檔案退回制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案退回工作，確保檔案的安全、完整和有效利用，維護(hù)公司/組織及相關(guān)人員的合法權(quán)益，依據(jù)國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及檔案退回的各類業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于員工離職、項(xiàng)目結(jié)束、合作終止等情況下相關(guān)檔案的退回處理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案退回工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保操作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案退回過程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.完整準(zhǔn)確原則：確保退回的檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，符合原始記錄狀態(tài)。4.及時(shí)高效原則：按照規(guī)定的流程和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)、高效地完成檔案退回工作。二、檔案退回的情形（一）員工離職員工因辭職、辭退、解除勞動(dòng)合同等原因離開公司/組織時(shí)，其在職期間形成的各類檔案應(yīng)按照本制度規(guī)定退回。（二）項(xiàng)目結(jié)束公司/組織承擔(dān)的各類項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目過程中產(chǎn)生的相關(guān)檔案需進(jìn)行退回處理，包括項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料、合同文件等。（三）合作終止與外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人的合作關(guān)系終止時(shí)，涉及合作項(xiàng)目的檔案應(yīng)退回公司/組織，確保檔案的妥善管理。（四）其他情形根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展及管理需要，在其他特定情況下，如崗位調(diào)動(dòng)、部門撤銷等，相關(guān)檔案也需進(jìn)行退回操作。三、檔案退回的內(nèi)容及要求（一）員工檔案1.個(gè)人基本信息檔案：包括員工入職登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、學(xué)位證書復(fù)印件、資格證書復(fù)印件等。2.工作經(jīng)歷檔案：勞動(dòng)合同、崗位變動(dòng)記錄、績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。3.薪酬福利檔案：工資條、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄、社保繳納記錄、公積金繳納記錄等。4.其他相關(guān)檔案：?jiǎn)T工個(gè)人提交的其他與工作相關(guān)的資料，如個(gè)人述職報(bào)告、工作總結(jié)等。要求員工檔案內(nèi)容真實(shí)、完整，各項(xiàng)資料應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并按照規(guī)定格式進(jìn)行整理和裝訂。（二）項(xiàng)目檔案1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件：項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件等。2.項(xiàng)目實(shí)施過程文件：項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目變更記錄、項(xiàng)目質(zhì)量控制文件、項(xiàng)目安全管理文件等。3.項(xiàng)目成果文件：項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、項(xiàng)目技術(shù)成果資料、項(xiàng)目知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件等。4.項(xiàng)目合同文件：項(xiàng)目合作協(xié)議、項(xiàng)目采購合同、項(xiàng)目服務(wù)合同等。項(xiàng)目檔案應(yīng)按照項(xiàng)目周期和文件類別進(jìn)行分類整理，確保文件之間邏輯清晰，便于查閱和追溯。（三）合作檔案1.合作協(xié)議文件：雙方簽訂的合作協(xié)議、合作意向書等。2.合作項(xiàng)目文件：合作項(xiàng)目過程中產(chǎn)生的各類文件，如項(xiàng)目策劃書、項(xiàng)目執(zhí)行方案、項(xiàng)目溝通記錄、項(xiàng)目成果報(bào)告等。3.合作財(cái)務(wù)文件：合作項(xiàng)目的資金往來記錄、費(fèi)用報(bào)銷憑證、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。合作檔案應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)，對(duì)合作過程中的重要事項(xiàng)和財(cái)務(wù)情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。四、檔案退回的流程（一）提出申請(qǐng)1.員工離職：?jiǎn)T工應(yīng)在離職前[X]個(gè)工作日內(nèi)，向所在部門提交《檔案退回申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明需要退回的檔案內(nèi)容及原因。2.項(xiàng)目結(jié)束：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，填寫《項(xiàng)目檔案退回申請(qǐng)表》，提交至公司/組織檔案管理部門。3.合作終止：合作業(yè)務(wù)的相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)在合作關(guān)系終止后[X]個(gè)工作日內(nèi)，向公司/組織檔案管理部門提出《合作檔案退回申請(qǐng)》。（二）部門審核1.員工所在部門：對(duì)員工提交的《檔案退回申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)檔案內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，是否符合公司/組織規(guī)定。如審核通過，在申請(qǐng)表上簽字蓋章，并注明審核意見。2.項(xiàng)目管理部門：對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交的《項(xiàng)目檔案退回申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，檢查項(xiàng)目檔案是否按照要求進(jìn)行整理，是否涵蓋項(xiàng)目全過程的重要文件。審核通過后，簽署審核意見并蓋章。3.合作業(yè)務(wù)管理部門：對(duì)合作檔案退回申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合作協(xié)議的執(zhí)行情況、合作項(xiàng)目的成果交付情況以及財(cái)務(wù)結(jié)算情況。審核無誤后，出具審核意見并蓋章。（三）檔案整理1.員工個(gè)人：根據(jù)部門審核意見，對(duì)需要退回的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理，確保檔案順序清晰、目錄準(zhǔn)確。