落實檔案制度情況一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則全面收集公司/組織在各個階段、各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整，避免遺漏重要信息。4.安全性原則采取必要的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)檔案管理的日常工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責(zé)檔案的保管工作，確保檔案存儲環(huán)境安全，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，定期對檔案進行檢查、清點和維護，防止檔案損壞、變質(zhì)和丟失。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和安全性。6.積極開展檔案利用工作，為公司/組織各項工作提供檔案信息支持，根據(jù)工作需要及時、準確地提供檔案資料。7.負責(zé)對公司/組織各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全體員工的檔案意識。8.做好檔案統(tǒng)計工作，及時準確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，為檔案管理決策提供依據(jù)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類檔案包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定，會議記錄、紀要，工作計劃、總結(jié)，各類通知、通報，人事檔案，行政事務(wù)處理文件等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷、財務(wù)管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)等各類業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，如合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報表、項目文檔、技術(shù)資料等。3.基本建設(shè)類檔案公司/組織基本建設(shè)項目從項目立項、可行性研究、設(shè)計、施工到竣工驗收等全過程形成的文件材料，包括項目審批文件、設(shè)計圖紙、施工記錄、竣工驗收報告等。4.會計檔案公司/組織財務(wù)會計工作中形成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、審計報告等各類會計資料。5.聲像檔案以照片、錄音、錄像等形式記錄公司/組織重要活動、事件、人物等的檔案資料。6.電子檔案存儲在電子介質(zhì)上的各類檔案信息，包括辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的文件、電子文檔、數(shù)據(jù)庫文件等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對每類檔案進行編號。編號采用層次分類編碼法，具體規(guī)則如下：1.一級代碼：用大寫字母表示檔案類別，如“A”代表行政管理類檔案，“B”代表業(yè)務(wù)管理類檔案，“C”代表基本建設(shè)類檔案，“D”代表會計檔案，“E”代表聲像檔案，“F”代表電子檔案。2.二級代碼：根據(jù)一級代碼下的具體分類，用兩位數(shù)字表示，如“A01”表示行政管理類檔案中的公司設(shè)立文件，“A02”表示行政管理類檔案中的公司章程等。3.三級代碼：在二級代碼基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案形成時間或順序等因素，用三位數(shù)字表示，如“A01001”表示公司設(shè)立時的第一份文件。4.電子檔案編號在紙質(zhì)檔案編號基礎(chǔ)上，添加“E”標識，如“A01001E”表示對應(yīng)的電子檔案。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案管理制度的要求，及時將工作中形成的各類文件材料收集齊全。2.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時整理并移交檔案管理部門。3.員工離職時，所在部門應(yīng)督促其將個人保管的與工作相關(guān)的檔案資料全部移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，按照檔案分類標準進行分類整理。2.對每份檔案進行逐頁檢查，確保文件齊全、完整，對破損或字跡模糊的文件進行修復(fù)或復(fù)制。3.按照檔案編號規(guī)則對檔案進行編號，并編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等信息。4.將整理好的檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。5.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲和管理，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制，對丟失的檔案要查明原因并采取相應(yīng)措施。3.做好檔案庫房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度情況及時進行調(diào)節(jié)，確保檔案存儲環(huán)境適宜。4.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。5.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。六、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要可查閱、借閱檔案；外部單位因法律法規(guī)規(guī)定或與公司/組織有業(yè)務(wù)往來等原因，經(jīng)公司/組織批準可查閱相關(guān)檔案。（二）利用程序1.內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，需填寫《檔案查閱/借閱申請表》，注明查閱/借閱檔案的名稱、編號、用途、查閱/借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對申請表進行審核，根據(jù)檔案的密級和利用規(guī)定決定是否批準。批準后，為查閱、借閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好登記記錄。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。如需借閱檔案，借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.外部單位查閱檔案，需提交單位介紹信、查閱人員有效身份證件等材料，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好記錄。5.查閱、借閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)及時報告檔案管理部門并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用者姓名、部門、利用目的、查閱/借閱檔案名稱及編號、歸還時間等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和統(tǒng)計分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)等。2.鑒定小組根據(jù)檔案的價值和保管期限，對檔案進行逐一審查，確定檔案的存毀。對仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》。3.《檔案銷毀清冊》應(yīng)詳細記錄檔案的編號、題名、日期、責(zé)任者、密級、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定批準銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，由兩人以上監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。2.監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，注明銷毀日期、方式等信息。銷毀完畢后，《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。3.對于電子檔案的銷毀，應(yīng)采用符合國家規(guī)定的技術(shù)手段進行徹底刪除，確保電子信息無法恢復(fù)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立公司/組織檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設(shè)備、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需求。2.開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案信息化管理軟件，實現(xiàn)檔案的錄入、存儲、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能。3.對檔案管理人員進行信息化技能培訓(xùn)，使其熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作和維護。4.按照檔案數(shù)字化標準，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。數(shù)字化檔案應(yīng)進行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于檢索利用。5.加強檔案信息化安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對檔案信息進行加密處理，防止檔案信息泄露。定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由檔案管理部門負責(zé)人、內(nèi)部審計人員等組成，負責(zé)對公司/組織各部門檔案管理工作進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案管理部門的工作情況，如檔案整理是否規(guī)范、保管是否安全、利用服務(wù)是否及時等。3.各部門檔案管理工作的開展情況，是否明確專人負責(zé)檔案管理，檔案資料是否齊全完整等。（三）監(jiān)督檢查結(jié)果處理1.監(jiān)督檢查小組對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時提出整改意見，并下達《檔案管理監(jiān)督檢查整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認真落實整