員工檔案保管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司員工檔案的管理，確保員工檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工檔案的保管與管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司員工檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映員工的工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)懲等情況。3.保密安全原則嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保員工檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和使用，為公司人力資源管理提供有力支持。二、員工檔案的內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.員工的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（包括家庭電話、手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱等）。3.家庭住址、婚姻狀況、家庭成員信息等。（二）學(xué)歷學(xué)位證書(shū)1.最高學(xué)歷畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)原件及復(fù)印件。2.學(xué)歷認(rèn)證報(bào)告（如有需要）。（三）工作經(jīng)歷1.入職以來(lái)的工作履歷，包括公司名稱、職位、入職時(shí)間、離職時(shí)間等。2.工作業(yè)績(jī)、成果及相關(guān)證明材料。（四）培訓(xùn)經(jīng)歷1.參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等。2.培訓(xùn)證書(shū)及相關(guān)證明材料。（五）職業(yè)資格證書(shū)1.專業(yè)技術(shù)資格證書(shū)、職業(yè)技能等級(jí)證書(shū)等。2.證書(shū)有效期及年審情況。（六）獎(jiǎng)懲記錄1.公司內(nèi)部及外部獲得的獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、榮譽(yù)稱號(hào)等。2.受到的違紀(jì)處分、處罰決定書(shū)等相關(guān)材料。（七）勞動(dòng)合同1.與公司簽訂的勞動(dòng)合同原件及續(xù)簽記錄。2.勞動(dòng)合同變更、解除、終止等相關(guān)手續(xù)材料。（八）薪酬福利記錄1.工資發(fā)放記錄、獎(jiǎng)金分配明細(xì)等。2.社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金繳納記錄。（九）其他材料1.員工個(gè)人述職報(bào)告、工作總結(jié)等。2.員工崗位變動(dòng)申請(qǐng)、審批材料。3.其他與員工工作相關(guān)的重要材料。三、員工檔案的收集與整理（一）檔案收集1.新員工入職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)收集員工檔案所需的各項(xiàng)材料，并要求員工如實(shí)填寫相關(guān)表格和提供證明材料。2.員工在職期間，如發(fā)生學(xué)歷學(xué)位變更、工作經(jīng)歷變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況變化等，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門提交相關(guān)材料。3.各部門應(yīng)協(xié)助人力資源部門做好員工檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整。（二）檔案整理1.人力資源部門對(duì)收集到的員工檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目，確保檔案材料的整齊、規(guī)范。2.按照檔案內(nèi)容的不同類別，分別建立檔案目錄，注明每份材料的名稱、日期、頁(yè)碼等信息，便于查閱。3.對(duì)檔案材料進(jìn)行裝訂或裝盒，確保檔案的牢固、美觀。四、員工檔案的保管（一）保管部門公司員工檔案由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)保管，設(shè)立專門的檔案保管室或檔案柜，確保檔案存放安全、有序。（二）保管環(huán)境1.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。2.配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。（三）檔案存放方式1.按照員工類別、檔案年度等進(jìn)行分類存放，建立檔案索引，便于快速查找。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案保管期限1.員工檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)及公司實(shí)際情況確定，一般分為長(zhǎng)期保管和短期保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案包括員工的基本信息、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、工作經(jīng)歷、職業(yè)資格證書(shū)、勞動(dòng)合同等重要材料，保管期限為員工離職后[X]年。3.短期保管的檔案包括員工的培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄、薪酬福利記錄等相對(duì)時(shí)效性較強(qiáng)的材料，保管期限為員工離職后[X]年。4.超過(guò)保管期限的檔案，經(jīng)人力資源部門審核批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。五、員工檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱員工檔案的，應(yīng)填寫《員工檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門審批。2.人力資源部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱員工檔案的全部?jī)?nèi)容，其他人員查閱檔案應(yīng)按照審批權(quán)限進(jìn)行，一般只能查閱與本人工作相關(guān)的部分檔案內(nèi)容。3.涉及員工個(gè)人隱私或公司機(jī)密的檔案內(nèi)容，未經(jīng)員工本人同意或公司批準(zhǔn)，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人填寫《員工檔案查閱申請(qǐng)表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字。2.將申請(qǐng)表提交人力資源部門，由人力資源部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審批。3.審批通過(guò)后，人力資源部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄，注明查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還，由檔案保管人員進(jìn)行核對(duì)、整理。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱員工檔案的，應(yīng)填寫《員工檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門審批。2.人力資源部門負(fù)責(zé)人有權(quán)批準(zhǔn)借閱員工檔案的全部?jī)?nèi)容，其他人員借閱檔案應(yīng)按照審批權(quán)限進(jìn)行，一般只能借閱與本人工作相關(guān)的部分檔案內(nèi)容。3.涉及員工個(gè)人隱私或公司機(jī)密的檔案內(nèi)容，未經(jīng)員工本人同意或公司批準(zhǔn)，不得借閱。（四）借閱程序1.借閱申請(qǐng)人填寫《員工檔案借閱申請(qǐng)表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字。2.將申請(qǐng)表提交人力資源部門，由人力資源部門負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱權(quán)限進(jìn)行審批。3.審批通過(guò)后，人力資源部門向借閱人發(fā)放《員工檔案借閱登記薄》，借閱人在登記薄上簽字確認(rèn)后，領(lǐng)取檔案。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。5.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，由檔案保管人員進(jìn)行核對(duì)、整理。如因特殊原因需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。六、員工檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露員工檔案信息。2.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，無(wú)關(guān)人員不得在場(chǎng)。3.對(duì)涉及員工個(gè)人隱私或公司機(jī)密的檔案內(nèi)容，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施，確保信息安全。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案保管室的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，確保檔案保管室的安全。2.定期對(duì)檔案保管室進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，消除安全隱患。3.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案的安全。（三）責(zé)任追究1.對(duì)違反檔案保密制度和安全規(guī)定的行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，直至追究法律責(zé)任。2.因保管不善或其他原因?qū)е聠T工檔案丟失、損壞、泄露的，由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、員工檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司員工檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)員工檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、查閱、借閱等功能，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。（二）信息化管理流程1.檔案材料的電子化錄入對(duì)員工檔案材料進(jìn)行掃描或錄入電子文檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.電子檔案的分類存儲(chǔ)按照檔案內(nèi)容的不同類別，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案索引，便于快速查找。3.電子檔案的權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)電子檔案進(jìn)行分級(jí)管理，確保檔案信息的安全。4.電子檔案的查閱與借閱員工可通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)查閱、借閱本人的電子檔案，查閱、借閱流程與紙質(zhì)檔案相同。（三）