房屋檔案查詢制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)房屋檔案管理，規(guī)范房屋檔案查詢行為，保障房屋檔案信息的安全與合理利用，維護(hù)房屋權(quán)利人及相關(guān)各方的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部涉及房屋檔案查詢的所有部門、崗位及人員，同時(shí)適用于因工作需要依法依規(guī)查詢本公司/組織所管理房屋檔案的外部單位及個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：房屋檔案查詢工作嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保查詢行為合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視房屋檔案信息安全，采取有效措施防止檔案信息泄露、篡改或丟失，保障權(quán)利人隱私。3.合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，積極推動(dòng)房屋檔案信息的合理利用，為相關(guān)工作提供準(zhǔn)確、有效的支持。4.規(guī)范有序原則：明確查詢流程、權(quán)限及要求，使房屋檔案查詢工作規(guī)范有序進(jìn)行。二、房屋檔案的范圍與分類（一）房屋檔案范圍本公司/組織所管理的房屋檔案涵蓋各類房屋的產(chǎn)權(quán)登記、交易、租賃、抵押、維修、改造等相關(guān)資料，包括但不限于房屋權(quán)屬證書、合同協(xié)議、圖紙、照片、審批文件等。（二）房屋檔案分類1.產(chǎn)權(quán)檔案：記錄房屋產(chǎn)權(quán)歸屬、變更等情況的檔案，包括產(chǎn)權(quán)初始登記、轉(zhuǎn)移登記、抵押登記、注銷登記等相關(guān)資料。2.交易檔案：涉及房屋買賣、贈(zèng)與、繼承等交易活動(dòng)的檔案，包含交易合同、資金往來憑證、完稅證明等。3.租賃檔案：有關(guān)房屋租賃行為的檔案，如租賃合同、租金支付記錄、租賃備案資料等。4.維修改造檔案：房屋維修、改造過程中形成的檔案，包括維修改造方案、施工記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.其他檔案：如房屋測(cè)繪報(bào)告、房屋質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、相關(guān)會(huì)議紀(jì)要等與房屋管理有關(guān)的其他資料。三、查詢申請(qǐng)與受理（一）查詢申請(qǐng)主體1.內(nèi)部人員：本公司/組織內(nèi)部因工作需要查詢房屋檔案的部門及人員，包括但不限于產(chǎn)權(quán)管理部門、業(yè)務(wù)辦理部門、法務(wù)部門等。2.外部單位及個(gè)人：依法依規(guī)需要查詢房屋檔案的相關(guān)政府部門、司法機(jī)關(guān)、金融機(jī)構(gòu)、房屋權(quán)利人及利害關(guān)系人等。（二）查詢申請(qǐng)方式1.現(xiàn)場(chǎng)表格申請(qǐng)查詢的內(nèi)部人員，應(yīng)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)填寫查詢申請(qǐng)表，明確查詢目的、檔案范圍、查詢期限等內(nèi)容，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.外部單位及個(gè)人申請(qǐng)查詢房屋檔案，應(yīng)通過信函、傳真、電子郵件或現(xiàn)場(chǎng)遞交等方式向本公司/組織提出申請(qǐng)，申請(qǐng)材料應(yīng)包括查詢單位或個(gè)人的有效身份證明、查詢目的說明、相關(guān)授權(quán)文件（如有）等。（三）受理流程1.本公司/組織設(shè)立專門的房屋檔案查詢受理崗位，負(fù)責(zé)接收查詢申請(qǐng)。2.受理人員收到查詢申請(qǐng)后，應(yīng)首先對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行形式審查，檢查申請(qǐng)材料是否齊全、有效，填寫內(nèi)容是否完整準(zhǔn)確。3.對(duì)于符合形式要求的查詢申請(qǐng)，受理人員應(yīng)予以受理，并出具受理回執(zhí)，注明受理時(shí)間、申請(qǐng)編號(hào)等信息；對(duì)于申請(qǐng)材料不齊全或不符合要求的，受理人員應(yīng)一次性告知申請(qǐng)人需要補(bǔ)充或更正的內(nèi)容。四、查詢權(quán)限與審批（一）內(nèi)部人員查詢權(quán)限與審批1.產(chǎn)權(quán)管理部門人員因工作需要查詢產(chǎn)權(quán)檔案，可直接在內(nèi)部辦公系統(tǒng)提交查詢申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后即可查詢。2.業(yè)務(wù)辦理部門人員查詢與業(yè)務(wù)相關(guān)的房屋檔案，需填寫查詢申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意方可查詢。3.法務(wù)部門人員因涉及房屋相關(guān)法律事務(wù)查詢檔案，應(yīng)提交詳細(xì)的查詢申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行查詢。（二）外部單位及個(gè)人查詢權(quán)限與審批1.政府部門因履行行政管理職責(zé)需要查詢房屋檔案，應(yīng)出具相關(guān)協(xié)助查詢函件，經(jīng)本公司/組織審核同意后，按照函件要求提供查詢服務(wù)。2.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查詢房屋檔案，應(yīng)提交立案證明、查詢協(xié)助通知書等法律文書，經(jīng)本公司/組織法律合規(guī)部門審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后予以查詢。3.金融機(jī)構(gòu)因貸款審批、抵押物核查等業(yè)務(wù)需要查詢房屋檔案，應(yīng)提供合法有效的查詢授權(quán)書、業(yè)務(wù)證明等材料，經(jīng)本公司/組織風(fēng)險(xiǎn)管理部門審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后進(jìn)行查詢。4.