垃圾檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范垃圾檔案的分類、收集、整理、存儲(chǔ)、利用和銷毀等工作，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案管理效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作過(guò)程中形成的各類垃圾檔案。（三）定義1.垃圾檔案：指在公司/組織日常運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的，已無(wú)實(shí)際保存價(jià)值或根據(jù)相關(guān)規(guī)定無(wú)需長(zhǎng)期保存的各類文件、資料、記錄等。2.檔案管理部門：負(fù)責(zé)公司/組織檔案管理工作的部門，承擔(dān)垃圾檔案管理的具體職責(zé)。（四）管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保垃圾檔案管理工作合法合規(guī)。2.分類管理原則：根據(jù)垃圾檔案的來(lái)源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止垃圾檔案信息泄露、丟失或損壞。4.高效利用原則：在確保檔案安全的前提下，合理利用垃圾檔案資源，為公司/組織的決策和管理提供支持。二、垃圾檔案的分類（一）行政類垃圾檔案1.過(guò)期的行政文件，如通知、公告、報(bào)告等。2.已完成使命的行政會(huì)議記錄、紀(jì)要等。3.失效的行政規(guī)章制度、辦法等。（二）財(cái)務(wù)類垃圾檔案1.已結(jié)賬且超過(guò)保存期限的會(huì)計(jì)憑證、賬簿等。2.過(guò)期的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.不再使用的財(cái)務(wù)票據(jù)存根等。（三）業(yè)務(wù)類垃圾檔案1.已完成項(xiàng)目的業(yè)務(wù)文件、合同、協(xié)議等，且根據(jù)項(xiàng)目要求無(wú)需長(zhǎng)期保存的。2.業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生的一次性表單、記錄等，無(wú)后續(xù)利用價(jià)值的。3.業(yè)務(wù)推廣活動(dòng)中形成的臨時(shí)性宣傳資料、方案等，活動(dòng)結(jié)束后不再需要的。（四）人事類垃圾檔案1.已離職員工超過(guò)規(guī)定保存期限的個(gè)人檔案材料。2.過(guò)期的人事考核記錄、培訓(xùn)檔案等。3.不再生效的人事任免文件等。三、垃圾檔案的收集（一）收集責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)本部門垃圾檔案的收集工作，指定專人負(fù)責(zé)定期清理本部門產(chǎn)生的垃圾檔案，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門移交的垃圾檔案進(jìn)行統(tǒng)一接收和管理。（二）收集時(shí)間1.行政類垃圾檔案每月收集一次。2.財(cái)務(wù)類垃圾檔案按會(huì)計(jì)年度收集，在次年規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成收集。3.業(yè)務(wù)類垃圾檔案根據(jù)項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間或業(yè)務(wù)活動(dòng)周期及時(shí)收集，原則上不超過(guò)一個(gè)月。4.人事類垃圾檔案每季度收集一次。（三）收集要求1.各部門收集垃圾檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的完整性，不得遺漏重要文件或資料。2.對(duì)收集的垃圾檔案進(jìn)行初步整理，去除無(wú)關(guān)的附件、重復(fù)的文件等，確保檔案內(nèi)容清晰、簡(jiǎn)潔。3.填寫垃圾檔案收集清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、來(lái)源、形成時(shí)間等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。四、垃圾檔案的整理（一）整理原則1.按照垃圾檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保同一類檔案集中存放。2.對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，便于查找和管理。3.去除檔案中的金屬物、訂書釘?shù)?，保持檔案的整潔。（二）整理方法1.行政類垃圾檔案：按照文件的文號(hào)、日期等順序進(jìn)行排列，編制目錄清單。2.財(cái)務(wù)類垃圾檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別分別整理，標(biāo)注好年份、月份等信息。3.業(yè)務(wù)類垃圾檔案：根據(jù)項(xiàng)目或業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行分類，如項(xiàng)目A文件、項(xiàng)目B文件等，再按照文件的重要性、時(shí)間順序等進(jìn)行排列。4.人事類垃圾檔案：按照員工類別、檔案內(nèi)容類別進(jìn)行整理，如員工基本信息檔案、考核檔案等。（三）整理流程1.檔案管理部門接收各部門移交的垃圾檔案后，對(duì)其進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性和整理情況。2.根據(jù)整理原則和方法，對(duì)垃圾檔案進(jìn)行詳細(xì)整理，編制檔案目錄和索引。3.將整理好的垃圾檔案裝入專門的檔案盒或文件夾中，并在盒/夾上標(biāo)注檔案類別、年份、月份等信息。