檔案登記制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)分析，特制定本檔案登記制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工所形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)各類檔案進(jìn)行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。3.及時(shí)歸檔原則：各部門及員工應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將形成的檔案移交檔案管理部門進(jìn)行登記和歸檔，不得積壓或延誤。4.安全保密原則：檔案管理部門應(yīng)采取必要的安全保密措施，確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露和丟失。二、檔案登記管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案登記制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)公司/組織內(nèi)各部門及員工形成的檔案進(jìn)行統(tǒng)一登記、編號(hào)、分類、整理和歸檔。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。6.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。（二）各部門檔案管理員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行檔案的查閱和利用工作，提供必要的檔案信息和資料。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。4.配合檔案管理部門做好檔案的清查、核對(duì)和統(tǒng)計(jì)工作。三、檔案登記范圍及分類（一）文書檔案1.上級(jí)機(jī)關(guān)文件：包括上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的指示、決定、通知、通報(bào)等文件。2.本公司/組織文件：包括公司/組織制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等文件。3.平行機(jī)關(guān)文件：包括與本公司/組織有業(yè)務(wù)往來(lái)的其他單位發(fā)來(lái)的函件、合同、協(xié)議等文件。4.下級(jí)機(jī)關(guān)文件：包括下屬單位上報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件。（二）科技檔案1.科研項(xiàng)目檔案：包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果、鑒定證書等文件。2.產(chǎn)品檔案：包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品說(shuō)明書等文件。3.設(shè)備檔案：包括設(shè)備購(gòu)置合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄等文件。4.基本建設(shè)檔案：包括基本建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等文件。（三）人事檔案1.員工履歷檔案：包括員工個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位證書、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄等文件。2.員工考核檔案：包括員工年度考核表、績(jī)效考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等文件。3.員工工資檔案：包括員工工資發(fā)放記錄、獎(jiǎng)金分配記錄等文件。4.員工福利檔案：包括員工社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金、福利待遇等文件。（四）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證、記賬憑證等文件。2.會(huì)計(jì)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等賬簿。3.財(cái)務(wù)報(bào)表：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等報(bào)表。4.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告：包括內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告等文件。（五）業(yè)務(wù)檔案1.市場(chǎng)營(yíng)銷檔案：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷售合同、客戶信息等文件。2.生產(chǎn)管理檔案：包括生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度記錄、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等文件。3.質(zhì)量管理檔案：包括質(zhì)量體系文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量事故處理記錄等文件。4.物資管理檔案：包括物資采購(gòu)合同、物資入庫(kù)單、物資出庫(kù)單、物資盤點(diǎn)記錄等文件。四、檔案登記流程（一）檔案收集1.各部門及員工應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)將形成的檔案收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.檔案收集過(guò)程中，應(yīng)注意檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、可靠。（二）檔案移交1.各部門檔案管理員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并雙方簽字確認(rèn)。（三）檔案登記1.檔案管理部門收到檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，建立檔案登記臺(tái)賬。2.檔案登記臺(tái)賬應(yīng)包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。（四）檔案分類與整理1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)登記后的檔案進(jìn)行分類和整理。2.檔案分類應(yīng)科學(xué)合理，便于檔案的查閱和利用。整理過(guò)程中，應(yīng)注意檔案的排列順序和編號(hào)規(guī)則，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。（五）檔案歸檔1.檔案分類整理完成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，將檔案裝入檔案盒或檔案柜，并按照編號(hào)順序排列存放。2.檔案歸檔時(shí)，應(yīng)在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案的編號(hào)、名稱、日期等信息，便于查找和管理。五、檔案編號(hào)規(guī)則（一）編號(hào)原則1.唯一性原則：每個(gè)檔案編號(hào)應(yīng)唯一，不得重復(fù)。2.系統(tǒng)性原則：編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的分類和排列順序，便于檔案的管理和查閱。3.穩(wěn)定性原則：編號(hào)一旦確定，不得隨意更改，確需更改時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行。（二）編號(hào)方法1.文書檔案編號(hào)：采用年度+保管期限+流水號(hào)的方法進(jìn)行編號(hào)。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的文書檔案第1份。2.科技檔案編號(hào)：采用項(xiàng)目編號(hào)+分類號(hào)+流水號(hào)的方法進(jìn)行編號(hào)。例如：KJ20230101001，表示2023年第1個(gè)科研項(xiàng)目的第1類科技檔案第1份。3.人事檔案編號(hào)：采用員工工號(hào)+檔案類別+流水號(hào)的方法進(jìn)行編號(hào)。例如：001RS001，表示工號(hào)為001的員工的第1份人事檔案。4.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：采用年度+檔案類別+流水號(hào)的方法進(jìn)行編號(hào)。例如：2023CW001，表示2023年形成的第1份財(cái)務(wù)檔案。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：采用業(yè)務(wù)項(xiàng)目編號(hào)+分類號(hào)+流水號(hào)的方法進(jìn)行編號(hào)。例如：YW20230202001，表示2023年第2個(gè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目的第2類業(yè)務(wù)檔案第1份。六、檔案保管期限（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在短時(shí)間內(nèi)本公司/組織需要查考利用的檔案，應(yīng)定期保管。（二）保管期限確定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。2.對(duì)涉及公司/組織重大權(quán)益、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、歷史事件等方面的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。3.對(duì)保管期限已滿但仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。七、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。涉及重要檔案或機(jī)密檔案的查閱，還應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請(qǐng)表后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)，查找并提供相應(yīng)的檔案。查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上簽字確認(rèn)。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。（三）利用限制1.查閱和利用檔案時(shí)，應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱和利用范圍。3.檔案查閱和利用后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。八、檔案統(tǒng)計(jì)與清查（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等信息。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)報(bào)送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，為公司/組織的決策提供依據(jù)。（二）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.檔案清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管情況等，清查結(jié)果應(yīng)形成清查報(bào)告，并及時(shí)上報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，確保檔案的完整和安全。九、檔案保密與安全（一）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，確保檔案信息的安全。2.對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止檔案信息的泄露。3.檔案查閱和利用過(guò)程中，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（二）檔案安全1.檔案管理部門應(yīng)加