房屋權(quán)利人查詢本人房屋檔案，應(yīng)提供有效身份證明，經(jīng)核實(shí)身份后予以受理查詢；房屋利害關(guān)系人查詢相關(guān)房屋檔案，除提供有效身份證明外，還應(yīng)提交與房屋有利害關(guān)系的證明材料，經(jīng)本公司/組織審核同意后進(jìn)行查詢。五、查詢方式與流程（一）查詢方式1.現(xiàn)場(chǎng)查詢：申請(qǐng)人可根據(jù)受理回執(zhí)約定的時(shí)間，到本公司/組織指定的檔案查詢場(chǎng)所進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查詢。查詢場(chǎng)所應(yīng)配備必要的查詢?cè)O(shè)備和設(shè)施，為申請(qǐng)人提供便利。2.非現(xiàn)場(chǎng)查詢：對(duì)于部分不涉及保密信息且經(jīng)審批同意的查詢申請(qǐng)，可根據(jù)申請(qǐng)人需求，通過電子郵件、光盤等方式提供查詢結(jié)果，但應(yīng)確保信息傳遞的安全與準(zhǔn)確。（二）查詢流程1.申請(qǐng)人憑受理回執(zhí)或相關(guān)審批文件到檔案查詢場(chǎng)所，向檔案管理人員說明查詢需求。2.檔案管理人員根據(jù)查詢申請(qǐng)，在檔案管理系統(tǒng)中檢索相關(guān)房屋檔案信息，并按照規(guī)定的查詢范圍和要求進(jìn)行篩選、整理。3.對(duì)于可公開的檔案信息，檔案管理人員應(yīng)直接提供給申請(qǐng)人查閱、復(fù)制；對(duì)于涉及保密或限制使用的檔案信息，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如部分內(nèi)容隱去、提供摘要等，并告知申請(qǐng)人相關(guān)限制和注意事項(xiàng)。4.申請(qǐng)人查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)制檔案材料，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理復(fù)制手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)確保復(fù)制件與原件一致，并加蓋檔案查詢專用章。5.查詢結(jié)束后，申請(qǐng)人應(yīng)在查詢登記冊(cè)上簽字確認(rèn)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還原位，并做好查詢記錄。六、檔案信息安全與保密（一）安全管理措施1.建立健全房屋檔案信息安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全管理。2.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備完善的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案實(shí)體安全。3.采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，對(duì)房屋檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)和管理，防止信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中被竊取或篡改。4.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。（二）保密要求1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，提高保密意識(shí)。2.嚴(yán)格限定檔案信息的知悉范圍，除經(jīng)審批同意查詢的人員外，其他人員不得擅自接觸和使用房屋檔案信息。3.對(duì)于涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的房屋檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)保密法律法規(guī)進(jìn)行管理，采取必要的保密措施，防止信息泄露。4.在對(duì)外提供房屋檔案查詢服務(wù)時(shí)，應(yīng)根據(jù)查詢主體的性質(zhì)和需求，對(duì)檔案信息進(jìn)行合理處理，確保不泄露敏感信息。七、查詢記錄與檔案管理（一）查詢記錄1.建立完善的房屋檔案查詢記錄制度，對(duì)每一次查詢申請(qǐng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括申請(qǐng)時(shí)間、申請(qǐng)主體、查詢目的、查詢范圍、審批情況、查詢方式、查詢結(jié)果等信息。2.查詢記錄應(yīng)妥善保存，保存期限不少于規(guī)定年限，以便日后查閱和審計(jì)。查詢記錄可采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行管理，確保記錄的完整性和可追溯性。（二）檔案管理1.查詢過程中涉及的檔案材料，如查閱記錄、復(fù)制件等，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理、歸檔，與原房屋檔案一同妥善保管。2.定期對(duì)房屋檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際利用情況，對(duì)房屋檔案進(jìn)行鑒定和處置，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息。八、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.本公司/組織內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督檢查部門，定期對(duì)房屋檔案查詢制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查查詢申請(qǐng)受理、權(quán)限審批、查詢流程、信息安全保密等環(huán)節(jié)的工作是否規(guī)范。2.監(jiān)督檢查部門可通過查閱查詢記錄、實(shí)地檢查檔案管理場(chǎng)所、抽查檔案信息等方式進(jìn)行監(jiān)督檢查，并形成監(jiān)督檢查報(bào)告。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于違反房屋檔案查詢制度的行為，如未經(jīng)審批擅自查詢、泄露檔案信息、違規(guī)復(fù)制檔案材料等，應(yīng)視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人員給予批評(píng)教育、警告、罰款、辭退等處理。2.對(duì)于因違反制度給公司/組織或房屋權(quán)利人造成損失的