個人檔案制度知乎一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織個人檔案的管理，確保檔案信息的真實、準(zhǔn)確、完整和安全，充分發(fā)揮檔案在人力資源管理、員工職業(yè)發(fā)展等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工的個人檔案管理。（三）定義1.個人檔案：是指公司/組織在員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲等人力資源管理活動中形成的，反映員工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況的文件材料。2.檔案管理部門：負(fù)責(zé)公司/組織個人檔案集中管理的部門。二、檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.員工入職登記表。2.學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、成績單。3.工作經(jīng)歷證明材料，包括離職證明、工作合同等。（二）培訓(xùn)材料1.參加公司/組織內(nèi)部培訓(xùn)的記錄、證書。2.參加外部培訓(xùn)的相關(guān)證明材料。（三）考核材料1.年度考核表、考核結(jié)果記錄。2.專項考核材料，如項目考核、崗位勝任力考核等。（四）晉升材料1.晉升申請表。2.晉升評審材料，包括述職報告、評審意見等。（五）獎懲材料1.獎勵證書、表彰決定等。2.違紀(jì)處分決定、檢討書等。（六）勞動合同及協(xié)議1.勞動合同文本。2.崗位協(xié)議、保密協(xié)議等。（七）其他材料1.員工職業(yè)資格證書復(fù)印件。2.員工個人獲獎情況、榮譽稱號等證明材料。3.員工健康體檢報告。三、檔案建立與收集（一）入職建檔1.新員工入職時，應(yīng)填寫《員工入職登記表》，提交學(xué)歷學(xué)位證書、身份證等相關(guān)材料復(fù)印件。2.人力資源部門負(fù)責(zé)收集新員工的上述材料，并建立個人檔案。（二）日常收集1.各部門應(yīng)及時將涉及員工的培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲等材料移交至人力資源部門。2.人力資源部門定期對檔案材料進(jìn)行更新和補充，確保檔案內(nèi)容的時效性。四、檔案整理與歸檔（一）分類整理1.檔案管理人員按照檔案內(nèi)容的類別，對收集到的材料進(jìn)行分類。2.每類材料按照時間順序排列，確保材料的連貫性。（二）編號編目1.為每份檔案編制唯一的檔案編號。2.建立檔案目錄，注明檔案編號、員工姓名、檔案內(nèi)容類別及頁碼等信息。（三）裝訂歸檔1.將分類整理好的材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。2.將裝訂好的檔案存入專用檔案柜，按照檔案編號順序排列。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)查閱自己的檔案。2.人力資源部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人在工作需要時，可查閱員工檔案。3.其他人員因特殊原因需要查閱檔案的，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.經(jīng)審批通過后，檔案管理人員陪同查閱人在指定地點查閱檔案。3.查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)審批后到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員對借閱的檔案進(jìn)行登記，注明借閱人姓名、借閱時間、借閱內(nèi)容等。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，按時歸還。歸還時，檔案管理人員應(yīng)檢查檔案是否完好無損。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)妥善保管檔案，不得向無關(guān)人員透露檔案信息。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲等設(shè)備。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。七、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案超過保管期限，且無繼續(xù)保存價值的。2.因其他原因需要銷毀的檔案，如重復(fù)的檔案材料、已失效的合同協(xié)議等。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會同相關(guān)部門人員進(jìn)行銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等。4.銷毀記錄應(yīng)保存[X]年。八、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立個人檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、查詢、統(tǒng)計等功能。2.確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，定期進(jìn)行維護(hù)和升級。（二）數(shù)據(jù)錄入1.檔案管理人員負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入信息化管理系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤。2.對新產(chǎn)生的檔案材料，應(yīng)及時錄入系統(tǒng)。（三）信息安全1.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露。2.定期備份檔案數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對個人檔案制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計。2.人力資源部門定期對檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）外部檢查1.積極配合上級主管部門、相關(guān)政府部門對公司/組織個人檔案管理工作的檢查。