檔案員上班制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，特制定本檔案員上班制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體檔案員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映公司各項工作的歷史面貌。4.方便利用原則：以服務(wù)公司各項工作為宗旨，充分發(fā)揮檔案的作用，方便檔案的查閱和利用。二、崗位職責(zé)（一）檔案收集1.負責(zé)收集公司各部門在工作活動中形成的各種文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像材料等。2.定期與各部門溝通，了解文件材料的形成情況，及時督促各部門按時移交應(yīng)歸檔的文件材料。3.對收集到的文件材料進行初步整理，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，剔除重復(fù)、無用的文件。（二）檔案整理1.按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進行分類、編號、編目等整理工作。2.對紙質(zhì)檔案進行裝訂、編頁、裝盒等加工處理；對電子檔案進行格式轉(zhuǎn)換、存儲、備份等管理工作。3.編制檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查找和利用。（三）檔案保管1.負責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房清潔、整齊、通風(fēng)良好，確保檔案的安全保管。2.按照檔案保管要求，對不同載體的檔案采取相應(yīng)的保管措施，如防火、防潮、防蟲、防盜等。3.定期對檔案進行清點、核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。4.對破損、褪色等有問題的檔案及時進行修復(fù)和處理。（四）檔案利用1.建立檔案利用制度，規(guī)范檔案查閱、借閱、復(fù)印等利用手續(xù)。2.熱情接待檔案利用者，根據(jù)利用者的需求，及時提供準(zhǔn)確、完整的檔案資料。3.對檔案利用情況進行登記，記錄利用者姓名、單位、利用目的、利用時間、歸還情況等信息。4.嚴格遵守檔案保密制度，確保檔案信息不泄露。（五）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，提出鑒定意見。2.對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。3.銷毀檔案時，必須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字，確保銷毀工作的真實性和嚴肅性。（六）檔案信息化管理1.負責(zé)公司檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)和維護，確保系統(tǒng)的正常運行。2.按照檔案信息化管理要求，將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和共享。3.對電子檔案進行安全管理，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，防止電子檔案信息的丟失、篡改和泄露。三、上班時間與考勤（一）正常上班時間公司檔案員實行每周[X]天工作制，每天正常上班時間為[具體時間段]。（二）考勤管理1.檔案員應(yīng)嚴格遵守公司的考勤制度，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.每天上班時，需在公司考勤系統(tǒng)或簽到表上簽到；下班時，需簽退。3.因工作需要加班的，應(yīng)提前填寫加班申請單，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可加班。加班結(jié)束后，需填寫加班記錄。4.如遇特殊情況需要請假的，應(yīng)按照公司請假制度提前辦理請假手續(xù)。請假[X]天以內(nèi)的，由部門負責(zé)人批準(zhǔn)；請假[X]天以上的，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。請假期間應(yīng)安排好工作交接，確保檔案管理工作不受影響。四、工作紀(jì)律（一）遵守公司規(guī)章制度檔案員必須嚴格遵守公司的各項規(guī)章制度，服從公司的工作安排，積極完成各項工作任務(wù)。（二）保守檔案機密1.檔案員要嚴格遵守檔案保密制度，對公司檔案信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。2.在檔案整理、保管、利用等過程中，要注意保護檔案的機密性，防止檔案信息被竊取或篡改。（三）廉潔自律檔案員要廉潔奉公，不得利用職務(wù)之便謀取私利。在檔案管理工作中，不得接受相關(guān)單位或個人的賄賂、禮品等不正當(dāng)利益。（四）嚴謹工作態(tài)度1.檔案員要樹立嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，認真對待每一項檔案管理工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。工作中要細心、耐心，避免出現(xiàn)差錯。2.對于工作中出現(xiàn)的問題和失誤，要及時采取措施進行糾正，不得隱瞞或拖延。五、工作流程與規(guī)范（一）檔案收集流程1.每月初，檔案員制定檔案收集計劃，明確各部門應(yīng)移交的文件材料范圍和時間要求。2.各部門按照收集計劃，在規(guī)定時間內(nèi)將本部門形成的文件材料整理好，移交至檔案員。3.檔案員對接收上來的文件材料進行初步審核，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對于不符合要求的文件材料，及時與移交部門溝通，要求其補充完善。4.