會計(jì)檔案使用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計(jì)檔案的管理，規(guī)范會計(jì)檔案的使用行為，保證會計(jì)檔案的安全與完整，充分發(fā)揮會計(jì)檔案在公司經(jīng)濟(jì)管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》《會計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司等所有涉及會計(jì)檔案管理與使用的部門和人員。（三）定義1.會計(jì)檔案：是指公司在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。2.使用人員：包括公司內(nèi)部的財(cái)務(wù)人員、審計(jì)人員、稅務(wù)人員、其他需要查閱會計(jì)檔案的業(yè)務(wù)部門人員以及經(jīng)公司授權(quán)的外部人員。二、會計(jì)檔案的內(nèi)容與分類（一）會計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單等。2.記賬憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的內(nèi)容加以分類，并據(jù)以確定會計(jì)分錄后所填制的會計(jì)憑證。（二）會計(jì)賬簿1.總賬，是根據(jù)會計(jì)科目開設(shè)的賬簿，用于分類登記單位的全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，提供資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、費(fèi)用、成本、收入等總括核算的資料。2.明細(xì)賬，是根據(jù)總賬科目所屬的明細(xì)科目設(shè)置的，用于分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，提供有關(guān)明細(xì)核算資料。3.日記賬，包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時間的先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等主表以及相關(guān)附表。2.財(cái)務(wù)情況說明書，對公司一定會計(jì)期間內(nèi)財(cái)務(wù)、成本等情況進(jìn)行分析總結(jié)的書面文字報(bào)告。（四）其他會計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表。2.銀行對賬單。3.納稅申報(bào)表。4.會計(jì)檔案移交清冊。5.會計(jì)檔案保管清冊。6.會計(jì)檔案銷毀清冊。7.其他具有保存價值的會計(jì)資料。三、會計(jì)檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.會計(jì)機(jī)構(gòu)在每月或每季度終了后，應(yīng)將本期間的會計(jì)檔案進(jìn)行整理、裝訂成冊，并編制會計(jì)檔案保管清冊。2.會計(jì)憑證應(yīng)按編號順序排列，附件齊全，折疊整齊，加具封面、封底，裝訂牢固，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)等內(nèi)容。3.會計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后，按時整理立卷，裝訂成冊?；铐撡~簿應(yīng)抽出空白頁，填寫目錄，加具封面、封底，裝訂成冊。4.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告應(yīng)按規(guī)定期限整理歸檔，裝訂成冊，并加蓋單位公章。（二）保管期限1.會計(jì)憑證類保管期限為30年。2.會計(jì)賬簿類保管期限為30年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告類，月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會計(jì)資料類，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報(bào)表保管期限為10年，會計(jì)檔案移交清冊保管期限為30年，會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊永久保管。（三）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)置專門獨(dú)立的會計(jì)檔案保管庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保會計(jì)檔案的安全保管。2.會計(jì)檔案保管庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（四）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的整理、歸檔、保管工作，確保會計(jì)檔案的完整與安全。2.建立會計(jì)檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄會計(jì)檔案的種類、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息。3.定期對會計(jì)檔案進(jìn)行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報(bào)告并采取相應(yīng)措施處理。4.嚴(yán)格遵守會計(jì)檔案查閱、借閱制度，做好相關(guān)登記工作。四、會計(jì)檔案的使用（一）使用原則1.合法性原則：會計(jì)檔案的使用必須符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)制度的規(guī)定。2.真實(shí)性原則：使用人員應(yīng)保證查閱、借閱的會計(jì)檔案真實(shí)、完整，不得擅自篡改、偽造會計(jì)檔案。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密和財(cái)務(wù)信息的會計(jì)檔案予以保密，防止信息泄露。4.審批原則：會計(jì)檔案的查閱、借閱必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。（二）內(nèi)部查閱1.公司內(nèi)部財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱會計(jì)檔案時，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.其他業(yè)務(wù)部門人員因工作需要查閱會計(jì)檔案時，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，財(cái)務(wù)部門應(yīng)安排專人陪同，確保查閱過程規(guī)范有序。3.審計(jì)人員查閱會計(jì)檔案時，應(yīng)根據(jù)審計(jì)工作需要，填寫《會計(jì)檔案查閱申請表》，經(jīng)審計(jì)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守審計(jì)工作紀(jì)律，不得擅自復(fù)制、摘抄會計(jì)檔案。（三）外部查閱1.因國家有關(guān)部門依法進(jìn)行檢查或其他特殊情況需要查閱公司會計(jì)檔案的，應(yīng)出具正式的查閱文件，并填寫《會計(jì)檔案查閱申請表》，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外部查閱人員查閱會計(jì)檔案時，公司應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)陪同，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得將會計(jì)檔案帶離公司指定場所，不得擅自復(fù)制、摘抄會計(jì)檔案。如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上加蓋公司公章。（四）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱會計(jì)檔案時，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預(yù)計(jì)歸還時間等，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。借閱人員應(yīng)按時歸還所借閱的會計(jì)檔案，不得逾期。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的會計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在會計(jì)檔案上涂改、標(biāo)記、拆封、抽換等。如發(fā)現(xiàn)會計(jì)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報(bào)告財(cái)務(wù)部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（五）電子會計(jì)檔案的使用1.公司應(yīng)建立電子會計(jì)檔案管理制度，確保電子會計(jì)檔案的安全存儲、有效利用和規(guī)范管理。2.使用電子會計(jì)檔案時，應(yīng)按照規(guī)定的操作流程進(jìn)行，確保電子會計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和可用性。3.電子會計(jì)檔案的查閱、借閱應(yīng)通過公司指定的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，并進(jìn)行相應(yīng)的登記和審批。查閱、借閱人員應(yīng)遵守系統(tǒng)操作規(guī)范，不得擅自更改電子會計(jì)檔案的內(nèi)容。五、會計(jì)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.公司應(yīng)定期對已到保管期限的會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定。由財(cái)務(wù)部門牽頭組織，會同審計(jì)、檔案管理等部門組成鑒定小組，對會計(jì)檔案的保管期限、價值等進(jìn)行全面審查鑒定。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)會計(jì)檔案的實(shí)際情況，結(jié)合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，提出鑒定意見，確定哪些會計(jì)檔案可以銷毀，哪些會計(jì)檔案仍需繼續(xù)保管。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定可以銷毀的會計(jì)檔案，應(yīng)編制《會計(jì)檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.《會計(jì)檔案銷毀清冊》經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表簽署意見后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門等共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對會計(jì)檔案的內(nèi)容與《會計(jì)檔案銷毀清冊》是否一致，確保銷毀工作的合規(guī)性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《會計(jì)檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司負(fù)責(zé)人。（三）特殊情況處理1.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。2.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對會計(jì)檔案的管理與使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查會計(jì)檔案的歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的日常自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正會計(jì)檔案管理過程中存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.接受國家有關(guān)部門對公司會計(jì)檔案管理工作的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息，積極配合檢查工作。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見，及時整改存在的問題，完善會計(jì)檔案管理制度。（三）責(zé)任追究1.對違反本制度規(guī)定，擅自銷毀、篡改、偽造會計(jì)檔案，或者因保管不