五、垃圾檔案的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)地點(diǎn)1.設(shè)立專門的垃圾檔案存儲(chǔ)庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)良好。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備。（二）存儲(chǔ)方式1.按照垃圾檔案的類別、年份、月份等進(jìn)行分區(qū)存放，便于查找和管理。2.將檔案盒或文件夾整齊排列在貨架上，標(biāo)注清晰的標(biāo)識(shí)。3.對(duì)存儲(chǔ)的垃圾檔案進(jìn)行定期盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。（三）存儲(chǔ)期限1.行政類垃圾檔案存儲(chǔ)期限為[X]年。2.財(cái)務(wù)類垃圾檔案存儲(chǔ)期限按照國(guó)家財(cái)務(wù)法規(guī)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。3.業(yè)務(wù)類垃圾檔案存儲(chǔ)期限根據(jù)項(xiàng)目或業(yè)務(wù)活動(dòng)的性質(zhì)和要求確定，原則上不少于[X]年。4.人事類垃圾檔案存儲(chǔ)期限為[X]年。六、垃圾檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱垃圾檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)后進(jìn)行查閱。2.涉及法律法規(guī)要求或其他特殊情況需要提供垃圾檔案作為證明材料的，經(jīng)批準(zhǔn)后可對(duì)外提供。（二）利用流程1.查閱申請(qǐng)：公司/組織內(nèi)部人員需填寫垃圾檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案類別、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交檔案管理部門。2.審批：檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)檔案管理負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，開具查閱通知單。3.查閱：查閱人員憑查閱通知單到檔案存儲(chǔ)庫(kù)房查閱檔案，查閱過(guò)程中應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。4.歸還：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記簿上簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.涉及公司/組織機(jī)密信息的垃圾檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、復(fù)制或?qū)ν馓峁?.利用垃圾檔案時(shí)，不得損害公司/組織的合法權(quán)益，不得將檔案用于非工作目的。七、垃圾檔案的銷毀（一）銷毀條件1.垃圾檔案存儲(chǔ)期限已滿，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、遺失，無(wú)法修復(fù)或找回的。3.根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定或公司/組織內(nèi)部規(guī)定需要銷毀的其他檔案。（二）銷毀流程1.鑒定：檔案管理部門定期對(duì)達(dá)到銷毀條件的垃圾檔案進(jìn)行鑒定，編制垃圾檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審批：將垃圾檔案銷毀清單報(bào)檔案管理負(fù)責(zé)人審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀方式：采用焚燒、粉碎等安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.監(jiān)督：銷毀過(guò)程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、規(guī)范。5.記錄：對(duì)垃圾檔案的銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人員等信息，并存檔備查。（三）銷毀記錄保存期限垃圾檔案銷毀記錄保存期限為[X]年。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)垃圾檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門垃圾檔案管理工作進(jìn)行日常指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.垃圾檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用和銷毀等工作是否符合本制度規(guī)定。2.各部門垃圾檔案管理工作的執(zhí)行情況，包括檔案移交的及時(shí)性、準(zhǔn)確性等。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，是否滿足檔案管理要求。（三）檢查方式1.定期檢查：檔案管理監(jiān)督小組每[X]年對(duì)垃圾檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：檔案管理部門不定期對(duì)各部門垃圾檔案管理情況進(jìn)行抽查。（四）問(wèn)題處理1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，制定整改措施，認(rèn)真落實(shí)整改，并將整改情況