2.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行全面梳理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，編制檔案清單。3.合作業(yè)務(wù)相關(guān)人員：對(duì)合作檔案進(jìn)行整理，核對(duì)各項(xiàng)文件的完整性和準(zhǔn)確性，按照合作階段和文件類型進(jìn)行分類歸檔，并制作檔案索引。（四）檔案交接1.員工檔案交接：?jiǎn)T工將整理好的檔案提交至公司/組織檔案管理部門，檔案管理部門指定專人接收，并與員工辦理檔案交接手續(xù)，填寫《檔案交接清單》，雙方簽字確認(rèn)。2.項(xiàng)目檔案交接：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將整理好的項(xiàng)目檔案移交給檔案管理部門，檔案管理部門對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行整改。驗(yàn)收合格后，雙方在《項(xiàng)目檔案交接清單》上簽字蓋章。3.合作檔案交接：合作業(yè)務(wù)相關(guān)負(fù)責(zé)人將合作檔案送交檔案管理部門，檔案管理部門按照規(guī)定程序進(jìn)行審核接收，與交接人員共同簽署《合作檔案交接清單》。（五）檔案存儲(chǔ)1.檔案管理部門：將接收的退回檔案按照公司/組織檔案管理制度進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立檔案存儲(chǔ)臺(tái)賬，并錄入檔案管理系統(tǒng)，確保檔案存儲(chǔ)安全、有序，便于查詢和利用。2.存儲(chǔ)環(huán)境要求：檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，保持適宜的溫度、濕度條件，確保檔案質(zhì)量不受影響。五、檔案退回的責(zé)任與監(jiān)督（一）責(zé)任主體1.員工：對(duì)個(gè)人檔案的完整性、真實(shí)性負(fù)責(zé)，確保按照規(guī)定流程進(jìn)行檔案退回申請(qǐng)和整理。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的整理和退回工作，保證項(xiàng)目檔案符合要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地提交至檔案管理部門。3.合作業(yè)務(wù)相關(guān)負(fù)責(zé)人：承擔(dān)合作檔案退回的組織和協(xié)調(diào)工作，確保合作檔案的順利交接和妥善管理。4.檔案管理部門：負(fù)責(zé)檔案退回工作的審核、接收、存儲(chǔ)等全過程管理，對(duì)檔案的安全和完整負(fù)責(zé)。（二）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計(jì)：公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案退回工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案退回流程是否合規(guī)，檔案管理是否規(guī)范，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.定期檢查：檔案管理部門定期對(duì)存儲(chǔ)的退回檔案進(jìn)行檢查，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境良好，檔案無損壞、丟失等情況。3.投訴處理：設(shè)立檔案退回工作投訴渠道，接受員工、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及合作方的投訴和建議，對(duì)投訴事項(xiàng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)人員。六、檔案退回的保密規(guī)定（一）保密范圍檔案退回過程中涉及的公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等信息均屬于保密范圍，包括但不限于合同條款、客戶信息、技術(shù)方案、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、員工薪酬等。（二）保密措施1.人員管理：參與檔案退回工作的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識(shí)。2.環(huán)境管理：檔案退回工作場(chǎng)所應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置專門的檔案整理區(qū)域，限制無關(guān)人員進(jìn)入；對(duì)涉及保密信息的文件進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸?shù)取?.文件管理：對(duì)保密檔案進(jìn)行標(biāo)識(shí)，嚴(yán)格控制查閱權(quán)限，查閱和借閱保密檔案需經(jīng)過審批，并記錄查閱和借閱情況。（三）違規(guī)處理對(duì)違反保密規(guī)定，導(dǎo)致檔案信息泄露的人員，將按照公司/組織相關(guān)規(guī)定給予嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。七、檔案退回的期限規(guī)定（一）員工離職檔案退回員工離職后[X]個(gè)工作日內(nèi)，必須完成檔案退回工作。如有特殊情況需要延期，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并報(bào)檔案管理部門備案。（二）項(xiàng)目結(jié)束檔案退回項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)將項(xiàng)目檔案退回公司/組織檔案管理部門。因項(xiàng)目驗(yàn)收等原因需要適當(dāng)延長(zhǎng)退回期限的，需提前向檔案管理部門說明情況，并在規(guī)定的延長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)完成檔案退回。（三）合作終止檔案退回合作關(guān)系終止后[X]個(gè)工作日內(nèi)，合作業(yè)務(wù)相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)將合作檔案退回公司/組織。對(duì)于復(fù)雜的合作項(xiàng)目，如涉及多方結(jié)算、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等問題，可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)退回期限，但最長(zhǎng)不得超過[X]個(gè)工作日，并需向檔案管理部門提交書面說明。八、檔案退回的費(fèi)用規(guī)定（一）費(fèi)用承擔(dān)原則檔案退回工作中涉及的費(fèi)用，如檔案整理費(fèi)用、存儲(chǔ)費(fèi)用等，按照“誰產(chǎn)生、誰承擔(dān)”的原則進(jìn)行劃分。（二）具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.員工離職檔案退回：因員工個(gè)人原因?qū)е聶n案退回工作需要額外支出的費(fèi)用，如檔案缺失需補(bǔ)辦產(chǎn)生的費(fèi)用等，由員工自行承擔(dān)。2.項(xiàng)目結(jié)束檔案退回：項(xiàng)目檔案退回費(fèi)用納入項(xiàng)目成本核算，由項(xiàng)目承擔(dān)部門負(fù)責(zé)支付。具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況和檔案管理工作量進(jìn)行確定。3.合作終止檔案退回：合作檔案退回費(fèi)用由合作雙方按照合作協(xié)議約定承擔(dān)。如合作協(xié)議未明確約定，由雙方