檔案制度關系工作一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設立專門的檔案管理機構或指定專人負責檔案管理工作，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項工作活動和歷史面貌。3.完整性原則：確保檔案的齊全、完整，不遺漏重要文件和信息。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止泄露。5.方便利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理機構設置公司/組織設立檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理部門可根據(jù)實際情況，下設不同的檔案業(yè)務科室，如文書檔案科、科技檔案科、人事檔案科等。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善本公司/組織的檔案管理制度。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀公司/組織各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制各種檢索工具，為檔案的查閱利用提供便利條件。4.積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為公司/組織的決策和各項工作提供依據(jù)。5.負責對各部門檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。6.做好檔案信息化建設工作，利用現(xiàn)代信息技術手段，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，忠于職守，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.認真做好檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.負責檔案的保管和保護工作，定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。4.積極為檔案利用者提供服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時提供所需檔案資料。5.做好檔案的統(tǒng)計工作，準確填報各類檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.參與檔案編研工作，協(xié)助編寫檔案參考資料，提高檔案的利用價值。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、請示、批復、會議紀要等。2.科技檔案：包括產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、設備儀器、基本建設等方面的檔案。3.人事檔案：包括員工的個人基本信息、履歷、考核、獎懲、培訓、工資等檔案。4.財務檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等檔案。5.業(yè)務檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務特點和管理需要，分類設立業(yè)務檔案，如市場營銷檔案、客戶檔案、合同檔案等。（二）檔案編號1.檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性的原則。2.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的方式，如“2023永久001”，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。3.科技檔案編號：根據(jù)科技項目或產(chǎn)品的類別、階段等進行編號，如“KJ20230101”，表示2023年第1個科技項目的第1份檔案。4.人事檔案編號：按照員工的入職順序進行編號，如“RS2023001”，表示2023年入職的第1名員工的人事檔案。5.財務檔案編號：根據(jù)會計年度和檔案類別進行編號，如“CW2023憑證001”，表示2023年的第1冊會計憑證。6.業(yè)務檔案編號：根據(jù)業(yè)務類型和檔案形成時間等因素進行編號，如“YY2023001合同01”，表示2023年第1份合同類業(yè)務檔案。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應明確專人負責本部門檔案的收集工作，按照檔案管理制度的要求，及時將工作中形成的各類文件材料收集齊全。2.檔案管理人員應定期對各部門檔案收集情況進行檢查和指導，確保檔案收集工作的順利進行。3.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的數(shù)據(jù)、圖表、聲像等特殊載體檔案，相關部門應及時移交檔案管理部門進行統(tǒng)一管理。（二）檔案整理1.檔案管理人員應按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類整理。2.文書檔案應按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類，依次排列，編制卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成冊，填寫案卷封面。3.科技檔案應按照項目或產(chǎn)品的形成過程，進行分類組卷，編制卷內(nèi)目錄、備考表和卷內(nèi)文件目錄，填寫案卷封面和脊背。4.人事檔案應按照檔案材料的類別，進行分類整理，建立檔案目錄，裝訂成冊，填寫檔案封面。5.在檔案整理過程中，應剔除重復、無效的文件材料，對破損、褪色的文件進行修復或復制，確保檔案的質(zhì)量。五、檔案的保管與保護（一）檔案保管1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.檔案管理人員應定期對檔案進行清點和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，確保電子檔案的安全。（二）檔案保護1.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。2.對珍貴、易損的檔案，應采取特殊的保護措施，如復制、縮微等。3.定期對檔案進行消毒、殺蟲處理，防止檔案受到病蟲害的侵害。4.對檔案庫房的設施設備應定期進行檢查和維護，確保其正常運行。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》申請查閱檔案，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在現(xiàn)場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、標注、污損檔案。3.查閱檔案應嚴格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關人員。（二）借閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》申請借閱檔案，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損檔案，不得擅自復印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，應及時查明原因并追究責任。（三）外單位查閱與借閱1.外單位因工作需要查閱或借閱本公司/組織檔案，應提前與本公司/組織檔案管理部門聯(lián)系，提交查閱或借閱申請函，說明查閱或借閱的目的、范圍、時間等。2.外單位查閱或借閱檔案，需經(jīng)本公司/組織主管領導批準，并簽訂保密協(xié)議。3.外單位查閱或借閱檔案時，應按照本公司/組織檔案管理部門的安排進行，不得擅自查閱或借閱未批準的檔案。4.外單位歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，應及時要求外單位賠償。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應按照檔案鑒定標準，對檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等進行全面審查，提出鑒定意見。4.對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，應及時進行鑒定，確定是否需要銷毀。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》應經(jīng)檔案管理部門負責人審核，本公司/組織主管領導批準。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行銷毀，銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。4.檔案銷毀后，應在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期和銷毀方式，并由監(jiān)銷人員簽字確認。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應按照國家有關規(guī)定和本公司/組織的要求進行填報，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確、及時。3.檔案管理人員應認真分析檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）