將審核合格的文件材料進行分類存放，等待進一步整理。（二）檔案整理流程1.根據(jù)檔案分類方案，對收集到的文件材料進行分類。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。2.對每一類文件材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用數(shù)字、字母等組合方式。3.編制文件材料的目錄，目錄應(yīng)包含文件的編號、名稱、日期、來源等信息。目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于查閱。4.對紙質(zhì)檔案進行裝訂、編頁、裝盒等加工處理。裝訂應(yīng)牢固整齊，編頁應(yīng)準(zhǔn)確無誤，裝盒應(yīng)規(guī)范有序。5.對電子檔案進行格式轉(zhuǎn)換、存儲、備份等管理工作。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式進行存儲，定期進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）檔案保管流程1.將整理好的檔案按照類別和編號順序，存放在檔案庫房的相應(yīng)位置。檔案存放應(yīng)整齊有序，便于查找和管理。2.定期對檔案進行清點、核對，檢查檔案的數(shù)量是否準(zhǔn)確，存放位置是否正確。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查找原因并進行處理。3.保持檔案庫房的清潔、整齊、通風(fēng)良好，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。定期對庫房進行檢查，確保庫房設(shè)施設(shè)備正常運行。4.對破損、褪色等有問題的檔案及時進行修復(fù)和處理。修復(fù)檔案應(yīng)遵循檔案修復(fù)的原則和方法，確保檔案的原始面貌不受破壞。（四）檔案利用流程1.檔案利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、利用內(nèi)容等信息。申請表應(yīng)經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案員根據(jù)利用申請表，對檔案利用者的身份進行審核。審核通過后，為其辦理檔案查閱、借閱、復(fù)印等手續(xù)。3.檔案利用者按照規(guī)定的時間和方式查閱、借閱檔案。查閱檔案時，應(yīng)在檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室；借閱檔案時，應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案。4.檔案利用者如需復(fù)印檔案，檔案員應(yīng)按照規(guī)定的程序進行復(fù)印，并對復(fù)印內(nèi)容進行登記。復(fù)印后的檔案應(yīng)加蓋檔案利用專用章。5.檔案利用結(jié)束后，檔案員對檔案利用情況進行登記，記錄利用者姓名、單位、利用目的、利用時間、歸還情況等信息。（五）檔案鑒定與銷毀流程1.定期對檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案員、各部門負責(zé)人等組成。鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，對檔案進行逐卷鑒定。2.鑒定小組提出鑒定意見，對已到保管期限且無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊。銷毀清冊應(yīng)包含檔案的編號、名稱、日期、來源等信息。3.將檔案銷毀清冊報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。銷毀檔案時，必須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。4.對銷毀后的檔案進行記錄，注明銷毀時間、地點、銷毀方式等信息。六、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計劃1.公司定期組織檔案員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、檔案業(yè)務(wù)知識、檔案信息化技術(shù)等。2.根據(jù)檔案員的工作需求和業(yè)務(wù)水平，制定個性化的培訓(xùn)計劃，確保培訓(xùn)的針對性和實效性。3.鼓勵檔案員參加外部檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平。（二）培訓(xùn)實施1.培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種形式。內(nèi)部培訓(xùn)由公司檔案管理部門組織人員負責(zé)人授課；外部培訓(xùn)可邀請檔案行業(yè)專家或培訓(xùn)機構(gòu)進行授課；在線學(xué)習(xí)可利用網(wǎng)絡(luò)平臺提供的檔案培訓(xùn)課程進行學(xué)習(xí)。2.培訓(xùn)過程中，要注重理論與實踐相結(jié)合，通過案例分析、實際操作等方式，提高檔案員的實際工作能力。3.培訓(xùn)結(jié)束后，對檔案員進行考核，考核內(nèi)容包括培訓(xùn)知識掌握情況、實際操作能力等。考核成績應(yīng)記錄在檔案員個人培訓(xùn)檔案中。（三）考核制度1.建立檔案員考核制度，對檔案員的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績等進行全面考核。2.考核方式包括定期考核和不定期考核。定期考核每年進行一次，不定期考核根據(jù)工作需要隨時進行。3.考核內(nèi)容包括工作態(tài)度、工作紀(jì)律、工作質(zhì)量、工作效率、業(yè)務(wù)能力等方面?？己私Y(jié)果分為優(yōu)秀、合格、不合格三個等級。4.對考核優(yōu)秀的