審計(jì)檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司審計(jì)檔案的管理，規(guī)范審計(jì)檔案的利用行為，充分發(fā)揮審計(jì)檔案的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)及其工作人員在審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的審計(jì)檔案的利用管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：審計(jì)檔案的利用必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息的安全和合法使用。2.保密原則：嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的審計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。3.規(guī)范有序原則：明確審計(jì)檔案利用的流程和權(quán)限，確保利用工作規(guī)范、有序進(jìn)行。4.服務(wù)公司原則：以服務(wù)公司發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)管理和內(nèi)部監(jiān)督為宗旨，充分發(fā)揮審計(jì)檔案的參考和借鑒作用。二、審計(jì)檔案的范圍和分類(lèi)（一）審計(jì)檔案的范圍1.審計(jì)計(jì)劃階段形成的文件材料，如審計(jì)項(xiàng)目立項(xiàng)審批表、審計(jì)工作方案等。2.審計(jì)實(shí)施階段形成的文件材料，包括審計(jì)通知書(shū)、審計(jì)工作底稿、審計(jì)證據(jù)、審計(jì)報(bào)告征求意見(jiàn)稿等。3.審計(jì)報(bào)告階段形成的文件材料，如審計(jì)報(bào)告、被審計(jì)單位反饋意見(jiàn)、審計(jì)決定書(shū)、審計(jì)移送處理書(shū)等。4.后續(xù)跟蹤階段形成的文件材料，如整改情況報(bào)告、跟蹤檢查記錄等。（二）審計(jì)檔案的分類(lèi)1.按審計(jì)項(xiàng)目分類(lèi)：將每個(gè)獨(dú)立的審計(jì)項(xiàng)目形成的檔案作為一個(gè)類(lèi)別進(jìn)行管理，便于查找和利用。2.按檔案形成階段分類(lèi)：分為審計(jì)計(jì)劃類(lèi)、審計(jì)實(shí)施類(lèi)、審計(jì)報(bào)告類(lèi)和后續(xù)跟蹤類(lèi)檔案，以便于對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理和管理。三、審計(jì)檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后，審計(jì)人員應(yīng)及時(shí)對(duì)審計(jì)過(guò)程中形成的文件材料進(jìn)行整理，確保材料齊全、完整、真實(shí)。2.按照審計(jì)檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件材料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，編制卷內(nèi)目錄和備考表。3.對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，要求整齊、牢固，便于查閱和保管。（二）歸檔程序1.審計(jì)人員完成審計(jì)項(xiàng)目后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的審計(jì)檔案移交至公司審計(jì)檔案管理部門(mén)。2.審計(jì)檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。審核無(wú)誤后，辦理檔案接收手續(xù)，并將檔案入庫(kù)保管。四、審計(jì)檔案的利用權(quán)限與流程（一）利用權(quán)限1.公司內(nèi)部人員公司管理層有權(quán)查閱和使用與公司整體運(yùn)營(yíng)、戰(zhàn)略決策相關(guān)的審計(jì)檔案。各部門(mén)負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱和使用與本部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)的審計(jì)檔案。審計(jì)人員因工作需要，可查閱和使用本人參與審計(jì)項(xiàng)目的檔案。2.外部單位因國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定或相關(guān)監(jiān)管機(jī)構(gòu)要求，需查閱公司審計(jì)檔案的，應(yīng)經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。涉及公司重大訴訟、仲裁等事項(xiàng)，需查閱審計(jì)檔案作為證據(jù)的，應(yīng)經(jīng)公司法律合規(guī)部門(mén)審核，公司管理層批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用流程1.提出申請(qǐng)公司內(nèi)部人員如需查閱審計(jì)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《審計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。外部單位如需查閱審計(jì)檔案，應(yīng)向公司提交正式的查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱理由、查閱范圍、查閱時(shí)間等，并經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)。2.審核批準(zhǔn)審計(jì)檔案管理部門(mén)收到查閱申請(qǐng)后，應(yīng)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)申請(qǐng)人的身份和查閱權(quán)限。對(duì)于內(nèi)部人員的申請(qǐng)，審核通過(guò)后報(bào)審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；對(duì)于外部單位的申請(qǐng)，審核通過(guò)后報(bào)公司管理層批準(zhǔn)。3.