開放檔案利用制度一、總則（一）目的為了充分發(fā)揮檔案的作用，滿足公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員對檔案信息的利用需求，規(guī)范檔案利用行為，保障檔案的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案利用的部門和人員，包括但不限于各職能部門、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、員工個(gè)人等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案利用活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案利用過程中，始終將檔案安全和保密放在首位，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.高效服務(wù)原則以方便利用者、提高服務(wù)效率為宗旨，優(yōu)化檔案利用流程，提供優(yōu)質(zhì)、便捷的檔案利用服務(wù)。4.權(quán)責(zé)一致原則明確檔案利用過程中各相關(guān)部門和人員的職責(zé)與權(quán)限，做到權(quán)責(zé)對等，確保檔案利用工作有序開展。二、檔案開放范圍（一）可開放檔案的界定1.已過保密期限且不涉及敏感信息的檔案。2.依據(jù)公司/組織相關(guān)規(guī)定，經(jīng)審批同意開放的一般性業(yè)務(wù)檔案。3.法律法規(guī)允許公開的其他檔案。（二）限制開放檔案的情形1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案。2.正在進(jìn)行重要項(xiàng)目或工作，檔案的開放可能對其產(chǎn)生不利影響的。3.按照法律法規(guī)或公司/組織規(guī)定，需在特定條件下或經(jīng)過特定審批程序方可開放的檔案。三、利用申請與審批（一）利用申請1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要利用檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，詳細(xì)說明利用目的、所需檔案的名稱、內(nèi)容、利用期限等信息。2.申請表應(yīng)經(jīng)申請人所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，以確保利用需求的合理性和真實(shí)性。（二）審批流程1.普通檔案利用審批對于一般性開放檔案的利用申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。審批通過后，申請人可按照規(guī)定程序辦理檔案利用手續(xù)。2.特殊檔案利用審批若申請利用的檔案涉及限制開放范圍或重要敏感信息，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后方可進(jìn)行利用。（三）審批期限檔案管理部門應(yīng)在收到利用申請后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批工作。如遇特殊情況需要延長審批時(shí)間，應(yīng)及時(shí)向申請人說明原因。四、利用方式與途徑（一）查閱1.申請人憑審批通過的《檔案利用申請表》到檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱檔案。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請人的需求，提供相應(yīng)的檔案，并協(xié)助其進(jìn)行查閱。查閱過程中，申請人應(yīng)在規(guī)定的查閱區(qū)域內(nèi)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱室。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的復(fù)印程序進(jìn)行操作。復(fù)印份數(shù)應(yīng)根據(jù)利用目的合理確定，不得隨意多印。（二）借閱1.對于確需借閱檔案的情況，申請人應(yīng)在《檔案利用申請表》中明確注明借閱期限。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)對借閱的檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，包括檔案名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需續(xù)借，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可續(xù)借。（三）出具證明1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可申請檔案管理部門出具檔案證明。申請時(shí)應(yīng)填寫《檔案證明申請表》，說明出具證明的用途、所需證明的檔案內(nèi)容等信息。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案原件進(jìn)行核實(shí)后出具證明，并在證明上加蓋檔案管理部門印章。證明內(nèi)容應(yīng)客觀、準(zhǔn)確，不得擅自添加或修改檔案信息。五、檔案利用過程中的安全與保密（一）安全管理1.檔案利用場所應(yīng)具備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案在利用過程中的安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對利用場所進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。3.在檔案查閱、借閱過程中，嚴(yán)禁吸煙、使用明火等可能引發(fā)火災(zāi)的行為。（二）保密措施1.檔案利用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。2.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案，利用人員應(yīng)采取必要的保密措施，如在查閱過程中使用專門的保密設(shè)備、對檔案內(nèi)容進(jìn)行加密處理等。3.檔案利用結(jié)束后，利用人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并確保檔案的完整性和保密性。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，檢查利用申請、審批、利用過程及歸還等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對檔案利用制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合并如實(shí)提供檔案利用情況及相關(guān)資料。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見，及時(shí)完善檔案利用制度和工作流程，不斷提高檔案利用管理水平。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自利用檔案。2.違反檔案利用安全與保密規(guī)定，導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失或損壞。3.轉(zhuǎn)借、涂改、標(biāo)記、污損檔案或抽取、撤換檔案材料。4.其他違反檔案利用制度的行為。（二）處理措施1.對于違規(guī)利用檔案的行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)制止，并責(zé)令違規(guī)人員限期改正。2.視情節(jié)輕重，對違規(guī)人員給予批評教育、警告、罰款等處理。情節(jié)嚴(yán)重的，可給予行政處分，直至解除勞動(dòng)合同。3.因違規(guī)行為給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、附則