職工檔案查閱制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司職工檔案查閱行為，確保職工檔案的安全與保密，維護公司和職工的合法權益，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體職工檔案的查閱管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和政策規(guī)定，確保檔案查閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，保障職工檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.規(guī)范有序原則：明確檔案查閱的流程和要求，確保查閱工作規(guī)范、有序進行。4.服務職工原則：在確保檔案安全和保密的前提下，為職工提供必要的檔案查閱服務，滿足職工合理需求。二、檔案管理部門職責（一）檔案保管1.負責職工檔案的集中統(tǒng)一保管，建立健全檔案管理制度，確保檔案的完整、安全。2.按照檔案管理的要求，對職工檔案進行分類、編號、裝訂、上架等工作，便于查閱和管理。（二）查閱登記1.設立專門的檔案查閱登記簿，詳細記錄查閱日期、查閱人姓名、查閱事由、查閱檔案內(nèi)容等信息。2.對每次查閱檔案的情況進行及時、準確的登記，確保查閱記錄可追溯。（三）審核把關1.對檔案查閱申請進行嚴格審核，根據(jù)查閱事由和相關規(guī)定，決定是否批準查閱申請。2.對于涉及職工個人隱私或公司機密的檔案查閱，要嚴格把關，確保查閱行為符合規(guī)定。（四）監(jiān)督指導1.對檔案查閱過程進行監(jiān)督，確保查閱人員按照規(guī)定的流程和要求進行查閱，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.定期對檔案查閱工作進行總結和分析，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，不斷完善檔案查閱管理制度。三、查閱申請與審批（一）查閱申請主體1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱職工檔案的，由部門負責人提出申請。2.職工本人因個人需要查閱本人檔案的，可直接向檔案管理部門提出申請。3.外單位因工作需要查閱公司職工檔案的，需經(jīng)公司相關領導批準，并由檔案管理部門統(tǒng)一安排查閱。（二）查閱申請內(nèi)容1.查閱人姓名、所在部門、職務。2.查閱事由，詳細說明查閱檔案的目的和用途。3.查閱檔案的具體內(nèi)容范圍，明確需要查閱的檔案材料名稱和時間段。（三）審批流程1.公司內(nèi)部各部門申請查閱職工檔案的，由部門負責人填寫《職工檔案查閱申請表》，經(jīng)分管領導簽字同意后，提交檔案管理部門。2.職工本人申請查閱本人檔案的，直接填寫《職工檔案查閱申請表》，提交檔案管理部門。3.外單位申請查閱公司職工檔案的，需提交正式的查閱函，說明查閱目的、范圍和時間等，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，由檔案管理部門安排查閱。4.檔案管理部門收到查閱申請后，對申請內(nèi)容進行審核。對于符合規(guī)定的申請，予以批準，并安排查閱時間和地點；對于不符合規(guī)定的申請，不予批準，并向申請人說明理由。四、查閱流程（一）查閱預約1.經(jīng)批準的查閱申請，檔案管理部門應提前與查閱人預約查閱時間，確保查閱工作有序進行。2.查閱人應按照預約時間到達檔案查閱地點，不得擅自更改查閱時間。如因特殊情況需要更改，應提前通知檔案管理部門。（二）查閱準備1.檔案管理部門工作人員根據(jù)查閱申請，準備好相關檔案材料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.查閱人應在查閱前熟悉查閱場所的規(guī)定和要求，不得攜帶與查閱無關的物品進入查閱現(xiàn)場。（三）查閱操作1.查閱人只能在檔案管理部門指定的查閱場所進行查閱，不得將檔案材料帶出查閱場所。2.查閱人應按照規(guī)定的查閱范圍和要求進行查閱，不得擅自擴大查閱范圍或涂改、抽取、撤換檔案材料。如需復印檔案材料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行復印。3.查閱過程中，查閱人如有疑問或需要幫助，可向檔案管理部門工作人員咨詢。（四）查閱記錄1.查閱人查閱檔案時，檔案管理部門工作人員應在查閱現(xiàn)場進行全程監(jiān)督，并在查閱登記簿上詳細記錄查閱情況。2.查閱結束后，查閱人應在查閱登記簿上簽字確認查閱情況。（五）歸還檔案1.查閱工作結束后，查閱人應將查閱的檔案材料及時歸還檔案管理部門工作人員，并辦理歸還手續(xù)。2.檔案管理部門工作人員應認真核對歸還的檔案材料，確保檔案材料完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案材料有缺失或損壞，應及時查明原因，并追究查閱人的責任。五、查閱限制與保密規(guī)定（一）查閱限制1.涉及職工個人隱私或公司機密的檔案材料，未經(jīng)職工本人同意或公司批準，不得查閱。2.檔案查閱應嚴格按照規(guī)定的查閱范圍進行，不得擅自擴大查閱范圍。3.嚴禁非檔案管理部門工作人員擅自查閱職工檔案。（二）保密規(guī)定1.檔案管理部門工作人員應嚴格遵守保密制度，對職工檔案信息予以保密，不得泄露給無關人員。2.查閱人在查閱檔案過程中，應妥善保管檔案材料，不得泄露檔案內(nèi)容。如因查閱人原因導致檔案信息泄露，查閱人應承擔相應的法律責任。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要信息的檔案材料，查閱人應嚴格按照公司相關保密規(guī)定進行查閱和使用，不得擅自傳播或用于其他目的。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自查閱職工檔案。2.擅自擴大查閱范圍或涂改、抽取、撤換檔案材料。3.將檔案材料帶出查閱場所或泄露檔案內(nèi)容。4.其他違反檔案查閱制度的行為。（二）處理措施1.對于違規(guī)查閱職工檔案的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、罰款等處理。2.如因違規(guī)查閱行為給公司或職工造成損失的，違規(guī)人員應承擔相應的賠償責任。3.對于違反法律法規(guī)的違規(guī)行為，公司將依法追究相關人員的法律