檔案保潔制度一、總則（一）目的為了確保公司/組織檔案的安全、完整與有效利用，規(guī)范檔案保潔工作流程，特制定本制度。本制度旨在通過明確檔案保潔的職責(zé)、標(biāo)準(zhǔn)和操作流程，防止檔案受到污染、損壞或丟失，保障檔案信息的真實(shí)性和可靠性，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供堅(jiān)實(shí)的檔案支持。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門和場所，包括但不限于檔案室、文件存儲區(qū)域、辦公區(qū)域內(nèi)涉及檔案存放的部分等。（三）基本原則1.安全第一原則在檔案保潔過程中，始終將檔案的安全放在首位，避免因保潔操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案的損壞、丟失或信息泄露。2.規(guī)范操作原則嚴(yán)格按照既定的保潔流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保保潔工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，防止因操作不規(guī)范影響檔案質(zhì)量。3.定期維護(hù)原則建立定期的檔案保潔計(jì)劃，確保檔案存放環(huán)境始終保持清潔、衛(wèi)生，為檔案提供良好的保存條件。4.責(zé)任追究原則對因保潔工作失誤或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案出現(xiàn)問題的相關(guān)人員，追究其相應(yīng)責(zé)任。二、保潔職責(zé)與分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案保潔計(jì)劃，并監(jiān)督計(jì)劃的執(zhí)行情況。2.對檔案保潔人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉檔案保潔的流程、標(biāo)準(zhǔn)和注意事項(xiàng)。3.定期檢查檔案保潔工作的質(zhì)量，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改。4.協(xié)調(diào)與其他部門在檔案保潔工作中的配合，確保保潔工作順利進(jìn)行。（二）保潔人員職責(zé)1.嚴(yán)格按照檔案保潔制度和操作流程進(jìn)行保潔工作，確保檔案保潔質(zhì)量。2.負(fù)責(zé)檔案存放區(qū)域的日常清潔工作，包括地面清掃、桌面擦拭、門窗清潔等。3.在保潔過程中，注意保護(hù)檔案，避免因清潔工具、清潔劑等對檔案造成污染或損壞。4.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等異常情況時，及時報(bào)告檔案管理部門。5.協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行檔案的整理和盤點(diǎn)工作。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)配合檔案管理部門和保潔人員的工作，在檔案保潔期間，按照要求做好本部門檔案的整理和保護(hù)工作。2.不得隨意在檔案存放區(qū)域堆放雜物，保持檔案存放區(qū)域的整潔。三、保潔操作流程與標(biāo)準(zhǔn)（一）日常保潔流程與標(biāo)準(zhǔn)1.地面清潔每天使用干凈的拖把或吸塵器對檔案存放區(qū)域的地面進(jìn)行清掃，清除灰塵、雜物等。對于地面上的污漬，使用適量的中性清潔劑進(jìn)行擦拭，然后用清水沖洗干凈，確保地面無污漬、水漬。清潔過程中注意避免拖把或吸塵器接觸檔案柜和檔案。2.桌面清潔每天用干凈的抹布擦拭檔案柜、辦公桌等表面，清除灰塵和污漬。擦拭時應(yīng)注意力度適中，避免損壞桌面和檔案柜表面。對于沾染油污或其他較難清潔污漬的桌面，可使用專門的清潔劑進(jìn)行處理，但需確保清潔劑不會對檔案造成腐蝕。3.門窗清潔定期對檔案存放區(qū)域的門窗進(jìn)行清潔，包括玻璃、窗框、門框等。玻璃使用專用玻璃清潔劑和干凈的抹布進(jìn)行擦拭，確保玻璃干凈透明，無污漬和水漬。窗框和門框使用濕布擦拭，去除灰塵和污漬。4.空氣清潔保持檔案存放區(qū)域空氣流通，可通過定期開窗通風(fēng)或使用空氣凈化器等方式改善空氣質(zhì)量。定期清理空氣凈化器的濾網(wǎng)，確保其正常運(yùn)行。（二）特殊情況保潔流程與標(biāo)準(zhǔn)1.檔案表面污染當(dāng)檔案表面出現(xiàn)輕微污染時，如灰塵、水漬等，可使用干凈的軟毛刷或微濕的軟布輕輕擦拭。對于污染較嚴(yán)重的檔案，應(yīng)在檔案管理部門的指導(dǎo)下進(jìn)行處理，避免自行處理導(dǎo)致檔案損壞。2.檔案存放區(qū)域發(fā)生水浸等災(zāi)害立即報(bào)告檔案管理部門，同時采取緊急措施，如關(guān)閉門窗、轉(zhuǎn)移檔案等，防止檔案進(jìn)一步受損。在檔案管理部門的指揮下，使用吸水設(shè)備吸干地面和檔案柜內(nèi)的積水。對受水浸的檔案進(jìn)行逐一檢查和清理，對于表面有水漬的檔案，按照檔案表面污染的處理方法進(jìn)行處理；對于可能受損的檔案，及時進(jìn)行修復(fù)或鑒定。3.檔案存放區(qū)域發(fā)現(xiàn)蟲害發(fā)現(xiàn)蟲害后，立即通知檔案管理部門，并保護(hù)好現(xiàn)場。在檔案管理部門的指導(dǎo)下，使用安全、環(huán)保的防蟲藥劑進(jìn)行處理，避免藥劑對檔案造成損害。對受蟲害影響的檔案進(jìn)行檢查和清理，對有蟲蛀痕跡的檔案進(jìn)行修復(fù)或采取其他保護(hù)措施。（三）定期深度保潔流程與標(biāo)準(zhǔn)1.