檔案收集制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案收集制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料的收集工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：收集的檔案必須是真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作實(shí)際情況的原始材料，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集公司/組織在各個(gè)工作環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的各類文件材料，確保檔案的系統(tǒng)性和連貫性。3.及時(shí)性原則：在文件材料形成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集，避免散失或延誤。4.規(guī)范性原則：收集的檔案應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織內(nèi)部的檔案管理規(guī)定，保證檔案質(zhì)量。二、檔案收集范圍（一）行政管理類1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等。2.公司/組織內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法、通知、通報(bào)等文件。3.公司/組織會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等。4.公司/組織領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示、指示等文件。5.公司/組織與上級(jí)主管部門、政府部門、其他單位的往來文件，包括請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函等。6.公司/組織人事管理文件，包括員工招聘、錄用、考核、獎(jiǎng)懲、晉升、調(diào)動(dòng)、離職等相關(guān)材料。7.公司/組織財(cái)務(wù)管理文件，包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。8.公司/組織固定資產(chǎn)管理文件，包括資產(chǎn)購(gòu)置、登記、清查、處置等相關(guān)材料。9.公司/組織行政管理工作中形成的其他文件材料。（二）業(yè)務(wù)管理類1.公司/組織業(yè)務(wù)規(guī)劃、計(jì)劃、方案、總結(jié)等文件。2.公司/組織業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單、意向書等文件。3.公司/組織業(yè)務(wù)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究、論證、審批等文件。4.公司/組織業(yè)務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施過程中形成的文件材料，包括項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)分析報(bào)告等文件。6.公司/組織業(yè)務(wù)管理工作中形成的其他文件材料。（三）技術(shù)研發(fā)類1.公司/組織技術(shù)研發(fā)規(guī)劃、計(jì)劃、方案、總結(jié)等文件。2.公司/組織技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究、論證、審批等文件。3.公司/組織技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文檔、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、測(cè)試報(bào)告等文件。4.公司/組織技術(shù)研發(fā)成果的鑒定、驗(yàn)收、獎(jiǎng)勵(lì)等文件。5.公司/組織技術(shù)研發(fā)過程中形成的知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件，包括專利申請(qǐng)文件、商標(biāo)注冊(cè)文件、著作權(quán)登記文件等。6.公司/組織技術(shù)研發(fā)管理工作中形成的其他文件材料。（四）市場(chǎng)營(yíng)銷類1.公司/組織市場(chǎng)調(diào)研、分析報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等文件。2.公司/組織市場(chǎng)營(yíng)銷策略、計(jì)劃、方案、總結(jié)等文件。3.公司/組織產(chǎn)品宣傳資料、廣告策劃、營(yíng)銷活動(dòng)方案等文件。4.公司/組織客戶信息、客戶反饋、客戶投訴處理等文件。5.公司/組織市場(chǎng)營(yíng)銷活動(dòng)中形成的銷售合同、訂單、發(fā)票、收款記錄等文件。6.公司/組織市場(chǎng)營(yíng)銷管理工作中形成的其他文件材料。（五）企業(yè)文化類1.公司/組織企業(yè)文化建設(shè)規(guī)劃、計(jì)劃、方案、總結(jié)等文件。2.公司/組織企業(yè)文化活動(dòng)方案、活動(dòng)記錄、活動(dòng)成果等文件。3.公司/組織企業(yè)形象宣傳資料、宣傳片、宣傳冊(cè)等文件。4.公司/組織員工文化活動(dòng)照片、視頻、文章等資料。5.公司/組織企業(yè)文化建設(shè)過程中形成的其他文件材料。三、檔案收集職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案收集制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集工作，定期檢查檔案收集情況。3.負(fù)責(zé)接收和整理各部門移交的檔案，對(duì)不符合要求的檔案提出整改意見。4.建立檔案收集工作臺(tái)賬，記錄檔案收集的時(shí)間、來源、內(nèi)容等信息。5.負(fù)責(zé)檔案收集工作的培訓(xùn)和宣傳，提高員工的檔案意識(shí)。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整、準(zhǔn)確收集。2.按照檔案收集范圍的要求，負(fù)責(zé)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，并進(jìn)行初步整理。3.定期將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.配合檔案管理部門做好檔案收集工作的檢查和整改工作。（三）員工職責(zé)1.員工應(yīng)積極主動(dòng)地將自己在工作中形成的文件材料及時(shí)交至所在部門的檔案收集責(zé)任人。2.對(duì)自己提交的文件材料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。3.協(xié)助所在部門做好檔案收集工作，提供必要的信息和資料。四、檔案收集流程（一）文件材料形成1.公司/組織各部門及員工在工作活動(dòng)中形成的文件材料，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定和要求進(jìn)行制作和整理。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和紙張，字跡應(yīng)清晰、工整、規(guī)范。（二）部門收集1.各部門檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)本部門的文件材料進(jìn)行收集，確保文件材料無遺漏。2.對(duì)收集到的數(shù)據(jù)文件材料進(jìn)行初步整理，按照文件的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂。3.填寫檔案收集清單，詳細(xì)記錄文件材料的名稱、數(shù)量、日期等信息。（三）檔案移交1.各部門檔案收集責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行檢查，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行整改。（四）特殊情況處理1.對(duì)于重要緊急的文件材料，應(yīng)在形成后立即收集，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的文件材料，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行收集和管理，嚴(yán)格控制知悉范圍。3.對(duì)于因不可抗力等特殊原因?qū)е挛募牧仙⑹Щ驌p壞的，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，并向檔案管理部門報(bào)告。五、檔案收集質(zhì)量要求（一）內(nèi)容完整1.收集的檔案應(yīng)涵蓋文件材料的正文、附件、批示、簽字等全部?jī)?nèi)容，確保檔案的完整性。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)收集相關(guān)的背景資料、參考文件等，以便更好地理解和利用檔案。（二）格式規(guī)范1.文件材料應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織內(nèi)部的格式要求，如字體、字號(hào)、排版等。2.電子文件應(yīng)采用通用的格式，如PDF、DOC、XLS等，并確保文件的可讀性和可編輯性。（三）簽字蓋章齊全1.文件材料上的簽字、蓋章應(yīng)真實(shí)、有效，符合公司/組織的規(guī)定和程序。2.對(duì)于需要多方簽字蓋章的文件材料，應(yīng)確保各方簽字蓋章齊全，順序正確。（四）字跡清晰可辨1.文件材料的字跡應(yīng)清晰、工整、規(guī)范，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫材料。2.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保文字內(nèi)容清晰，無亂碼、缺頁(yè)等現(xiàn)象。六、檔案收集時(shí)間要求（一）定期收集1.各部門應(yīng)每月定期將本部門的文件材料收集整理后移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)在收到各部門移交的檔案后，及時(shí)進(jìn)行整理和歸檔。（二）不定期收集1.對(duì)于公司/組織重要會(huì)議、重大活動(dòng)、緊急事件等形成的文件材料，應(yīng)在事件結(jié)束后及時(shí)收集。2.對(duì)于上級(jí)主管部門、政府部門等要求及時(shí)報(bào)送的文件材料，應(yīng)按照要求及時(shí)收集并報(bào)送。七、檔案收集的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案收集工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集的及時(shí)性、完整性、質(zhì)量等。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司/組織應(yīng)將檔案收集工作納入部門和員工的績(jī)