查閱登記經(jīng)批準(zhǔn)后，申請(qǐng)人到審計(jì)檔案管理部門(mén)辦理查閱登記手續(xù)，填寫(xiě)《審計(jì)檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱時(shí)間等信息。審計(jì)檔案管理部門(mén)為申請(qǐng)人提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并安排專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱。4.查閱限制查閱審計(jì)檔案應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)審計(jì)檔案管理部門(mén)同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)查閱過(guò)程中知悉的公司商業(yè)秘密、敏感信息等予以保密，不得泄露給任何第三方。5.歸還檔案查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還審計(jì)檔案管理部門(mén)，并在《審計(jì)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。審計(jì)檔案管理部門(mén)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、審計(jì)檔案的保密管理（一）保密措施1.審計(jì)檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案進(jìn)行單獨(dú)標(biāo)識(shí)和管理，嚴(yán)格限制查閱權(quán)限。3.采用電子存儲(chǔ)方式的審計(jì)檔案，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限和加密措施，防止信息泄露。4.審計(jì)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。（二）保密責(zé)任1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)在工作中接觸到的審計(jì)檔案信息予以保密。2.審計(jì)人員在審計(jì)過(guò)程中應(yīng)妥善保管審計(jì)檔案，不得擅自泄露審計(jì)工作內(nèi)容和檔案信息。3.如因工作需要對(duì)外提供審計(jì)檔案信息，應(yīng)經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，并與接收方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。4.對(duì)于違反保密制度，導(dǎo)致審計(jì)檔案信息泄露的單位和個(gè)人，公司將依法依規(guī)追究其責(zé)任。六、審計(jì)檔案的保管期限與銷(xiāo)毀（一）保管期限1.審計(jì)檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。2.短期保管期限為[X]年，適用于一般性的審計(jì)項(xiàng)目檔案，如年度財(cái)務(wù)收支審計(jì)、常規(guī)專項(xiàng)審計(jì)等。3.中期保管期限為[X]年，適用于重要的審計(jì)項(xiàng)目檔案，如重大投資項(xiàng)目審計(jì)、內(nèi)部控制審計(jì)等。4.長(zhǎng)期保管期限為[X]年以上，適用于涉及公司重大戰(zhàn)略決策、歷史遺留問(wèn)題等的審計(jì)項(xiàng)目檔案，以及對(duì)公司具有重要參考價(jià)值的檔案。（二）銷(xiāo)毀程序1.審計(jì)檔案達(dá)到保管期限后，審計(jì)檔案管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同審計(jì)部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定是否可以銷(xiāo)毀。2.對(duì)于確需銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《審計(jì)檔案銷(xiāo)毀清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息，并經(jīng)審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司管理層簽字批準(zhǔn)。3.審計(jì)檔案管理部門(mén)應(yīng)按照批準(zhǔn)的銷(xiāo)毀清單，組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀后的檔案應(yīng)在《審計(jì)檔案銷(xiāo)毀清單》上注明“已銷(xiāo)毀”字樣，并歸檔保存，以備查考。七、審計(jì)檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司審計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。2.利用信息化手段，對(duì)審計(jì)檔案的形成、整理、歸檔、利用、保管、銷(xiāo)毀等全過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理，確保檔案信息的安全和規(guī)范。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和軟件系統(tǒng)，滿足審計(jì)檔案信息化管理的需要。2.制定審計(jì)檔案信息化管理制度，明確電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、傳輸、利用、備份等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和要求。3.對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)和管理。同時(shí)，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，確保檔案信息的一致性和完整性。4.在審計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)中設(shè)置權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的職責(zé)和權(quán)限，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和操作。5.定期對(duì)審計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，