檔案借閱管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及檔案借閱的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，維護公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。3.服務(wù)工作原則：在確保檔案安全的前提下，為公司各項工作提供及時、有效的檔案支持與服務(wù)，促進公司業(yè)務(wù)的順利開展。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，建立健全檔案管理制度和工作流程。2.對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、編目等基礎(chǔ)工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.負責(zé)檔案庫房的日常管理，包括檔案的存放、保管、維護等工作，保證檔案存放環(huán)境符合要求。4.審核檔案借閱申請，辦理檔案借閱手續(xù)，對借閱過程進行跟蹤和監(jiān)督。5.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案數(shù)量準確、質(zhì)量完好。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平。（二）借閱部門及人員職責(zé)1.借閱部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案借閱工作，明確借閱需求，填寫借閱申請表，并確保借閱用途合理、合規(guī)。2.借閱人員應(yīng)嚴格遵守本制度規(guī)定，愛護所借閱的檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。3.在借閱期限內(nèi)妥善保管檔案，不得將檔案帶出公司規(guī)定的借閱區(qū)域（如有特殊情況需帶出，應(yīng)另行申請并經(jīng)批準）。4.借閱結(jié)束后，應(yīng)及時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)立即向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。三、檔案借閱范圍（一）可供借閱的檔案類型1.與公司日常經(jīng)營管理相關(guān)的各類文件、合同、協(xié)議、報表等資料。2.公司內(nèi)部規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)等檔案。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準的涉及業(yè)務(wù)拓展、項目合作、市場調(diào)研等方面的檔案資料。4.其他經(jīng)檔案管理部門認定可以借閱的檔案。（二）限制借閱的檔案類型1.涉及公司核心商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)機密等重要敏感信息的檔案，未經(jīng)公司保密委員會批準，不得借閱。2.正在進行中的重大項目、重要業(yè)務(wù)的未公開檔案，根據(jù)項目或業(yè)務(wù)進展情況，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，可部分借閱或限制借閱范圍。3.法律法規(guī)規(guī)定需保密或限制使用的檔案。四、檔案借閱申請與審批（一）借閱申請1.借閱部門或人員需填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、預(yù)計歸還日期等信息。2.申請表應(yīng)由借閱部門負責(zé)人簽字確認，確保借閱需求真實、合理。（二）審批流程1.一般檔案借閱申請，由檔案管理部門負責(zé)人審批。審批通過后，檔案管理部門為借閱申請人辦理借閱手續(xù)。2.涉及重要敏感信息或限制借閱的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或保密委員會審批。審批通過后，檔案管理部門方可辦理借閱手續(xù)，并對借閱過程進行嚴格監(jiān)控。3.對于緊急情況下的檔案借閱需求，可通過電話、郵件等方式向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簡要說明情況，經(jīng)口頭同意后，先辦理借閱手續(xù)，但事后應(yīng)及時補齊書面審批手續(xù)。五、檔案借閱手續(xù)辦理（一）借閱登記1.檔案管理部門根據(jù)審批通過的《檔案借閱申請表》，對借閱檔案進行詳細登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、檔案名稱及編號、預(yù)計歸還日期等信息。2.借閱登記應(yīng)建立專門的臺賬，確保記錄清晰、準確、可查。（二）檔案交付1.檔案管理部門按照借閱申請表中注明的檔案名稱及編號，從檔案庫房中取出相應(yīng)檔案，與借閱人進行當(dāng)面核對、清點。2.確認無誤后，將檔案交付給借閱人，并要求借閱人在檔案借閱登記表上簽字確認接收。（三）借閱憑證發(fā)放1.檔案管理部門為借閱人發(fā)放《檔案借閱憑證》，憑證上應(yīng)注明借閱檔案名稱、編號、借閱期限、借閱人姓名及部門等信息。2.借閱人應(yīng)妥善保管借閱憑證，作為歸還檔案的依據(jù)。六、檔案借閱期限與歸還（一）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。2.在延長借閱期限申請未獲批前，借閱人應(yīng)在原借閱期限屆滿時歸還檔案。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿前，將所借閱的檔案完整、無損地歸還至檔案管理部門。2.歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)對檔案進行仔細檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、涂改、缺頁等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并按照公司規(guī)定進行處理。3.借閱人歸還檔案后，檔案管理部門應(yīng)在檔案借閱登記表上記錄歸還時間，并由借閱人簽字確認。同時，收回《檔案借閱憑證》，注明“已歸還”字樣。七、檔案借閱過程中的管理與監(jiān)督（一）借閱人管理1.借閱人應(yīng)嚴格按照檔案管理部門規(guī)定的借閱用途使用檔案，不得擅自將檔案用于其他目的。2.在借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司規(guī)定的借閱區(qū)域。如需帶出，必須另行辦理審批手續(xù)，并采取必要的安全保密措施。3.借閱人應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或撕毀，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并采取補救措施。（二）檔案管理部門監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對借閱檔案進行跟蹤檢查，了解檔案的使用情況和保管狀況，確保檔案安全。2.如發(fā)現(xiàn)借閱人違反本制度規(guī)定，檔案管理部門有權(quán)責(zé)令其立即改正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。3.在借閱期限屆滿前[X]個工作日，檔案管理部門應(yīng)提醒借閱人按時歸還檔案。對于逾期未歸還的檔案，應(yīng)及時進行催還，并記錄在案。八、檔案借閱的保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.借閱人在借閱檔案過程中，應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，對所接觸到的數(shù)據(jù)、信息等負有保密義務(wù)。2.未經(jīng)公司書面授權(quán)，借閱人不得向任何第三方透露檔案內(nèi)容，不得用于與工作無關(guān)的目的。（二）保密措施1.借閱人應(yīng)將檔案存放在安全可靠的地方，防止檔案信息泄露。2.在使用檔案過程中，如需復(fù)印、摘抄部分內(nèi)容，應(yīng)事先向檔案管理部門申請，經(jīng)批準后方可進行。復(fù)印、摘抄的內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或泄露。3.借閱結(jié)束后，借閱人應(yīng)將檔案中的復(fù)印件、摘抄件等一并歸還檔案管理部門，并確保無任何信息留存。九、檔案借閱的特殊情況處理（一）檔案丟失或損壞1.如發(fā)生檔案丟失或損壞情況，借閱人應(yīng)立即向檔案管理部門報告，并積極協(xié)助查找或采取補救措施。2.檔案管理部門應(yīng)及時對丟失或損壞情況進行調(diào)查核實，根據(jù)實際情況確定責(zé)任，并按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。如因借閱人故意或重大過失導(dǎo)致檔案丟失或損壞，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償金額根據(jù)檔案的重要性、價值等因素確定。（二）借閱期間檔案涉及法律糾紛1.若在檔案借閱期間，所借閱的檔案涉及法律糾紛或其他重大事項，借閱人應(yīng)及時向檔案管理部門和公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告。2.檔案管理部門應(yīng)積極配合公司