)定范圍，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。2.定期對庫房進(jìn)行清潔衛(wèi)生，清除灰塵、雜物等，保持庫房整潔。同時(shí)，做好防蟲、防霉、防火、防盜等工作，配備必要的消防器材、防蟲藥品、防盜設(shè)施等。3.對庫房內(nèi)的檔案架（柜）、存儲設(shè)備等進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)檔案架（柜）損壞、存儲設(shè)備故障等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修或更換。四、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批后的申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍。3.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）特殊檔案查閱與借閱1.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱和借閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)公司保密委員會批準(zhǔn)后，方可辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱和借閱人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾對檔案內(nèi)容予以保密。2.對重要的歷史檔案、珍貴檔案等，如需查閱或借閱，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取特殊的保護(hù)措施，確保檔案的安全。五、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）數(shù)字化加工1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的圖像應(yīng)進(jìn)行圖像處理，去除污點(diǎn)、劃痕等，提高圖像質(zhì)量。2.對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編號、著錄等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和關(guān)聯(lián)性。3.定期對數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的存儲介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化系統(tǒng)應(yīng)用1.檔案管理部門應(yīng)使用專門的檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案的日常管理工作，包括檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。2.公司內(nèi)部人員可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或辦公自動化系統(tǒng)，遠(yuǎn)程查閱和利用授權(quán)范圍內(nèi)的檔案信息，提高工作效率。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和功能的不斷完善。同時(shí)，加強(qiáng)對系統(tǒng)用戶的管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問檔案信息。六、檔案安全管理（一）安全制度1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理部門和人員的安全職責(zé)，加強(qiáng)對檔案安全工作的監(jiān)督和檢查。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，針對火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、泄密等突發(fā)事件，制定相應(yīng)的應(yīng)急處置措施，確保在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)能夠迅速、有效地進(jìn)行應(yīng)對，減少損失。（二）人員安全管理1.檔案管理庫房應(yīng)配備專人負(fù)責(zé)日常管理工作，管理人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識和安全操作規(guī)程。2.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識和防范能力，定期組織安全演練，確保管理人員能夠熟練掌握應(yīng)急處置技能。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理庫房管理制度，不得擅自離崗、脫崗，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房。（三）設(shè)施設(shè)備安全管理1.定期對檔案管理庫房的消防器材、防蟲藥品、防盜設(shè)施等進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好，能夠正常使用。同時(shí)，按照規(guī)定及時(shí)更新和補(bǔ)充消防器材等設(shè)施設(shè)備。2.對檔案存儲設(shè)備、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其安全運(yùn)行。建立設(shè)備維護(hù)記錄，詳細(xì)記錄設(shè)備的維護(hù)情況和維修歷史。3.加強(qiáng)對檔案管理庫房的門禁管理，安裝門禁系統(tǒng)，設(shè)置門禁權(quán)限，限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房。同時(shí)，對門禁系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（四）信息安全管理1.加強(qiáng)對檔案信息的安全保護(hù)，采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。2.對涉及公司機(jī)密的檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行管理，限制知悉范圍，嚴(yán)禁通過互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡(luò)傳輸機(jī)密檔案信息。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)系統(tǒng)安全隱患。同時(shí)，安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司成立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案管理庫房的工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、存儲、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)，以及檔案管理庫房的環(huán)境管理、安全管理、信息化管理等方面。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價(jià)1.建立檔案管理工作考核評價(jià)機(jī)制，對檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作進(jìn)行考核評價(jià)?？己嗽u價(jià)內(nèi)容包括檔案管理工作的完成情況、檔案質(zhì)量、工作效率、安全管理等方面。2