市場(chǎng)監(jiān)管檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)市場(chǎng)監(jiān)管檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，保障市場(chǎng)監(jiān)管工作的有效開展，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在市場(chǎng)監(jiān)管工作中形成的各類檔案，包括但不限于市場(chǎng)主體登記注冊(cè)檔案、日常監(jiān)督檢查檔案、專項(xiàng)整治檔案、行政處罰檔案、投訴舉報(bào)處理檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則市場(chǎng)監(jiān)管檔案由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映市場(chǎng)監(jiān)管工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備，嚴(yán)禁弄虛作假。3.分類科學(xué)原則按照市場(chǎng)監(jiān)管工作的特點(diǎn)和檔案的形成規(guī)律，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不丟失，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本制度，制定檔案管理工作規(guī)劃和年度計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案管理制度，完善檔案管理流程，規(guī)范檔案管理行為。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。6.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，依法依規(guī)做好檔案利用工作。7.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在市場(chǎng)監(jiān)管工作中形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料和信息。3.按照檔案管理要求，規(guī)范本部門檔案形成過程中的文件材料收集、整理和保管工作，確保檔案質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)制度和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、編目、上架等，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。4.負(fù)責(zé)檔案信息化錄入工作，確保檔案信息準(zhǔn)確、完整、及時(shí)錄入系統(tǒng)。5.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好檔案利用登記和跟蹤服務(wù)工作。6.參與檔案鑒定、銷毀工作，提出鑒定意見和銷毀建議。7.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.市場(chǎng)主體登記注冊(cè)過程中形成的各類申請(qǐng)材料、審核文件、證照副本等。2.日常監(jiān)督檢查工作中形成的檢查記錄、現(xiàn)場(chǎng)照片、詢問筆錄、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告等。3.專項(xiàng)整治行動(dòng)中形成的工作方案、總結(jié)報(bào)告、執(zhí)法文書、案件卷宗等。4.行政處罰案件辦理過程中形成的立案審批表、調(diào)查終結(jié)報(bào)告、行政處罰決定書、送達(dá)回執(zhí)等。5.投訴舉報(bào)處理工作中形成的投訴舉報(bào)記錄、調(diào)查處理結(jié)果、反饋材料等。6.其他與市場(chǎng)監(jiān)管工作相關(guān)的文件材料、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.收集的檔案材料應(yīng)按照形成時(shí)間順序進(jìn)行整理，避免雜亂無章。（三）整理方法1.分類按照市場(chǎng)監(jiān)管業(yè)務(wù)類別，將檔案分為市場(chǎng)主體登記注冊(cè)檔案、市場(chǎng)監(jiān)管執(zhí)法檔案、消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)檔案等大類，再根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分小類。例如，市場(chǎng)監(jiān)管執(zhí)法檔案可細(xì)分食品監(jiān)管檔案、藥品監(jiān)管檔案、特種設(shè)備監(jiān)管檔案等。2.編號(hào)為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)可采用年份+類別代碼+流水號(hào)的方式，如2023SJ001，表示2023年市場(chǎng)監(jiān)管類第1號(hào)檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝方式，避免使用金屬釘或膠水粘貼影響檔案的耐久性。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面和脊背填寫檔案編號(hào)、題名、起止日期等信息，便于存放和查找。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式1.按照檔案類別和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，排列整齊有序。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，分別存儲(chǔ)在不同地點(diǎn)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。4.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。（三）保管期限1.市場(chǎng)監(jiān)管檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管涉及重大案件、重要政策文件、長(zhǎng)期保存有價(jià)值的檔案等，應(yīng)永久保管。3.長(zhǎng)期保管一般行政處罰案件、市場(chǎng)主體登記注冊(cè)檔案等，保管期限為30年。4.短期保管日常監(jiān)督檢查記錄、一般性文件材料等，保管期限為10年。5.檔案保管期限從檔案形成年度的次年1月1日起計(jì)算。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確、保管狀況良好。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取補(bǔ)救措施，并向上級(jí)報(bào)告。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成檔案清查報(bào)告，作為檔案管理工作的重要依據(jù)。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法依規(guī)查閱本公司/組織檔案。3.其他經(jīng)批準(zhǔn)的單位或個(gè)人查閱、借閱檔案。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號(hào)、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信、工作證等有效證明文件，并填寫《檔案查閱登記表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，方可查閱。查閱涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.其他單位或個(gè)人查閱、借閱檔案，應(yīng)經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂《檔案查閱（借閱）保密協(xié)議》，按照規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格控制借閱期限，一般不得超過15個(gè)工作日。確因工作需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、查閱或借閱時(shí)間、檔案名稱、編號(hào)、用途、歸還時(shí)間等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定是否仍有保存價(jià)值。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)從內(nèi)容、來源、時(shí)間等方面進(jìn)行綜合分析，判斷其是否符合銷毀條件。3.涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行鑒定，嚴(yán)禁擅自銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期清理到期檔案，將擬銷毀檔案清單提交檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見，確定銷毀檔案清單。3.檔案鑒定工作小組將銷毀檔案清單報(bào)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)同意銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理破壞，防止數(shù)據(jù)泄露。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，保存期限與檔案保管期限相同。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的市場(chǎng)監(jiān)管檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，為市場(chǎng)監(jiān)管工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息在傳輸、存儲(chǔ)和利用過程中的安全性和保密性。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入實(shí)現(xiàn)檔案信息的批量錄入和單個(gè)錄入，支持多種格式文件的上傳，確保檔案信息準(zhǔn)確、完整錄入系統(tǒng)。2.檔案檢索提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速定位所需檔案信息。3.檔案借閱管理在線辦理檔案借閱手續(xù)，記錄借閱情況，設(shè)置借閱期限提醒，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案借閱的全程跟蹤管理。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析對(duì)檔案數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，對(duì)不同用戶的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息安全。采用數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)等技術(shù)手段，保障檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，及時(shí)將紙質(zhì)檔案信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，包括數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)清理、數(shù)據(jù)備份等，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性和時(shí)效性。3.加強(qiáng)對(duì)檔案電子文件的元數(shù)據(jù)管理，確保元數(shù)據(jù)與電子文件內(nèi)容一致，便于電子文件的長(zhǎng)期保存和利用。（四）信息安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，明確安全責(zé)任，規(guī)范操作流程。2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)