檔案雙人入庫制度一、總則（一）目的為了確保公司檔案的安全、完整與有效利用，規(guī)范檔案入庫管理流程，特制定本檔案雙人入庫制度。本制度旨在通過雙人操作的方式，加強(qiáng)對檔案入庫環(huán)節(jié)的監(jiān)督與管理，防止檔案在入庫過程中出現(xiàn)丟失、損壞、篡改等問題，保障公司檔案信息的真實(shí)性和保密性。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類檔案資料的入庫管理，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等。（三）基本原則1.雙人負(fù)責(zé)原則：檔案入庫過程必須由兩名經(jīng)過授權(quán)的工作人員共同完成，確保操作過程的準(zhǔn)確性和可監(jiān)督性。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案信息泄露。3.規(guī)范操作原則：明確檔案入庫的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保入庫工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.責(zé)任追究原則：對違反本制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅追究，確保制度的有效執(zhí)行。二、檔案入庫前準(zhǔn)備（一）檔案整理1.各部門應(yīng)在檔案形成后及時進(jìn)行整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類、編號、編目等工作，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.整理后的檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂或裝盒，并在封面或盒脊上標(biāo)注檔案名稱、年度、保管期限、檔號等信息。（二）入庫環(huán)境檢查1.檔案庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等條件，定期對庫房環(huán)境進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.在檔案入庫前，應(yīng)對庫房的溫濕度、清潔衛(wèi)生等情況進(jìn)行檢查，確保符合檔案保管要求。如發(fā)現(xiàn)庫房環(huán)境不符合要求，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行調(diào)整。（三）入庫設(shè)備及工具準(zhǔn)備1.配備必要的檔案入庫設(shè)備，如檔案架、檔案盒、裝訂機(jī)、防蟲藥品、溫濕度計等。2.對入庫設(shè)備和工具進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行和使用安全。（四）人員培訓(xùn)1.對參與檔案入庫工作的人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使其熟悉檔案管理的基本知識、入庫操作流程和安全保密要求。2.定期組織培訓(xùn)考核，確保工作人員具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力和責(zé)任意識。三、檔案入庫流程（一）檔案交接1.檔案整理完成后，由檔案形成部門填寫《檔案交接清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.檔案形成部門與檔案管理部門按照《檔案交接清單》進(jìn)行檔案交接，雙方核對無誤后簽字確認(rèn)。（二）入庫登記1.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)及時進(jìn)行入庫登記，將檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理系統(tǒng)。2.入庫登記應(yīng)包括檔案的檔號、名稱、年度、保管期限、來源、入庫日期等內(nèi)容，確保檔案信息的準(zhǔn)確記錄。（三）雙人入庫操作1.檔案入庫時，必須由兩名經(jīng)過授權(quán)的工作人員共同進(jìn)行操作。一名工作人員負(fù)責(zé)核對檔案的數(shù)量、名稱、編號等信息，另一名工作人員負(fù)責(zé)將檔案放置到指定的檔案架或檔案盒中。2.在入庫過程中，應(yīng)逐卷或逐件核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄并報告。3.入庫完成后，兩名工作人員應(yīng)在《檔案入庫登記表》上簽字確認(rèn)，注明入庫日期、入庫位置等信息。（四）庫位標(biāo)識1.根據(jù)檔案的分類和編號，為每個檔案架、檔案盒或存儲區(qū)域設(shè)置明確清晰的庫位標(biāo)識。2.庫位標(biāo)識應(yīng)包括檔案類別、年度、保管期限、檔號范圍等信息，便于檔案的查找和管理。四、檔案入庫過程中的安全與保密措施（一）安全防護(hù)1.檔案庫房應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)備，如監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)、防盜報警裝置等，確保庫房安全。2.工作人員在檔案入庫過程中應(yīng)注意安全操作，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案損壞或人員傷亡。（二）保密措施1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.在檔案入庫過程中，工作人員應(yīng)避免泄露檔案內(nèi)容，不得擅自將檔案帶出庫房或向無關(guān)人員透露檔案信息。3.對檔案管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問檔案信息。五、檔案入庫后的管理（一）定期盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對庫房檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案的實(shí)際數(shù)量與入庫登記信息一致。2.盤點(diǎn)工作應(yīng)由兩名工作人員共同進(jìn)行，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄在《檔案盤點(diǎn)表》中。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。（二）庫房維護(hù)1.定期對檔案庫房進(jìn)行維護(hù)，檢查檔案架、檔案盒等存儲設(shè)備的狀況，如有損壞應(yīng)及時修復(fù)或更換。2.做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，保持庫房環(huán)境整潔。（三）檔案利用管理1.嚴(yán)格按照公司檔案利用制度的規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案利用過程的規(guī)范、安全。2.在檔案利用過程中，應(yīng)監(jiān)督利用人員的操作行為，防止檔案丟失、損壞或泄露。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對檔案入庫工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。2.檢查內(nèi)容包括檔案入庫流程的執(zhí)行情況、安全保密措施的落實(shí)情況、入庫登記信息的準(zhǔn)確性等。（二）外部審計1.接受公司內(nèi)部審計部門或外部審計機(jī)構(gòu)的審計監(jiān)督，對檔案入庫制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計檢查。2.根據(jù)審計意見和建議，及時對檔案入庫制度進(jìn)行完善和改進(jìn)。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.違反檔案雙人入庫制度的行為包括但不限于：單人進(jìn)行檔案入庫操作、未按規(guī)定進(jìn)行檔案交接和入庫登記、擅自更改檔案信息、泄露檔案機(jī)密等。2.遺失、損壞檔案或因保管不善導(dǎo)致檔案變質(zhì)、失效的行為，也屬于違規(guī)行為。（二）責(zé)任追究方式1.對于違反檔案雙人入庫制度的工作人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的賠償責(zé)任。3.構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。八、附則（一）制度解釋