檔案柜清潔每季度對檔案柜進(jìn)行一次深度清潔。首先將檔案柜內(nèi)的檔案取出，放置在安全的臨時存放區(qū)域。使用干凈的濕布擦拭檔案柜內(nèi)部的各個部位，包括shelves、抽屜、側(cè)板等，清除灰塵、污漬和蜘蛛網(wǎng)。對檔案柜的外部進(jìn)行擦拭，確保表面干凈整潔。檔案柜清潔完畢后，檢查其是否正常運(yùn)行，如有損壞及時維修。2.檔案存儲環(huán)境檢查與清潔每半年對檔案存儲環(huán)境進(jìn)行一次全面檢查和清潔。檢查溫濕度控制設(shè)備是否正常運(yùn)行，記錄并調(diào)整溫濕度，確保檔案存儲環(huán)境符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求（溫度一般控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%）。檢查消防設(shè)施是否完好有效，清理消防通道和周圍雜物，確保消防通道暢通。對檔案存儲區(qū)域的天花板、墻角等部位進(jìn)行清潔，清除灰塵和蜘蛛網(wǎng)。四、保潔工具與清潔劑管理（一）保潔工具管理1.為檔案保潔工作配備專門的清潔工具，如拖把、吸塵器、抹布、軟毛刷等。2.建立保潔工具臺賬，記錄工具的名稱、數(shù)量、購買時間、使用情況等信息。3.定期對保潔工具進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保工具完好可用。對于損壞的工具，及時進(jìn)行維修或更換。4.保潔工具應(yīng)分類存放，放置在專門的工具柜內(nèi)，保持存放區(qū)域整潔有序。（二）清潔劑管理1.選擇符合檔案保潔要求的清潔劑，如中性清潔劑、玻璃清潔劑等。清潔劑應(yīng)具有環(huán)保、無腐蝕性、無異味等特點(diǎn)，不會對檔案造成損害。2.建立清潔劑使用記錄，記錄清潔劑的名稱、使用時間、使用量、使用區(qū)域等信息。3.清潔劑應(yīng)存放在專門的儲存柜內(nèi)，避免陽光直射和潮濕環(huán)境。儲存柜應(yīng)保持通風(fēng)良好，防止清潔劑揮發(fā)或變質(zhì)。4.使用清潔劑時，應(yīng)嚴(yán)格按照產(chǎn)品說明書的要求進(jìn)行稀釋和操作，避免因使用不當(dāng)導(dǎo)致清潔效果不佳或?qū)n案造成損害。五、檔案保潔監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對檔案保潔工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括保潔流程執(zhí)行情況、保潔質(zhì)量、工具和清潔劑使用情況等。2.制定檔案保潔工作檢查表，明確檢查項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)和評分方法。檢查人員按照檢查表進(jìn)行檢查，并做好記錄。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時向保潔人員反饋，并要求其限期整改。整改完成后進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）外部監(jiān)督1.定期邀請專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)或相關(guān)專家對公司/組織的檔案保潔工作進(jìn)行評估和指導(dǎo)。2.根據(jù)專家意見和建議，及時調(diào)整和完善檔案保潔制度和操作流程，提高檔案保潔工作水平。六、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.檔案管理部門定期組織檔案保潔人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案保潔制度、操作流程、安全注意事項(xiàng)、清潔劑使用方法等。2.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、實(shí)際操作等多種形式，確保保潔人員能夠熟練掌握檔案保潔技能。3.鼓勵保潔人員參加相關(guān)的培訓(xùn)課程和學(xué)習(xí)活動，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平。（二）考核1.建立檔案保潔人員考核機(jī)制，對保潔人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核。2.考核內(nèi)容包括保潔工作質(zhì)量、工作態(tài)度、遵守制度情況等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的保潔人員進(jìn)行獎勵，對不符合要求的保潔人員進(jìn)行批評教育或采取相應(yīng)的處罰措施。七、應(yīng)急處理（一）火災(zāi)應(yīng)急處理1.制定檔案存放區(qū)域的火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，明確火災(zāi)發(fā)生時的應(yīng)急處理流程和各部門、人員的職責(zé)。2.在檔案存放區(qū)域配備必要的滅火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.發(fā)生火災(zāi)時，立即啟動應(yīng)急預(yù)案，組織人員疏散檔案，并使用滅火設(shè)備進(jìn)行滅火。4.在確保人員安全的前提下，盡量搶救重要檔案，減少火災(zāi)損失。（二）其他災(zāi)害應(yīng)急處理針對可能出現(xiàn)的其他災(zāi)害，如地震、洪水等，制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案。明確災(zāi)害發(fā)生時的應(yīng)急處理措施，包括