宣傳檔案制度公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于公司各部門及相關(guān)人員查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.制定和完善檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等，建立健全檔案檢索體系。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.為公司各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。6.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)意見和建議。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下幾類：1.行政管理類：包括公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事管理類：包括員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核等。3.財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)管理類：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷售合同、采購合同、項(xiàng)目文檔等。5.技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項(xiàng)目資料、技術(shù)方案、專利文件等。6.企業(yè)文化類：包括公司宣傳資料、活動(dòng)記錄、榮譽(yù)證書等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用分類編號(hào)法進(jìn)行編號(hào)。具體編號(hào)方法如下：1.一級(jí)類目編號(hào)：采用大寫字母表示，如“A”表示行政管理類，“B”表示人事管理類，“C”表示財(cái)務(wù)管理類，“D”表示業(yè)務(wù)管理類，“E”表示技術(shù)研發(fā)類，“F”表示企業(yè)文化類。2.二級(jí)類目編號(hào)：在一級(jí)類目編號(hào)后加兩位數(shù)字表示，如“A01表示公司文件”，“B01表示員工檔案”。3.三級(jí)類目編號(hào)：在二級(jí)類目編號(hào)后加兩位數(shù)字表示，如“A0101表示公司紅頭文件”，“B0101表示員工基本信息”。4.檔案編號(hào)應(yīng)標(biāo)注在檔案封面、目錄及備考表上。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)整理歸檔，不得積壓。3.對(duì)公司外部接收的文件、資料等，應(yīng)及時(shí)交檔案管理部門進(jìn)行登記和整理。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄清單。3.檔案應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行排列，如時(shí)間順序、重要程度等。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案整理完畢后，應(yīng)及時(shí)歸檔到檔案管理部門。2.歸檔時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確無誤。（二）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和利用。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。5.對(duì)超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。六、檔案的查閱與借閱（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱登記表上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時(shí)應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫房。4.查閱檔案時(shí)應(yīng)保持檔案的整潔，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。（二）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)應(yīng)出具借閱人有效身份證件，檔案管理人員應(yīng)在借閱登記表上記錄借閱時(shí)間、借閱人、借閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。5.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、歷史意義等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的保管期限。（二）檔案銷毀1.對(duì)超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員的監(jiān)督下進(jìn)行。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.檔案銷毀后，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，并由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)公司應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理措施1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行規(guī)范的分類存儲(chǔ)和管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