檔案制度由來(lái)一、總則（一）目的本檔案制度旨在規(guī)范公司/組織檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)、各崗位涉及的各類(lèi)檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類(lèi)體系和檢索工具，提高檔案的利用效率，方便公司/組織內(nèi)部人員查閱和使用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門(mén)（檔案室），負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理各類(lèi)檔案。根據(jù)檔案管理工作的需要，可在各部門(mén)設(shè)立兼職檔案員，協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案收集、整理等工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類(lèi)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定銷(xiāo)毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率。4.開(kāi)展檔案編研工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。5.負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，監(jiān)督檢查各部門(mén)檔案管理工作的執(zhí)行情況。6.做好檔案的安全保護(hù)工作，并定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行檢查，確保檔案的安全完整。（三）兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將本部門(mén)整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。4.接受檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，不斷提高自身的檔案管理業(yè)務(wù)水平。三、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)公司/組織檔案分為以下幾大類(lèi)：1.行政管理類(lèi)檔案包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定等，會(huì)議紀(jì)要、決議、通知等，人事檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄等，行政事務(wù)處理文件、證照等。2.業(yè)務(wù)管理類(lèi)檔案涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、銷(xiāo)售合同、客戶(hù)資料、市場(chǎng)調(diào)研等方面的文件，生產(chǎn)管理、工藝流程、質(zhì)量控制、設(shè)備維護(hù)等相關(guān)檔案，財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等資料，采購(gòu)管理、供應(yīng)商資料、采購(gòu)合同等文件。3.項(xiàng)目檔案針對(duì)公司/組織開(kāi)展的各類(lèi)項(xiàng)目，包含項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度記錄、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.技術(shù)檔案涉及公司/組織的技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝技術(shù)等方面的檔案，如技術(shù)圖紙、技術(shù)方案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)專(zhuān)利等。5.其他檔案包括公司/組織獲得的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、對(duì)外宣傳資料以及其他不屬于上述分類(lèi)的特殊檔案。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢(xún)，對(duì)每類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“類(lèi)別代碼+年份+流水號(hào)”的方式。例如，行政管理類(lèi)檔案編號(hào)為“XZGL20XX001”，其中“XZGL”為行政管理類(lèi)檔案類(lèi)別代碼，“年份”為檔案形成年份，“流水號(hào)”為該年份內(nèi)該類(lèi)檔案的順序號(hào)。具體編號(hào)規(guī)則如下：1.行政管理類(lèi)檔案類(lèi)別代碼為“XZGL”。2.業(yè)務(wù)管理類(lèi)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)板塊分別設(shè)定類(lèi)別代碼，如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)為“SCYX”，生產(chǎn)管理類(lèi)為“SCGL”等。3.項(xiàng)目檔案類(lèi)別代碼為“XMDA”。4.技術(shù)檔案類(lèi)別代碼為“JSDA”。5.其他檔案類(lèi)別代碼為“QTDA”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集的范圍和要求，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成及應(yīng)歸檔保存的各類(lèi)文件資料。2.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、完整的原則，確保檔案資料不遺漏、不丟失。對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集歸檔。3.兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)的檔案資料進(jìn)行清理和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，并將整理好的檔案資料按時(shí)移交至檔案管理部門(mén)。（二）檔案整理1.檔案管理部門(mén)收到各部門(mén)移交的檔案后，按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.整理工作包括對(duì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等操作。整理過(guò)程中應(yīng)確保檔案資料的順序正確、目錄清晰、裝訂牢固。3.對(duì)于紙質(zhì)檔案應(yīng)編制詳細(xì)的卷內(nèi)目錄，注明文件名稱(chēng)、文號(hào)、日期、責(zé)任者等信息，并將目錄置于卷首。對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的電子目錄索引。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案編號(hào)順序?qū)n案存放于相應(yīng)的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中。2.歸檔時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案歸檔登記表，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、歸檔日期、保管期限等信息，以便于查詢(xún)和管理。（二）檔案保管1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對(duì)檔案應(yīng)進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測(cè)試，確保電子檔案的安全性和完整性。六、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改勾劃、抽取、撤換和損壞檔案。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）檔案借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，并由檔案管理部門(mén)進(jìn)行檢查驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)部門(mén)人員參加。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面評(píng)估，確定其保管期限。3.鑒定小組應(yīng)形成檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)，詳細(xì)記錄鑒定過(guò)程和結(jié)果，并由鑒定人員簽字確認(rèn)。（二）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷(xiāo)人員在檔案銷(xiāo)毀登記表上簽字確認(rèn)。4.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)將檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表、檔案銷(xiāo)毀登記表等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，作為檔案管理工作的重要記錄保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織的信息化建設(shè)提供有力支持。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)，包括檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、內(nèi)容摘要、保管期限等。2.檔案檢索功能提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶(hù)快速查找所需檔案。3.檔案借閱管理功能實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，記錄借閱人員、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析功能對(duì)檔案的數(shù)量、類(lèi)別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能設(shè)置用戶(hù)權(quán)限管理，確保不同人員只能訪(fǎng)問(wèn)其權(quán)限范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)；采用數(shù)據(jù)加密、備份等安全措施，保障檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。